Digitale Prozesse im Asset- & Fondsmanagement

Die Real I.S. Gruppe ist der auf Immobilieninvestments spezialisierte Fondsdienstleister der BayernLB. Im Zuge des kontinuierlichen Unternehmenswachstums stieß das Unternehmen mit seinem alten DMS an Grenzen. Das betraf vor allem das Managen von Akquise, Ankäufen und Bestandsverwaltung. Fehlende Workflow-Unterstützung, unzureichende DMS-Funktionen und eine unkomfortable E-Mail-Archivierung erschwerten den Anwendern die tägliche Arbeit. Die Lösung: eine moderne, nutzerfreundliche ECM-Software, mit der sie Dokumente und Prozesse abteilungsübergreifend managen. Zudem sollten internationale Standorte sowie externe Dienstleister in die Prozesse einbezogen werden können.

Mit Doxis von SER entschied sich Real I.S. für einen technologischen Neuanfang. „Mit SER haben wir einen flexiblen Partner gefunden, der unsere agile Projektvorgehensweise proaktiv unterstützt“, freut sich Oliver Klingsöhr, Teamleiter Business Operations / Information Service Management bei der Real I.S. AG. Ziel ist eine zentrale und standardisierte Informations- und Bearbeitungsplattform, die allen Fachbereichen – unabhängig von den örtlichen Gegebenheiten – zur Erfüllung des Tagesgeschäftes zur Verfügung steht. Dazu erfüllte die SER-Lösung wichtige technische Anforderungen wie u.a. die Migration der vorhandenen Dokumente aus dem Altsystem im laufenden Betrieb sowie die tiefe Integration in die vorhandenen Kernsysteme.

eAkten-Struktur aufgebaut

Im alten DMS war die Arbeitsweise der Real I.S.-Mitarbeiter geprägt von ordnerbasierten, hierarchischen Ablagestrukturen mit viel zu vielen Dokumenten in den einzelnen Ordnern. Bei über 400 Dokumenttypen war eine sinnvolle Selektion bei der Recherche kaum möglich. Mit Doxis erhält Real I.S. jetzt elektronische Akten für Kernprozesse wie Akquise, Ankauf und Bestandsverwaltung. Sie sorgen dafür, dass themen- bzw. vorgangsbezogene Unterlagen übersichtlich gebündelt zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a.

• Immobilienobjektakten
• Maßnahmenakten für Umbauten an Immobilien
• Mieterakten sowie Fondsakten für das Managen der Immobilienfonds
• Gesellschaftsakten zur Verwaltung der Fonds- & Immobiliengesellschaften

Tiefe ECM-Integration

In den meisten Prozessen der Real I.S. ist das eigenentwickelte Fondsverwaltungs- und CRM-System führend. Dank der engen Integration von Doxis und diesem System werden automatisiert elektronische Akten für Kontakte, Fonds, Immobilienobjekte etc. in Doxis erstellt und miteinander verknüpft. Dadurch ist auch die Hierarchie der Akten in Doxis abgebildet und die Real I.S.-Mitarbeiter können von einer Akte direkt zu einer anderen abspringen.