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So einfach ist die digitale Rechnungsfreigabe

Rechnungsfreigaben sind oft sehr aufwändig. Das beginnt bereits mit der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner: Nur er darf die Rechnung freigeben. Fällt dieser urlaubs- oder krankheitsbedingt aus, verzögern sich die Freigabeprozesse.

Die digitale Rechnungsfreigabe ändert das: Sie beschleunigt Freigabeprozesse, indem sie manuelle Aufwände reduziert und klare Vertretungsregeln definiert. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Rechnungsfreigabe-Software die Buchhaltung entlastet und ganze Rechnungsworkflows verbessert.

Wozu dient die digitale Rechnungsfreigabe?

Die digitale Rechnungsfreigabe ist im Rechnungsworkflow der letzte Schritt vor der Buchung und dient der inhaltlichen sowie sachlichen Rechnungsprüfung.

Als Kontrollprozess erfüllt sie einen ganz bestimmten Zweck: Sie klärt abschließend, ob Preise, Mengen und andere Angaben auf der Rechnung korrekt ausgewiesen sind. Erst wenn alle Daten in der richtigen Form vorliegen, ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Prozess der digitalen Rechnungsfreigabe

Hey Doxi, wie sieht der Prozess der elektronischen Rechnungsfreigabe aus?

1. Alle Rechnungsinformationen erfassen

Innerhalb digitalisierter Rechnungsprozesse sind die relevanten Rechnungsdaten zum Zeitpunkt der Freigabe bereits digital erfasst und liegen strukturiert ab. Idealerweise übernimmt die Rechnungsmanagement-Software hier schon die sachliche Prüfung der Rechnung. Sie prüft also, ob alle notwendigen Rechnungsinformationen wie Lieferant, Rechnungsnummer und Umsatzsteuer vorliegen.

2. Kostenstelle und Bearbeiter ermitteln

Im nächsten Schritt ermittelt die Software den richtigen Bearbeiter für die Rechnungsfreigabe auf Basis der hinterlegten Kostenstelle beziehungsweise Abteilung. Dokumente wie die Bestellanforderung oder Auftragsbestätigung enthalten weiterführende Informationen zur Rechnung, die eine klare Zuordnung ermöglichen.

3. Rechnung an den Bearbeiter übergeben

Die Rechnungsfreigabe beginnt mit der Übergabe der Rechnung an den ermittelten Bearbeiter. Ist dieser im Urlaub, krank oder aus sonstigen Gründen nicht verfügbar, greift die vordefinierte Vertreterregel. Sie bestimmt immer den richtigen Ansprechpartner und beschleunigt so Rechnungsprozesse.

4. Rechnung inhaltlich prüfen und freigeben

Im Zuge der inhaltlichen Prüfung gleicht der Bearbeiter die Rechnung mit der bestellten und gelieferten Ware ab:

  • Stimmen die gelieferte und bestellte Ware überein?

  • Ist der Rechnungsbetrag gleich der gelieferten Ware?

  • Sind die verhandelten Konditionen berücksichtigt und Rabatte korrekt ausgewiesen?

Optional ist die Freigabe im Vier-Augen-Prinzip. Insbesondere bei hohen Rechnungsbeträgen dient sie als zusätzlicher Sicherheitsfaktor. Nachdem der Bearbeiter die Freigabe erteilt hat, übergibt er die Rechnung im System an einen weiteren Mitarbeiter, der die Rechnung nochmals inhaltlich prüft und freigibt.

5. Rechnung buchen

Die Rechnung geht in der Buchhaltung ein, sobald die Freigabe aller Bearbeiter vorliegt. Eingangsrechnungen buchen die Kollegen im Rahmen der gesetzten Zahlungsfristen und somit ohne Zahlungsverzug. Mit der Buchung der Rechnung ist der Rechnungsprozess abgeschlossen.

6. Rechnung revisionssicher archivieren

Nach Abschluss der Buchung archivieren Sie diese sowie sämtliche zum Rechnungsvorgang zählende Unterlagen revisionssicher. Standards an die Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen setzen die GoBD-Richtlinien.

Von der digitalen zur intelligenten Rechnungsfreigabe

Unter Einsatz der digitalen Rechnungsfreigabe nutzen Sie vorhandene Ressourcen effizienter. Vordefinierte Vertreterregeln minimieren Störungen im Prozessablauf, während softwarebasierte Übergaben und Prüfungen schlankere Workflows vorbringen und Mitarbeitern Routineaufgaben abnehmen. So funktioniert die Rechnungsfreigabe deutlich schneller und entspannter.

Rechnungsworkflow als Teil eines ECM-Systems

Eingebunden in ein Enterprise Content Management System (ECM) sind Rechnungsworkflows schon fast automatisiert. Im Vergleich zu einem Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet ein ECM-System auf Wunsch gesamte P2P-Prozesse ab. Noch schnellere Rechnungsprozesse ergeben sich aus den Zusatzfunktionen, die ein ECM-System für die elektronische Rechnungsverarbeitung bereithält:

  • Informationen zur Kostenstelle, Abteilung und dem Bearbeiter der Rechnung liegen schon bei Rechnungseingang vor.

  • Mitarbeiter kaufen nur bei geprüften Lieferanten, die mindestens die Vorschriften des Lieferkettengesetzes erfüllen.

  • Rechnungen liegen bestellbezogen im System ab.

  • Alle abgeschlossenen Dokumente werden parallel zum Rechnungsworkflow revisionssicher in der richtigen Ablage archiviert.

Dann greifen alle Prozesse ineinander. Informationen aus der Bedarfsermittlung und Bestellanforderung sind beispielsweise im Rechnungseingangsbuch hinterlegt, wodurch die manuelle Eingabe und Suche nach Kostenstellen und Bearbeitern entfällt.

Gleiches gilt für Lieferantendaten im Rahmen der Bestellanforderung: Ausgehandelte Konditionen und die ausschließliche Sichtbarkeit von geprüften Lieferanten erleichtern den Kauf von Waren auf Mitarbeiterseite und die Prüfung aufseiten der Buchhaltung.

Dunkelbuchung als automatisierte Rechnungsverarbeitung

Liegen Daten durchgängig in elektronischer Form vor, automatisieren Sie mit Doxis den Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung der Dokumente. Die Rede ist von einer Dunkelbuchung, also einer durchgängig automatisierten Kreditorenbuchhaltung.

In Doxis sieht der elektronische Prozess so aus:

  • Doxis hinterlegt Rechnungen im Rechnungseingangsbuch unabhängig vom Eingangskanal.

  • Der Extraction Service kombiniert mit Machine Learning extrahiert Rechnungsdaten und legt sie strukturiert für eine bessere Übersicht im System ab.

  • Manuelle Eingaben entfallen durch den automatischen Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestelldaten aus dem ERP-System.

  • Sind alle Daten korrekt im System abgelegt, initiiert Doxis den Workflow der Rechnungsfreigabe.

  • Nach der Genehmigung der Rechnung übergibt Doxis sie an die Buchhaltung.

  • Freigegebene Rechnungen sind sofort revisionssicher archiviert.

Vorteile der elektronischen Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe automatisiert und digital aufzusetzen, optimiert Prozesse von Anfang bis Ende. Der Wechsel von Papierprozessen zu digitalisierten Standards führt zu weit mehr Einsparpotenzialen als nur reduzierten Papierkosten.

Digitale und automatisierte Systeme beschleunigen Bearbeitungszeiten und verbessern den Überblick – und somit auch die Kontrolle über alle Prozesse:

  • Transparente und nachvollziehbare Arbeitsschritte

  • Verbesserte Liquiditätsplanung und wirtschaftliche Entscheidungen

  • Übersichtliche Darstellung erwarteter, offener und bereits bezahlter Rechnungen

  • Reduzierte Missverständnisse im Ablauf

  • Minimierte Fehler in Freigabeprozessen

Erfolgsmessung und Optimierung

Intelligente ECM-Systeme unterstützen Sie bei der Erfolgsmessung. Doxis stellt Ihnen beispielsweise übersichtliche Reports und Charts inklusive wichtiger und aktueller KPIs bereit.

Anpassungen der Rechnungsfreigabeprozesse tätigen Unternehmen auf Basis von Feedback und der Auswertung von Key-Performance-Indikatoren (KPIs).

KPIs im digitalen Rechnungswesen sind beispielsweise:

  • Kosten pro Rechnung: Gibt die Höhe der Gelder an, die ein Unternehmen für eine Rechnung aufbringt.

  • Kreditorenlaufzeit: Zeigt, wie viel Zeit zwischen dem Eingang einer Rechnung und der tatsächlichen Zahlung vergeht.

  • Rate automatisch verarbeiteter Rechnungen: Misst den prozentualen Anteil an Dunkelbuchungen im Verhältnis zu der Gesamtanzahl durchlaufender Rechnungen.

  • First Time Match Rate: Gibt Auskunft über die Anzahl manueller Eingriffe in den Zahlungslauf und daraus resultierende Verzögerungen.

Mit der digitalen Rechnungsfreigabe zu sicheren und schnelleren Prozessen

ECM-Rechnungssoftware überführt die Aufgaben der Rechnungsfreigabe in ein elektronisches System und bindet sie in den Gesamtkontext der unternehmerischen P2P-Prozesse ein. Der Vorteil: Rechnungsworkflows sind auf einen Blick transparent und nachvollziehbar. Das vereinfacht Freigabeprozesse enorm.

Die Bearbeitung ist dank einheitlicher Rechnungsfreigabeprozesse weniger fehleranfällig und minimiert den Ressourcenbedarf durch Einsatz künstlicher Intelligenz und automatisierte Prozessschritte bis hin zur Dunkelbuchung.

Mit Doxis geben Unternehmen ihre Rechnungen heute und in Zukunft effizient frei und erhalten eine Lösung, die mit steigenden Anforderungen mitwächst.

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Häufige Fragen und Antworten zur Rechnungsfreigabe

Was ist die digitale Rechnungsfreigabe?
Die digitale Rechnungsfreigabe ist ein Kontrollprozess im Rahmen des Rechnungsworkflows. Sie dient der sachlichen sowie inhaltlichen Prüfung einer Rechnung. Mit der Rechnungsfreigabe ist die Rechnung zur Buchung freigegeben.
Wer darf Rechnungen freigeben?
Die Freigabe einer Rechnung ist im Unternehmen einem spezifischen Bearbeiter aus einer Kostenstelle bzw. Abteilung zugeordnet. Nur dieser darf die Rechnung freigeben. Vordefinierte Vertreterregeln bestimmen, wer bei Unpässlichkeit der Person die Bearbeitung übernimmt.
Was ist ein Rechnungsworkflow?
Ein Rechnungsworkflow umfasst alle Arbeitsschritte der Rechnungsbearbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung der Rechnungsdokumente.

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