¿Te has preguntado alguna vez cómo se inicia el proceso purchase-to-pay? El primer paso es la solicitud de compra. Se trata de un momento clave del proceso, ya que es muy importante llevarla a cabo correctamente para no sufrir posteriormente las consecuencias de posibles faltas o errores en los materiales.

Las solicitudes de compra son esenciales para conseguir unos procesos de adquisición fluidos. A continuación, analizaremos en detalle todo lo relacionado con ellas y te contaremos cómo pueden ayudarte las herramientas apropiadas a disfrutar de workflows altamente eficientes.

Conceptos básicos sobre las solicitudes de compra

Una solicitud de compra te permite comunicarte con los miembros del equipo de Compras para pedirles que adquieran los materiales y servicios que necesita la empresa. Se trata de la primera etapa del proceso de adquisición y es, a su vez, la que desencadena todas las transacciones posteriores.

Las solicitudes de compra se realizan a través del software para empresas SAP, donde se genera un código que inicia un proceso de compra automatizado a partir de unas reglas claramente definidas en función de la compañía o del tipo de materiales. Una regla podría ser, por ejemplo, que las solicitudes de compra que superen un importe determinado no pasen directamente a la fase de adquisición, sino que se envíen primero al equipo de gestión para su aprobación.

Análisis de las solicitudes de compra

Una solicitud de compra se compone básicamente, de una solicitud de adquisición en la que el solicitante* redacta una lista de los artículos que necesita, las cantidades y las fechas de entrega deseadas. Por otro lado, se trata de una etapa capaz de generar todo el workflow para los pasos de revisión y aprobación necesarios para recibir las ofertas más apropiadas por parte de los proveedores incluidos en la red de la empresa.

Existen dos tipos de solicitudes de compra:

1. Solicitud de compra directa: un empleado crea la solicitud de forma manual en el sistema.

2. Solicitud de compra indirecta: el sistema genera la solicitud de forma automática a partir de un evento concreto, como puede ser la caída del stock por debajo de cierto límite.

¿Qué información contiene un formulario de solicitud de compra?

La solicitud de adquisición es una parte muy importante del proceso de solicitud de compra, ya que establece claramente qué es lo que se necesita, para cuándo y en qué cantidad. Estos son algunos de los datos clave que debe incluir:

• Emisor
• Departamento
• Centro de costes
• Descripción del artículo
• Número de artículo
• Cantidad
• Precio
• Fecha de entrega

Si ya cuentas con unas ofertas y un proveedor apropiados para el pedido, también debes informar al respecto directamente en la solicitud. De no ser así, el equipo de compras deberá ocuparse de seleccionar proveedores y esperar a recibir ofertas en la segunda etapa del proceso purchase-to-pay.

Consejo: el equipo de gestión de proveedores es el encargado de crear una red de proveedores fiable. Si deseas obtener más información al respecto, consulta nuestro artículo «¿Cuál es la misión del equipo de gestión de proveedores?».

Normalmente, las solicitudes de compra suelen desarrollarse de la siguiente forma:

1. Identificación de una necesidad: los empleados de un departamento (p. ej. Producción) detectan una necesidad de bienes, materiales o servicios.
2. Solicitud de adquisición: a partir de dicha necesidad, se crea una solicitud de adquisición. Esta tarea suele dirigirse directamente al Departamento de Compras. Por tanto, generalmente basta con que los distintos departamentos comuniquen la necesidad de forma rápida por teléfono, email o fax en lugar de tener que enviar una solicitud desde su cuenta y recibir las autorizaciones del sistema correspondientes. A continuación, el Departamento de Compras crea una solicitud de adquisición que debe aprobar el solicitante original. En este momento se plantean varias cuestiones, como las siguientes: ¿está autorizado el empleado para realizar el pedido? ¿Existe realmente la necesidad que se ha comunicado? ¿Ha recibido ya el empleado alguna oferta? ¿A qué proveedores se suele recurrir para este tipo de productos?
3. Revisión: una vez que el Departamento de Compras haya introducido la solicitud de adquisición en SAP, es necesario revisarla minuciosamente para verificar que cumple con los requisitos de forma y contenido, así como con las directrices de la empresa relacionadas, por ejemplo, con la adquisición de materias primas críticas. En caso de ser necesario, se deberán realizar las modificaciones pertinentes y añadir cualquier tipo de información faltante. Para llevar a cabo este punto, suele ser necesario que los empleados se intercambien varias veces la solicitud entre sí a fin de garantizar una precisión absoluta del documento.
4. Aprobación: finalmente, y según el tipo de bienes a adquirir, bien el responsable de compras o bien el equipo de control o gestión tendrán que aprobar la solicitud. En la mayoría de los casos, es necesario buscar al empleado apropiado para proceder a la autorización. Por otra parte, al igual que ocurre en el paso anterior, esta etapa suele ir asociada a diversas idas y venidas del archivo.

Una vez procesado el documento, el proceso de solicitud de compra queda finalizado y da comienzo el siguiente paso del proceso de adquisición: la selección de proveedores. Por último, se procede a realizar el pedido.

Consejo: Para conocer más detalles sobre las etapas que conforman el proceso de compra, consulta en nuestro blog el artículo «Pasos clave en el proceso de adquisición y cómo optimizarlo».

Como seguramente sabrás, los procesos habituales de solicitud de compra no suelen ser un camino de rosas y, generalmente, es necesario ir sorteando los numerosos obstáculos que van apareciendo. Se trata de un proceso complejo en el que participa mucha gente, que requiere un importante número de intercambios de información y que está sujeto a autorizaciones que pueden tardar en llegar.

Por otro lado, está el caso de las compras no reguladas o aleatorias. Este término hace referencia al fenómeno que se produce cuando los departamentos realizan pedidos por su cuenta, sin implicar al Departamento de Compras en el proceso. Esta desviación del protocolo elimina la creación de la solicitud de compra para los pedidos, lo cual genera multitud de problemas, como los siguientes:

• El Departamento de Compras no tiene siquiera la oportunidad de averiguar qué proveedor ofrece las mejores condiciones.
• Los departamentos que actúan de esta forma realizan el pedido sin comparar ofertas y, por tanto, provocan un incremento de los costes innecesario.
• Las personas que realizan los pedidos no lo hacen desde una perspectiva a largo plazo ni tienen en cuenta los posibles costes adicionales.
• El pedido puede llegar a proveedores que aún no estén incluidos en la red de la empresa, lo cual representa una falta de observación de los contratos existentes.
• Puesto que los proveedores no se encuentran aún en el sistema, no es posible clasificar correctamente la factura una vez que se recibe, lo cual no solo genera confusión, sino que conlleva aún más trabajo administrativo.
• Al no disponer de una visión general estándar y transparente de los costes de adquisición actuales, los estados de caja también se ven afectados.

Te puedes hacer una idea del caos, ¿verdad? Para evitar este tipo de problemas, es necesario definir claramente las responsabilidades y los procesos, así como contar con el software apropiado para que todo se desarrolle de forma óptima.

Solicitudes de compra con Doxis: digitales, rápidas y seguras

Adéntrate en el universo Doxis. Automatiza y digitaliza al instante los procesos de todas tus solicitudes de compra y estructura tu proceso de adquisición. La plataforma de código reducido/sin código te permite almacenar autorizaciones individuales y workflows para todos los departamentos. El proceso se desarrolla de la siguiente forma:

• Un empleado informa sobre la necesidad y el Departamento de Compras crea una solicitud de compra en SAP, o bien crea una orden de compra de forma independiente desde su propia cuenta de SAP. El sistema detecta si el empleado está autorizado a realizar el pedido.
• Se crea el documento de la solicitud de adquisición a partir de la solicitud de compra. Este se archiva automáticamente en el sistema de archivado de Doxis.
• La solicitud de adquisición se vincula a una tarea de revisión funcional. El revisor correspondiente (previamente definido) se almacena de forma automática en el sistema.
• Gracias a la IA, Doxis comprueba la solicitud e identifica a los empleados y departamentos correspondientes para detectar si contiene algún error. De esta forma, el sistema notifica al usuario si, por ejemplo, el centro de costes introducido no es correcto.
• Es posible realizar correcciones y añadir información directamente en el documento.
• Tras la revisión, el usuario puede enviar la solicitud a la persona correspondiente para su aprobación, la cual se habrá indicado previamente en Doxis para que el sistema se la asigne de forma automática llegado el momento.
• Una vez que se complete la fase de aprobación, Doxis bloquea cualquier procesamiento adicional del documento y se lo devuelve al Departamento de Compras para que solicite ofertas a los proveedores.

Estas son algunas de las múltiples ventajas que la automatización de las solicitudes de compra en SAP a través de Doxis puede ofrecer a tu empresa:

1. Automatización del workflow

Todo el workflow de las solicitudes de compra está previamente configurado. De esta forma, es posible seleccionar con antelación a las personas de contacto y a los empleados que se encargarán de las autorizaciones, así como los centros de costes para cada empleado, los proveedores elegidos para determinados materiales y mucho más. Todo esto permite obtener una serie de beneficios, como los siguientes:

• La carga de trabajo de los empleados se reduce. Se acabaron los eternos y tediosos intercambios de documentos para realizar modificaciones. Además, el hecho de que todas las fases y responsabilidades estén claramente definidas en todo momento contribuye a reducir el número de dudas y consultas durante el proceso.
• Los procesos se agilizan. Es posible establecer qué empleados se encargarán de cada una de las fases del proceso. De esta forma, no será necesario buscar a la persona más apropiada en cada momento. Las tareas se asignan de forma automática y las autorizaciones se agilizan enormemente. Asimismo, se elimina una gran cantidad de pasos manuales, como el envío del pedido, que pasa a crearse de forma automática a partir de la solicitud de adquisición.
• Los errores se pueden evitar. Esta solución garantiza que la solicitud de adquisición vaya siempre a parar a la persona correcta para su posterior revisión. De esta forma, es posible cumplir en todo momento con las directrices y los requisitos de calidad de la empresa.

2. Posibilidad de localizar fácilmente las solicitudes de compra en cualquier momento

La pantalla de búsqueda de Doxis permite encontrar al instante la solicitud de compra que necesites. Esto resulta especialmente útil en casos en los que, por ejemplo, necesites obtener una visión global de todas las solicitudes de compra activas para un centro de costes concreto. Además, es posible reunir los documentos relacionados con ellas en un solo lugar e incluir presupuestos de proveedores, órdenes de compra, confirmaciones de pedidos, facturas y notas de entrega. De esta forma, tendrás toda la información al alcance de tu mano.

3. Transparencia total del proceso

SAP no es especialmente transparente en lo que se refiere a la gestión de las solicitudes de compra. Doxis, por su parte, permite disfrutar de unos workflows más claros y de una visión general integral de todas las solicitudes de compra. Además, ofrece la posibilidad de usar los filtros para, por ejemplo, ver únicamente las que aún no han sido aprobadas. De esta forma, podrás saber de un solo vistazo qué empleado tiene en ese momento la solicitud de compra y en qué etapa del proceso se encuentra.

4. Procesamiento de las solicitudes de compra directamente en el sistema

Si fuera necesario, puedes procesar las solicitudes de compra directamente en el sistema y añadir cualquier tipo de información que resulte relevante. Los equipos también pueden colaborar en los distintos documentos, con la posibilidad de llevar un seguimiento constante de todos los cambios que se realicen.

En lugar de corregir los documentos de forma manual, copiarlos, crear distintas versiones e intercambiarlos una y otra vez entre distintos departamentos y empleados, el proceso se llevará a cabo de forma totalmente digital y eficiente en el sistema.

5. Archivado de todas las solicitudes de compra en un formato apto para auditorías

Para almacenar información relevante para el negocio en un formato electrónico es necesario cumplir con la normativa alemana GoBD sobre mantenimiento de registros electrónicos. Asimismo, se ha de tener en cuenta la seguridad a prueba de auditorías tanto de las solicitudes de compra como de todos los documentos relacionados con ellas.

Una vez aprobada la solicitud, Doxis la bloquea para que no se pueda seguir procesando. Si bien es posible recuperarla del sistema, ya no se podrán realizar modificaciones en ella. De esta forma, se garantiza la ausencia de posibles discrepancias y cambios no deseados.

Las solicitudes de compra son el primer paso conseguir el éxito en los procesos P2P

Puesto que representan la primera etapa del proceso de adquisición, las solicitudes de compra desempeñan un papel fundamental. El hecho de contar con un proceso de adquisición transparente, con empleados específicamente designados para determinadas tareas y autorizaciones automatizadas contribuye a garantizar la obtención de los mejores resultados posibles: los materiales óptimos, la cantidad adecuada, el momento preciso y el precio más conveniente.

Gracias a una interfaz inteligente de SAP, Doxis ayuda a simplificar la gestión de las solicitudes de compra para agilizar de forma significativa el proceso de adquisición.