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Numérisation du processus de vérification des factures
Pourquoi l’IA devient indispensable
L’intelligence artificielle au service de la digitalisation du processus de vérification des factures devient un outil indispensable qui révolutionne l’ensemble du processus de facturation.
Dans cet article, nous abordons les différents aspects de la vérification des factures et les raisons pour lesquelles l’intégration de solutions d’IA est cruciale pour que l’entreprise gagne en résilience et soit prête pour l’avenir.
Types de vérification des factures
On distingue deux types de vérification des factures :
- La vérification formelle
- La vérification factuelle
La vérification formelle des factures sert à contrôler les informations obligatoires, c’est-à-dire les informations qui doivent impérativement figurer sur chaque facture. La vérification factuelle (ou liée au contenu) des factures permet de s’assurer que les services fournis ou les produits livrés ont bien été facturés.
Vérification formelle des factures
La vérification formelle des factures est toujours la première étape du contrôle des factures entrantes. Vous veillez à ce que la facture contienne toutes les informations requises. Celles-ci comprennent, par exemple, l’identité de son émetteur et de son destinataire, la présence d’un numéro de facture unique, la date d’émission, ainsi que la quantité et le type des produits livrés ou des services fournis.
Vérification formelle des factures : checklist
- Émetteur de la facture : société et adresse
- Destinataire de la facture : société et adresse
- Date de la facture :
- Émetteur de la facture : numéro d’identification fiscale ou numéro de TVA
- Numéro de facture
- Quantité et type de livraison ou détails et type des autres services
- Délai de livraison ou de fourniture du service
- Paiement, ventilé par taux d’imposition et exonérations fiscales
- Réductions (par exemple, escomptes ou rabais)
Vérification factuelle
La vérification factuelle des factures permet de contrôler leur qualité. Par exemple, la facture ne comprend-elle que ce qui a été effectivement livré (et dans les délais) ?
Vérification factuelle des factures : checklist
- Comparaison avec la confirmation de commande : les produits commandés ont-ils été facturés ?
- Comparaison avec l’avis de réception de la commande : les produits effectivement reçus ont-ils été facturés ?
- Toutes les conditions sont-elles remplies et les remises éventuelles ont-elles été prises en compte ?
- Les taxes appliquées sont-elles conformes aux exigences légales ?
- Le nombre de documents justifiant les transactions mentionnées sur la facture est-il suffisant ?
Les 7 étapes de la numérisation du processus de vérification des factures
La vérification manuelle des factures entrantes est chronophage et sujette aux erreurs. C’est pourquoi un processus de traitement digital des factures doit s’inscrire dans la stratégie de numérisation de chaque entreprise. Il commence par la numérisation du courrier entrant et se termine par l’archivage à valeur probante dans un système de gestion documentaire (GED) certifié. Détaillons-le :
- Réception et numérisation des factures : les factures papier entrantes sont numérisées, puis transmises à la GED au format PDF. La GED collecte les factures déjà reçues au format électronique (par e-mail par exemple) directement, de manière indépendante et entièrement automatique par le biais d’interfaces. Il peut s’agir d’une boîte aux lettres destinée à la réception des factures pour l’ensemble de l’entreprise dans Outlook. La GED récupère les documents grâce à l’interface de Microsoft Office 365, puis les transfère dans le flux de facturation.
- Extraction des données de facturation : grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), la GED facilite l’exploitation de toutes les données de la facture scannée. Elle capture ensuite automatiquement toutes les informations pertinentes (numéro de facture, montant, date de livraison, articles) et les stocke sous forme de métadonnées structurées. Si la facture électronique reçue est au format XRechnung ou ZUGFeRD, les métadonnées fournies sont déjà dans un format structuré.
- Enregistrement des factures dans le facturier numérique : toutes les factures entrantes sont stockées chronologiquement dans le facturier numérique en vue de leur traitement ultérieur.
- Vérification formelle et factuelle : un employé de la comptabilité vérifie l’exactitude de la facture et l’exhaustivité des informations. La facture est également comparée à la confirmation de commande et à l’accusé de réception de la commande.
- Validation par un employé autorisé : avant d’être comptabilisée, la facture doit être validée par un employé. Il s’agit généralement d’un salarié du service des achats ou d’un employé habilité du service qui a passé la commande. En cas de comptabilisation automatique, généralement pour des factures d’un faible montant, la validation de la facture n’est pas nécessaire et elle est immédiatement comptabilisée après sa vérification.
- Comptabilisation de la facture : la facture est saisie dans le logiciel de comptabilité, officiellement validée pour paiement et comptabilisée par un employé.
- Archivage à valeur probante : après la comptabilisation, tous les documents concernés (facture, confirmation de commande, bon de livraison) reçoivent le statut inactif avant d’être archivés dans la GED de manière inaltérable et selon les principes de traçabilité en cas d’audit. Les personnes autorisées continuent d’y avoir un accès en lecture seule, et les modifications ne sont plus possibles.
En numérisant le processus de vérification des factures, vous augmentez votre efficacité et réduisez considérablement le taux d’erreurs. Vous veillez ainsi aussi à ce qu’il soit entièrement documenté en vue de vous y référer ultérieurement et d’éventuels audits.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lisez maintenantL’importance de l’OCR dans la numérisation du processus de vérification des factures
La reconnaissance optique des caractères (OCR) joue un rôle crucial dans la digitalisation du processus de vérification des factures.
- Numérisation précise du contenu des factures : l’OCR permet de convertir avec précision le contenu des factures en données numériques et de saisir toutes les informations.
- Métadonnées structurées : en stockant le contenu des factures sous forme de métadonnées structurées, vous rationalisez leur gestion.
- Élimination de la saisie manuelle des données : grâce à l’OCR, vous n’avez plus besoin de saisir manuellement les données des fichiers PDF ou des documents originaux, ce qui minimise les sources d’erreurs.
- Réduction du nombre de changements de support : la numérisation à l’aide de la reconnaissance optique des caractères élimine entièrement les changements de support, augmentant ainsi la précision et la fiabilité de l’ensemble de votre processus de vérification des factures.
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Lisez maintenantL’IA : l’avenir de la numérisation du processus de vérification des factures
Vérification des factures basée sur l’IA : principaux avantages
- Processus extrêmement rapide : ✓ Un gain de temps de plus de 50 %
- Processus hautement sécurisé : ✓ Pas de changements de support ✓ Pas de fautes de frappe
✓ Recoupement avec la confirmation de commande en quelques secondes
- Processus économiquement avantageux : ✓ Payer uniquement ce qui a été livré ✓ Respect des délais d’escompte ✓ Pas de délais de paiement non respectés ni de frais de relance
Pourquoi l’IA est indispensable au processus de vérification des factures
L’intelligence artificielle est une étape nécessaire dans le monde des affaires d’aujourd’hui pour rester compétitif et renforcer l’efficacité de vos processus opérationnels. Grâce à une utilisation ciblée de l’IA, vous pouvez révolutionner votre processus de vérification des factures et donner un coup d’accélérateur décisif à la réussite globale de votre entreprise.
Le contrôle minutieux des factures constitue le fondement de nombreux autres processus d’entreprise. Lorsque vous y greffez de l’intelligence artificielle, vous refondez entièrement vos processus, ce qui ouvre un large éventail de possibilités d’optimisation des ressources.
