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Dynamics 365 Sales CRM und Doxis

René Wenzel

Die Vorteile einer unternehmensweiten Plattform

Die Integration Ihres Dynamics 365 Sales CRM Systems mit der Doxis Intelligent Content Automation Plattform bringt eine gesteigerte Wirksamkeit und Effizienz in Ihrem Unternehmen mit sich. Erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen und steigern gleichzeitig Produktivität, Betriebsumsatz und Betriebsgewinn. Die Implementierung dieser Schnittstelle optimiert die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens, erhöht die Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung. Sehen wir uns das genauer an.

Integration von Dynamics 365 Sales CRM und Doxis

Doxis ermöglicht die volle Nutzung eines unternehmensweiten und zentralen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) durch die Integration mit dem Dynamics 365 Sales CRM System. Dies erlaubt eine nahtlose Verfügbarkeit von Geschäftsfällen, Dokumenten und Daten über die Grenzen des CRM-Systems hinweg. Gleichzeitig wird eine präzisere und abteilungsspezifische Interpretation der aggregierten und vertriebsorientierten CRM-Daten ermöglicht, indem sie mit den entsprechenden Quelldokumenten, -daten und -prozessen der Non-CRM-Bereiche des Unternehmens verbunden werden.

Die Anbindung von Doxis an Dynamics 365 Sales CRM reduziert den Kommunikations- und Abstimmungsbedarf zwischen CRM-spezifischen und nicht-CRM-spezifischen Bereichen. Dadurch steigt die Effektivität und Effizienz im gesamten Unternehmen, und gleichzeitig verbessert sich die Kundenzufriedenheit. Die Reaktionszeiten gegenüber Interessenten, Kunden und Partnern werden deutlich verkürzt. Diese Integration schafft somit einen Mehrwert, der zu einer optimierten Unternehmenskommunikation und einem effizienteren Gesamtbetrieb führt.

Lassen Sie uns nun die zugrundeliegenden Gründe für die beschriebenen Vorteile genauer untersuchen.

CRM Einsatzgebiet in Branchen und Abteilungen

Ein Customer Relationship Management System, wie etwa Dynamics 365 Sales CRM, wird vielseitig in verschiedenen Branchen und Abteilungen eingesetzt, um die Beziehungen und Interaktionen mit Interessenten und Kunden zu optimieren. Anders ausgedrückt dient ein CRM-System nicht nur dem Vertrieb, sondern findet auch Anwendung in naheliegenden Branchen und Abteilungen, beispielsweise im Finanzdienstleistungssektor oder im Kundenservice. Allerdings ist es nicht in allen Unternehmensbereichen präsent. In jenen Bereichen, die keine direkte Anbindung an CRM haben (NON-CRM-Natives), erfolgt die Information über anstehende Aufgaben aus dem Vertrieb (CRM-Natives) oft über E-Mail-Kommunikation oder andere Kommunikationswege.

Wie SEW-EURODRIVE einen ROI von 336% realisiert

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Heatmap zum CRM-Einsatzbereich und den damit verbundenen Integrationsschwierigkeiten

Eine Heatmap des CRM-Systems in Bezug auf Branchen und Abteilungen verdeutlicht diese Unterbrechung im Geschäftsprozess und hebt somit die gesteigerten Anstrengungen in der Kommunikation und Abstimmung zwischen den CRM-spezifischen und nicht-CRM-spezifischen Abteilungen hervor.

In der Heatmap wird deutlich, dass einige Branchen und Abteilungen das CRM-System in verschiedenen Ausmaßen nutzen. In einigen Branchen wird überhaupt kein CRM-System verwendet, während andere das CRM-System in den verschiedenen Abteilungen unterschiedlich intensiv einsetzen.

Dynamics 365 Sales CRM-Daten – nicht nur vertriebsspezifisch

Die Daten des CRM-Systems sind in der Regel stark auf den Vertrieb ausgerichtet und wecken in den verschiedenen Abteilungen mehr oder weniger Interesse. Daher wird ein CRM-System oft nicht unternehmensweit eingeführt und genutzt. Die zugrunde liegende Kommunikation und der damit verbundene Schriftverkehr, aus dem die CRM-Daten abgeleitet werden, sind jedoch für viele Akteure in den Abteilungen in unterschiedlicher Weise von Interesse. Das bedeutet, dass ein Dokument in den verschiedenen Unternehmensbereichen unterschiedliche Informationen und somit diverse Daten liefern kann.

Beispiel: Relevante Dokumentdaten in den verschiedenen Abteilungen

Stellen wir uns vor, dass ein Kaufvertrag über 100.000 Autos auf einen Tisch im Konferenzraum gelegt wird. An diesem Tisch sind dann Vertreter aus den beteiligten Abteilungen platziert, die für die Vertragserfüllung verantwortlich sind.

Die Mitarbeiter der betroffenen Fachbereiche ziehen nun unterschiedliche Informationen und Daten aus dem Kaufvertrag:

  • Vertrieb: Umsatz für 100.000 Autos = 100.000 x 50.000 = 5 Milliarden Euro
  • Produktion: Planung für einen 3-Schichtbetrieb zur Herstellung der 100.000 Fahrzeuge
  • Einkauf: Bestellung von 400.000 Türen für die Fahrzeugproduktion
  • HR: Notwendigkeit der Einstellung von 1000 neuen Mitarbeitern zur Vertragserfüllung
  • Recht: Pflichten im Falle von Nichterfüllung
  • Management: Bewertung von Umsatz, Auslastung, Gewinn und Risiken

Viele dieser Informationen aus den Fachbereichen haben keine direkte Verbindung zum CRM und werden daher in anderen Systemen wie ERP, FIBU, PLM usw. festgehalten. Trotzdem werden die Daten aus dem gleichen Geschäftsfall und seinem Schriftverkehr - dem Kaufvertrag - gewonnen und abgeleitet.

Das heißt: Alle relevanten CRM-Daten müssen für die jeweiligen Abteilungen nutzbar gemacht werden.

Vorteile von Doxis und Dynamics 365 Sales CRM

Vorteile für NON-CRM-Natives

Doxis Intelligent Content Automation richtet über die Standardschnittstelle Doxis Smartbridge for Dynamics 365 Sales CRM eine Kommunikationsverbindung mit dem CRM-System ein. Dabei werden relevante CRM-Daten, Dokumente und Prozesse erfasst und für andere beteiligte Abteilungen vorbereitet. Doxis kann mithilfe künstlicher Intelligenz Daten aus dem Vertrag extrahieren und als Vorschlag dem jeweiligen Fachbereich präsentieren.

Zum Beispiel könnte Doxis

  • eine Vertragszusammenfassung für das Management erstellen
  • die Regresspflichten des Vertrags für die Rechtsabteilung zusammenfassen oder aufbereiten und möglicherweise
  • die Personalabteilung über den erhöhten Bedarf an Mitarbeitern über eine Doxis Prozesskette informieren
  • den Status der Mitarbeiterbedarfsanforderung verfolgen und somit alle Beteiligten des Geschäftsfalls auf dem Laufenden halten

Vorteile für CRM-Natives:

In Vertriebsprozessen sind oft Dokumente und Entscheidungen aus anderen Abteilungen erforderlich. Nehmen wir unser Beispiel des Kaufvertrags über 100.000 Autos: Hier könnten

  • Marketingmaterialien für die Fahrzeuge,
  • technische Dokumente aus der Produktentwicklung und Produktion,
  • ein Vertragsentwurf von der Rechtsabteilung in der Vertragsanbahnung und
  • schließlich die Freigabe des finalen Vertragsdokuments benötigt werden.

Doxis Smartbridge for Dynamics 365 Sales CRM unterstützt Ihre Verkaufsorganisation auch im Bereich der CRM-spezifischen Bereiche und stellt Dokumente, Daten und Entscheidungen der nicht-CRM-spezifischen Bereiche direkt in Dynamics 365 Sales CRM zur Verfügung. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen daher nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln und Rückfragen per Telefon oder E-Mail stellen. Alle relevanten Informationen sind jederzeit zentral in Ihrem Dynamics 365 Sales CRM über die Doxis Smartbridge for Dynamics 365 Sales CRM-Schnittstelle verfügbar.

Tipps für die Anbindung von Dynamics 365 Sales CRM an Doxis ICA

  • Dynamics 365 Sales als führendes CRM-System

CRM-Nutzer pflegen ihre Daten in ihrem gewohnten System. Nicht-CRM-Nutzer können über Doxis ICA oder Ihr führendes System (z. B. im ERP-System) direkt auf relevante Dokumente und Informationen der CRM-Nutzer zugreifen.

  • Standards nutzen

Gut gestaltete ECM-Lösungen orientieren sich im Aufbau und Struktur stark an führenden Systemen wie ERP oder CRM. Es gibt standardisierte Workspaces mit vordefinierten Dokumentklassen und -feldern in Doxis. Die Verwendung von Standards reduziert die Zeit bis zum Go-Live, erhöht den Time-to-Value, unterstützt die Updatefähigkeit und die Wartbarkeit der Systeme.

  • Jedes System hat seine Daseinsberechtigung

Nutzen Sie jedes System gemäß seiner ursprünglichen Bestimmung und versuchen Sie nicht Sonderlösungen zu implementieren. Dynamics 365 Sales CRM ist ein hervorragendes Tool für das Kundenmanagement. ECM-Systeme eignen sich besonders für die Klassifizierung und Bereitstellung von Informationen sowie für die Abbildung von komplexen Prozessen. Nutzen Sie beide Systeme in Kombination, um maximale Synergieeffekte zu erzielen.

  • Einfach loslegen

Starten Sie idealerweise mit den Grundlagen wie der Überführung von Stammdaten und Dokumenten, um Quickwins mit minimalem Aufwand zu erzielen. Wer mit komplexen Prozessen bis zur zweiten Projektphase abwartet, verbessert so die Akzeptanz der Lösung unter den Mitarbeitern und schafft eine solide technische Basis, auf die in den folgenden Projektphasen aufgebaut werden kann.

Fazit

Dynamics 365 Sales zählt zu den besten Tools für das Kundenmanagement auf dem Markt. Durch die Integration mit Ihrem Doxis Intelligent Content Automation System können jedoch viele zusätzliche Synergieeffekte erzielt werden. ECM-Systeme sollen das Dynamics 365 Sales CRM System nicht ersetzen, sondern vielmehr dessen Funktionalitäten logisch erweitern.

Das Ergebnis ist eine deutliche Steigerung des Nutzens eines einzelnen Informationssystems in Verbindung mit anderen Systemen. Durch Doxis als Single-Point-of-Truth zwischen allen verwendeten Lösungen wird der Zugriff auf relevante Informationen für Mitarbeiter vereinfacht. Unternehmen können verschiedene Assistenz- und Automatisierungssysteme nutzen, wodurch die Produktivität aller Mitarbeiter im gesamten Unternehmen gesteigert wird. Dynamics 365 Sales fungiert somit als herausragender Bestandteil der unternehmensweiten ECM-Plattform.

Die häufigsten Fragen zur Dynamics 365 Integration mit Doxis

Benötige ich für die Schnittstelle zu Doxis Programmierkenntnisse?
Nein, es handelt sich um eine fertige Schnittstelle, welche über eine Oberfläche lediglich konfiguriert wird. Im Wesentlichen findet dabei ein Mapping zwischen dem Dataverse des Dynamics 365 Sales CRM und der Doxis Objekten statt. Damit sind Administratoren weitestgehend autark, wenn Projektweiterungen umgesetzt werden müssen.
Ist es möglich, von Dynamics 365 Sales zu meinem ECM-System zu wechseln, um dort die Dokumente einzusehen?
Ein Absprung via Button aus Dynamics 365 Sales ist im Standard bereits implementiert. Wir empfehlen jedoch das Dynamics 365 Sales Layout inkl. Doxis webCube iFrame Darstellung primär zu verwenden. Somit müssen Ihre Anwender nicht extra auf einen Button klicken, sondern sehen alle relevanten Dokumente direkt im CRM-System. Der Absprung aus der umgekehrten Richtung (also aus Ihrem Doxis ICA System in Ihr Dynamics 365 Sales CRM) ist ebenfalls möglich.
Landen meine Dokumente automatisch aus dem Dynamics 365 Sales CRM in Doxis?
Ja, ein Service sorgt für den regelmäßigen Datenabgleich, überführt Dokumente in Doxis und synchronisiert die CRM-Stammdaten in Ihr Doxis ICA System. Eine manuelle Ablage zusätzlich im ECM ist nicht notwendig.
Wie wird sichergestellt, dass meine Daten in beiden Systemen konsistent sind?
Es findet eine Synchronisation zwischen Dynamics 365 Sales CRM und Doxis statt. Dokumente werden aus Dynamics 365 Sales exportiert und nach Doxis importiert. Physikalisch sind die Dokumente dann nur noch im ECM vorhanden und werden ausschließlich von dort aufgerufen. Stammdaten werden selbstverständlich synchron gehalten, die Pflege der Stammdaten findet aber ausschließlich in Dynamics 365 Sales statt, die Daten werden im ECM aber schreibgeschützt dargestellt. So kann sichergestellt werden, dass die zur Anzeige gebrachten Informationen konsistent sind.

René Wenzel

Hallo, ich bin René Wenzel und arbeite seit über 15 Jahren als IT Consultant. In dieser Zeit habe ich vor allem internationale Unternehmen in Großprojekten für automatisierte und lernende Dokumentenverarbeitung betreut. Jetzt freue ich mich, dieses Wissen als ECM Lösungsberater der SER Group mit Ihn zu teilen und Sie bei Ihren Digitalisierungsprojekten zu unterstützen.

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