Der digitale Purchase-to-Pay-Prozess

Er durchläuft mehrere Abteilungen, erfordert höchste Transparenz und hat einen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Lesen Sie, warum ein digitaler Purchase-to-Pay-Prozess für mehr Effizienz und Produktivität im ganzen Unternehmen sorgt. 

Effizientes Management von Beschaffung bis Zahlung

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist für Unternehmen in der Fertigungsindustrie von essentieller Bedeutung. Er bezieht verschiedene Abteilungen mit ein, entscheidet über die Produktionsgeschwindigkeit sowie die Qualität der Produkte und hat direkte Auswirkungen auf den Umsatz.

Um zu verstehen, wie wichtig eine Digitalisierung des gesamtes Prozesses ist und welche Vorteile dies mit sich bringt, müssen wir zuerst den Prozess genauer beleuchten.

Was ist Purchase-to-Pay (P2P)?

Purchase-to-Pay (P2P) ist ein Geschäftsprozess, der den gesamten Ablauf von der Bedarfsidentifikation über die Bestellung bis hin zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen umfasst. Es handelt sich um den Beschaffungs- und Zahlungszyklus eines Unternehmens.

Die Bausteine des Purchase-to-Pay-Prozesses

Der Purchase-to-Pay-Prozess besteht aus mehreren Bausteinen, die nahtlos ineinandergreifen, um einen effizienten und kontrollierten Ablauf der Beschaffung und Zahlung sicherzustellen.

Der Purchase-to-Pay-Prozess und die entstehenden Dokument

Bedarfsidentifikation und Bedarfsermittlung

Der Prozess beginnt mit einem Bedarf an Waren oder Dienstleistungen. Die Beschaffung muss also den Bedarf, etwa durch Bestellungen durch Kunden, klar erkennen und erfassen. Wichtig ist, den Bedarf klar zu definieren und die benötigte Menge sowie Spezifikationen festzulegen.

Anfrage und Angebotsvergleich

Ist der Bedarf genau identifiziert, folgt die Anfrage bei Lieferanten. Essentiell sind ein modernes Lieferantenmanagement und regelmäßige Lieferantenaudits, um verlässliche Lieferanten mit den besten Konditionen zu erkennen. Eingehende Angebote können dann verglichen und der ideale Lieferant bestimmt werden.

Bestellung und Auftragsbestätigung

Nach der Auswahl erfolgt die Bestellung aufgegeben. Der Lieferant bestätigt die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung, die als verbindliche Vereinbarung zwischen den Parteien dient.

Wareneingang und Rechnungsstellung

Nach Wareneingang prüft ein Mitarbeiter die Lieferung mit den Bestelldaten aus der Auftragsbestätigung sowie die Qualität der gelieferten Ware ab. Anschließend stellt der Lieferant eine Rechnung über die erbrachten Leistungen aus.

Rechnungsprüfung und Freigabe

Die Eingangsrechnung wird der Bestellung zugeordnet und mit der Auftragsbestätigung sowie der tatsächlichen Lieferung auf Richtigkeit geprüft. Dies beinhaltet die Überprüfung von Preisen, Mengen und vereinbarten Konditionen. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung zur Freigabe weitergeleitet.

Abweichungen bei der Bestellung, Lieferdatum sowie mangelnde Qualität sollten im Lieferantenmanagement-System dokumentiert werden, um zukünftigen Schwierigkeiten vorzubeugen. 

Zahlung und Buchhaltung

Sobald die Rechnung freigegeben ist, erfolgt die Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Gleichzeitig werden die relevanten Buchhaltungseinträge erstellt, um den Zahlungsvorgang ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Herausforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess

Die vereinfachte Darstellung des Purchase-to-Pay-Prozesses täuscht einen simplen Prozess vor. In der Realität sehen sich Industrieunternehmen mit einem riesigen Netzwerk an Lieferanten, hunderten Bestellungen im Monat und täglich eingehenden Bestellung an unterschiedlichen, internationalen Standorten konfrontiert. 

Viele dieser Herausforderungen sind auf fehlende aktuelle Informationen, eine überwiegend manuelle Bearbeitung sowie auf unvollständige und ungenutzte Informationen im gesamten P2P-Prozess zurückzuführen ebenso wie auf die isolierte Arbeitsweise der einzelnen Abteilungen, die am Purchase-to-Pay-Prozess beteiligt sind (Beschaffung, Produktion, Kreditorenbuchhaltung). Dies kann letztlich zu riskanten Informationslücken im Unternehmen führen.

Personalmangel kompensieren

Erfahrene Fachkräfte werden für das Beschaffungs- und Ressourcenmanagement nicht nur hochgeschätzt, sie sind auch immer schwieriger zu finden. Gleichzeitig strebt das Unternehmen Wachstum an. Der Purchase-to-Pay-Prozess muss also effizienter aber gleichzeitig mit weniger Personal zu bewältigen sein.

Lieferantenausfällen vorbeugen

Ein unzureichendes Lieferantenmanagement und fehlende Lieferantenaudits gefährden die Lieferkette. Das beginnt schon bei langwierigen Verhandlungen der Lieferantenverträge geht über Lieferantenausfälle durch Zahlungsrückstände bis hin zu mangelnder Qualität oder Verletzungen des Lieferkettengesetzes. Die Herausforderung besteht darin, die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern und Risiken vorzubeugen. 

Transparenz schaffen

Probleme werden oft erst dann erkannt, wenn sie auftreten. Entlang des Purchase-to-Pay-Prozesses fehlt ein transparenter Überblick, beispielsweise über Status der Bestellprozesse und erwartete Lieferungen. Dagegen ermöglicht Transparenz im P2P-Prozess ein besseres Risikomanagement, einfachere Eskalationsworkflows und schnelleres Eingreifen etwa bei Lieferverzögerungen. 

Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren

Wie sollen Unternehmen nun diese Herausforderungen bewältigen? Die Antwort ist klar: mit Digitalisierung, Automatisierung und künstlicher Intelligenz. 

Automatisierung des P2P-Prozesses löst Herausforderungen

Automatisierung Purchase-to-Pay-Prozess

McKinsey & Co. haben schon 2019 zeigt, welches Automatisierungspotenzial im Purchase-to-Pay-Prozess steckt. So ließen sich schon zu diesem Zeitpunkt rund 40 Prozent der Aufgaben automatisieren. Eine paar Jahre später ist das Potenzial deutlich höher. Durch den Einsatz einer KI lassen sich heute noch deutlich mehr Arbeitsschritte automatisieren. 

Ziele einer digitalen Purchase-to-Pay-Lösung

Intelligente Rechnungsautomatisierung für

  • eine schnellere und genauere Rechnungsverarbeitung
  • geringere Kosten und bessere Nutzung von Ressourcen
  • eine verbesserte Liquiditätsplanung

Nahtlose Integration in bestehende Systeme einschließlich

  • Interaktion mit Dokumenten und Inhalten
  • unmittelbarer Verfügbarkeit relevanter Dokumente in einer Lieferantenakte
  • gesetzes-und regelkonforme Dokumentenspeicherung

Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für

  • eine klar strukturierte Übersicht der Aufträge
  • standardisierte, automatisierte Dokumentenverarbeitung
  • automatisches Erkennen von Abweichungen, z.B. in SAP

Eine umfassende 360°-Sicht je Lieferant für

  • wertorientiertes Lieferantenmanagement
  • Einhaltung des Lieferkettengesetzes
  • Überblick sämtlicher Bestellungen

Intelligente Vertragsverwaltung für

  • automatisierte Vertragsprozesse
  • Vertragsüberwachung und Dashboards
  • optimierte Vertragsbeziehungen zu Lieferanten

Digitaler Purchase-to-Pay-Prozess mit Doxis

Die Einführung eines digitalen Purchase-to-Pay-Prozesses über mehrere Abteilungen und Anwendungen hinweg ist ein Mammutprojekt. Durch diese Einstellung scheitern schon viele Unternehmen vor der Einführung. Dabei muss es gar nicht kompliziert sein. 

Doxis Fast Starter für eine schnelle Einführung mit standardisierten Prozessen

In diesem Video demonstrieren wir Ihnen, wie Sie in sekundenschnelle den Doxis Arbeitsbereich für Beschaffungsakten und Lieferantenakten in Ihre Doxis Intelligent Content Automation Plattform importieren. Beide Akten sind Teil des Fast Starters Doxis Purchase Order Workspace. Im Anschluss zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Beschaffungsakte und Lieferantenakte sehr schnell, einfach und unkompliziert z.B. per Drag & Drop Funktionalität arbeiten können. Der letzte Teil des Videos demonstriert Ihnen, wie Sie schnell und einfach die Lieferantenakte an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Mit den Informationen in der digitalen Lieferantenakte können unsere Mitarbeiter aus dem Einkauf Schlüsse ziehen, was innerhalb der Lieferprozesse gut lief und was im nächsten Jahr – auch im Hinblick auf die Materialqualität – noch weiter optimiert werden kann.

Purchase-to-Pay-Prozess - endlich effizient

Erleben Sie Doxis, das Enterprise Content Management System der nächsten Generation. Durch individualisierbare Workflows, Content-Bridges zu Ihren Drittsystemen, wie SAP, und vielzähligen Erweiterungsmöglichkeiten optimieren Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess. Fragen Sie jetzt Ihre persönliche Live-Demo an. 

Bitte rechnen Sie 8 plus 3.

Die häufigsten Fragen zum Purchase-to-Pay-Prozess

Was ist ein Purchase-to-Pay-Prozess?
Purchase-to-Pay (P2P) ist ein Geschäftsprozess, der den gesamten Ablauf von der Bedarfsidentifikation über die Bestellung bis hin zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen umfasst. Es handelt sich um den Beschaffungs- und Zahlungszyklus eines Unternehmens.
Was ist Procure-to-Pay?
Procure-to-Pay (P2P) ist ein Geschäftsprozess, der den gesamten Ablauf vom Einkauf bis zur Zahlung für Waren und Dienstleistungen in einem Unternehmen umfasst, einschließlich Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung und Zahlung. Damit ist Procure-to-Pay lediglich eine andere Bezeichnung für den Purchase-to-Pay-Prozess.
Welche Software für den P2P-Prozess?
Es gibt nicht die P2P-Software, vielmehr handelt es sich aus ein Zusammenspiel verschiedener Systeme. Für einen effizienten Purchase-to-Pay-Prozess benötigen Sie ein ECM-System (für Vertrags-, Rechnungs- und Dokumentenmanagement), ein ERP-System sowie ein Buchungssystem. Diese Softwares müssen über Schnittstellen miteinander kommunizieren und einen ungehinderten Informationsfluss schaffen.

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
Bitte addieren Sie 8 und 6.

Ihre Nachricht hat uns erreicht!

Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.

Kontaktieren Sie uns