Der Purchase-to-Pay-Prozess beginnt immer mit der Bedarfserkennung und der Bestellanforderung. Nur wenn von Anfang an alles optimal läuft, gibt es am Ende in der Produktion keine Probleme durch fehlendes oder falsches Material.

Die Bestellanforderung ist also essentiell für einen reibungslosen Beschaffungsprozess. Daher schauen wir uns den Prozess einmal genauer an und zeigen Ihnen, wie Sie ihn mit den richtigen Tools besonders effizient gestalten.

Die Bestellanforderung (BANF) ist eine unternehmensinterne Aufforderung an die Einkaufsabteilung, die benötigten Waren, Materialien und Dienstleistungen für das Unternehmen zu beschaffen. Sie ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess und initiiert den Bestellvorgang.

Der Ursprung der Bestellanforderung findet sich in der Unternehmenssoftware SAP. Dort ist BANF ein Code für einen automatisierten Prozess zur Abwicklung der Beschaffung, der auf klar definierten Regeln basiert. Diese variieren je nach Unternehmen oder auch Warentyp. Eine bewährte Praxis ist beispielsweise, dass Bestellanforderungen über einem bestimmten Betrag nicht direkt an den Einkauf gehen, sondern erst von der Geschäftsleitung abgesegnet werden müssen.

Die Bestellanforderung besteht einerseits aus dem Beschaffungsantrag, in dem der Besteller* auflistet, welche Artikel er in welcher Menge und zu welchem Lieferzeitpunkt benötigt. Andererseits bildet sie den gesamten Workflow an Prüf- und Freigabeverfahren ab, die notwendig sind, um schließlich passende Angebote von den Lieferanten aus dem Lieferantennetzwerk einzuholen.

Es lassen sich zudem zwei Arten von Bestellanforderungen unterscheiden:

1. Direkte Bestellanforderung: Hierbei legt ein Mitarbeiter die Anforderung manuell im System an.
2. Indirekte Bestellanforderung: Das System löst die Anforderung automatisch aus. Der Auslöser ist ein bestimmtes Ereignis, zum Beispiel wenn der Warenbestand eine definierte Grenze unterschreitet.

Welche Angaben enthält ein BANF-Formular?

Ein wichtiger Bestandteil der Bestellanforderung ist der Beschaffungsantrag. Dieser muss klarmachen, wann was und in welchen Mengen gebraucht wird. Wichtige Angaben sind:

• Besteller
• Abteilung
• Kostenstelle
• Artikelbezeichnung
• Artikelnummer
• Menge
• Preis
• Liefertermin

Wenn es schon einen geeigneten Lieferanten und Angebote für den Auftrag gibt, sind diese Informationen ebenso direkt im Antrag festzuhalten. Ansonsten ist es Aufgabe des Einkaufs, im zweiten Schritt des Purchase-to-Pay-Prozesses Angebote einzuholen und Lieferanten auszuwählen.

Lesetipp: Der Aufbau eines zuverlässigen Lieferanten-Netzwerks ist Aufgabe des Lieferantenmanagements. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogartikel zum Lieferantenmanagement.

Hey Doxi, wie ist der typische Prozess einer Bestellanforderung?

Wie Sie wahrscheinlich selbst schon bemerkt haben, gibt es bei dem beschriebenen Prozess der Bestellanforderung zahlreiche Herausforderungen. Das Verfahren ist sehr aufwendig, es sind viele Personen involviert, der Beschaffungsantrag durchläuft mehrere Bearbeitungsschleifen und die Freigabe zieht sich oft über einen längeren Zeitraum.

Hinzu kommt das Maverick-Buying-Problem. Dieses beschreibt das Phänomen, dass einzelne Fachabteilungen einfach eigenständig Bestellungen tätigen, ohne den Einkauf einzubeziehen. Das führt dazu, dass es Bestellungen ohne Bestellanforderung gibt. Daraus ergeben sich mehrere Probleme:

• Der Einkauf hat nicht die Möglichkeit, den besten Lieferanten mit den besten Konditionen zu ermitteln.
• Die Abteilungen bestellen einfach, ohne Angebote zu vergleichen, wodurch unnötig hohe Kosten entstehen.
• Die Besteller handeln nicht nachhaltig und haben mögliche Folgekosten nicht im Blick.
• Die Aufträge werden an Lieferanten gegeben, die noch nicht ins Lieferantennetzwerk aufgenommen wurden. Bestehende Verträge werden missachtet.
• Da der Lieferant noch nicht angelegt ist, können die Rechnungen beim Rechnungseingang nicht richtig zugeordnet werden. Das sorgt für Unordnung und Mehraufwand in der Verwaltung.
• Es gibt keine einheitliche, transparente Übersicht über die aktuellen Beschaffungskosten. Das erschwert die Liquiditätsplanung.

Um all diese Probleme zu vermeiden, braucht es eine klare Definition der Zuständigkeiten und Prozesse – und ein automatisiertes, standardisiertes und übersichtliches Verfahren mithilfe geeigneter Software.

Mit der Doxis-Plattform digitalisieren und automatisieren Sie den Prozess rund um Ihre Bestellanforderungen und bringen Ordnung in Ihren Beschaffungsprozess. Durch die Low-Code/No-Code-Plattform hinterlegen Sie individuelle Berechtigungen und Workflows für alle Abteilungen. So geht's:

• Der Bedarf wird von einem Mitarbeiter gemeldet, woraufhin der Einkauf eine Bestellanforderung in SAP anlegt. Oder der Besteller erstellt den Bestellauftrag selbstständig über seinen eigenen SAP-Account. Dort ist zudem auch hinterlegt, ob er zu der Bestellung überhaupt berechtigt ist.
• Aus der Bestellanforderung wird ein Dokument, der Beschaffungsantrag, erstellt. Dieses wird automatisch im Doxis Archiv abgelegt.
• Der Beschaffungsantrag ist mit einer Aufgabe zur sachlichen Prüfung verknüpft. Im System ist dabei automatisch der richtige (vordefinierte) Prüfer hinterlegt.
• Auch Doxis prüft den Antrag und erkennt beispielsweise Mitarbeiter und Abteilungen. So weist das KI-gestützte System Sie unter anderem darauf hin, wenn die Kostenstelle falsch angegeben ist.
• Korrekturen und Ergänzungen können Sie direkt am Dokument vornehmen.
• Nach der Prüfung können Sie den Antrag zur Freigabe weiterleiten. Dafür bestimmen Sie im Vorhinein die zuständigen Personen. Doxis legt die Aufgabe dann automatisch bei der richtigen Person an.
• Ist die Freigabe abgeschlossen, sperrt Doxis die Bearbeitung des Dokuments und gibt es zurück an den Einkauf. Dieser kann nun Angebote bei Lieferanten anfordern.

Die Vorteile der automatisierten SAP-Bestellanforderung mit Doxis liegen auf der Hand:

1. Der Workflow ist automatisiert

Der gesamte Workflow der Bestellanforderung ist fest konfiguriert. Sie legen im Vorfeld die jeweiligen Ansprechpartner und Mitarbeiter zur Freigabe sowie Kostenstelle je Mitarbeiter, passende Lieferanten für bestimmte Waren und vieles mehr fest. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile:

• Ihre Mitarbeitenden werden entlastet. Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente und Korrekturen umständlich hin- und hergeschickt werden. Auch die Rückfragen reduzieren sich, weil alle Schritte und Zuständigkeiten jederzeit nachvollziehbar sind.
• Die Prozesse beschleunigen sich. Für jeden Prozessschritt ist der zuständige Mitarbeiter festgelegt. Sie müssen sich nicht jedes Mal auf die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner machen. Aufgaben werden automatisch zugewiesen und die Freigabe geht wesentlich schneller. Zudem entfallen viele manuelle Schritte. So muss zum Beispiel die Bestellung nicht händisch übertragen werden, sondern wird automatisch auf Basis des Beschaffungsantrags erstellt.
• Fehler lassen sich vermeiden. Sie sorgen dafür, dass der Beschaffungsantrag immer beim richtigen, qualifizierten Prüfer landet. So stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensrichtlinien und Qualitätsanforderungen stets eingehalten werden.

2. Die Bestellanforderungen sind jederzeit einfach auffindbar

Über die Suchmaske in Doxis können Sie gezielt nach BANFen suchen. Das ist beispielsweise nützlich, wenn Sie eine Übersicht über alle offenen Bestellanforderungen für eine bestimmte Kostenstelle benötigen. Zudem können Sie alle begleitenden Dokumente an einer Stelle zusammenführen, darunter Lieferantenangebote, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine.

3. Der Prozess ist vollständig transparent

Die Verwaltung von Bestellanforderungen in SAP ist nicht sehr übersichtlich. Mit Doxis bringen Sie mehr Transparenz in Ihren Workflow. Sie erhalten eine ganzheitliche Übersicht über all Ihre Bestellanforderungen. Diese können Sie auch ganz einfach nach Status filtern und sich so zum Beispiel anzeigen lassen, welche Anträge noch nicht freigegeben wurden. Auf einen Blick sehen Sie, bei welchem Mitarbeiter die BANF liegt und in welchem Stadium der Bearbeitung sie sich befindet.

4. BANFen können direkt im System bearbeitet werden

Sie können Ihre Bestellanforderungen bei Bedarf direkt im System bearbeiten und mit relevanten Informationen vervollständigen. Teams können auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Änderungen sind dabei jederzeit nachvollziehbar.

Anstatt manuell Schriftstücke zu korrigieren, zu kopieren, verschiedene Versionen zu erstellen und zwischen Abteilungen und Personen hin- und herzuschicken, bearbeiten Sie diese effizient und vollständig digital im System.

5. Bestellanforderungen werden revisionssicher archiviert

Bei der Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Informationsobjekten in elektronischer Form müssen Sie die Anforderungen der GoBD erfüllen. Auch bei Bestellanforderungen und allen begleitenden Dokumenten sollten Sie auf Revisionssicherheit achten.

Wenn der Bestellantrag freigegeben wird, sperrt Doxis die Bearbeitung. Sie können die BANF dann zwar noch im System aufrufen, aber nicht mehr bearbeiten. So verhindern Sie nachträgliche Änderungen und Diskrepanzen.

Die BANF als Startschuss für einen erfolgreichen P2P-Prozess

Als erster Schritt im Beschaffungsprozess nimmt die Bestellanforderung eine zentrale Rolle ein. Durch einen klaren, vollständigen Beschaffungsantrag, festgelegte Zuständigkeiten und einen automatisierten Freigabeprozess stellen Sie sicher, dass am Ende auch wirklich die richtigen Waren in der richtigen Menge zum gewünschten Liefertermin und zum besten Preis bei Ihrer Produktion eintreffen.

Doxis hilft Ihnen mit einer intelligenten SAP-Schnittstelle dabei, Ihre Bestellanforderungen einfach anzulegen, übersichtlich zu verwalten und effizient zu bearbeiten.