eBon: Wie Unternehmen vom elektronischen Kassenzettel profitieren

Der Begriff eBon bezeichnet einen elektronischen oder digitalen Kassenzettel beziehungsweise Kassenbeleg. Per Definition ist ein eBon also ein digitaler Kassenzettel, den Händler ausstellen und ihn Kunden per QR-Code, E-Mail oder App bereitstellen. In modernen Dokumentenprozessen ersetzt der eBon den klassischen Papierbeleg – der übrigens in der Praxis meist aus beschichtetem Thermopapier besteht und somit als Sondermüll entsorgt werden muss.

Arten von eBons im Überblick

In Deutschland sind Einzelhändler gemäß der Belegausgabepflicht (Bonpflicht) verpflichtet, jedem Kunden nach einem Kauf einen Beleg auszustellen. Diese Regelung gilt auch für elektronische Belege wie den eBon.

Je nach technischer Ausstattung stellen Händler ihren Kunden einen eBon auf verschiedene Weisen zur Verfügung. Das sind die bekanntesten Arten:

• QR-Code auf dem Kundendisplay: Kunden scannen den QR-Code an der Kasse mit dem Smartphone und laden den eBon direkt herunter.
• Download-Link auf dem Kassenbon: Kunden sehen auf dem Papierbon einen Link oder QR-Code, über den sie den eBon herunterladen können.
• Versand per E-Mail: Kunden erhalten den eBon nach dem Kauf per E-Mail – zum Beispiel als PDF-Datei.
• Kunden-Apps: Kunden mit App-Zugang sehen eBons dauerhaft in ihrem Kundenkonto ein.
• eBon per SMS oder Messenger: Kunden erhalten eBons über Dienste wie SMS oder WhatsApp.

Idealerweise ersetzen eBons Papierbelege. Dann laufen sämtliche Prozesse über die elektronische Kasse – Verkaufsprozesse erfassen, Zahlungen verarbeiten, Belege ausstellen. Das bietet viele Vorteile für Retailer:

• Schnelle und effiziente Prozesse: Buchungen, Zahlungen und die Belegerstellung laufen automatisiert ab.
• Minimierte Fehleranfälligkeit: Standardisierte digitale Abläufe minimieren manuelle Eingabefehler.
• Echtzeit-Daten: Umsätze, Lagerbestände und Transaktionen sind sofort verfügbar und auswertbar.
• Umweltfreundlich: Auf Papierbons zu verzichten, spart Ressourcen und Abfall –  insbesondere, da herkömmliche Kassenbons nicht recycelbar sind.
• Gesunkene Kosten: Druck- und Lagerkosten von Papierbons entfallen vollständig.
• Kundenbezogene Analysen: Elektronisch erfasste Daten ermöglichen direkte Einblicke in das Einkaufsverhalten der Kunden.
• Besseres Einkaufserlebnis: Kunden müssen an der Kasse weniger warten und können ihre Belege dauerhaft elektronisch abrufen und einsehen.
• Nahtlose Integration: Elektronische Kassen lassen sich mit ERP-, Warenwirtschafts-, ECM-, oder CRM-Systemen verknüpfen.

Die Verwendung elektronischer Kassensysteme unterliegt in Deutschland strengen Regelungen. Eine wesentliche Vorschrift sind die GoBD (Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung). Sie definieren, wie Unternehmen Aufzeichnungen in elektronischer Form führen müssen, um steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Zertifizierungspflicht

Elektronische Kassensysteme müssen so konzipiert sein, dass sie Manipulationen verhindern. Seit Januar 2020 müssen alle Kassensysteme über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Transaktionsdaten unveränderlich und fälschungssicher speichert. Transaktionsdaten sind zum Beispiel Verkaufsbeträge, Datum und Uhrzeit der Transaktionen.

Eine elektronische Signatur des Belegs ist darüber hinaus empfehlenswert, um die Integrität der Daten zu wahren, ist aber nicht immer gesetzlich vorgeschrieben.

Archivierungspflicht

Unternehmen sind weiterhin verpflichtet, Kassendaten und somit auch Belege wie eBons langfristig in einem revisionssicheren Archiv aufzubewahren. Die Archivierung muss dabei manipulationssicher, vollständig und jederzeit nachvollziehbar erfolgen, um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel zehn Jahre.

Standardisiertes Format

Zusätzlich zur technischen Sicherheit müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme die ordnungsgemäße Erfassung von steuerrelevanten Informationen ermöglichen – zum Beispiel den korrekten Umsatzsteuerbetrag und die Art der Transaktion anzeigen. Bei einer Betriebsprüfung sind Sie verpflichtet, die Kassendaten in einem standardisierten Format vorzulegen.

Ein eBon ist niemals isoliert zu betrachten, denn er ist Teil eines durchgängigen, systemübergreifenden Workflows. Jeder Kassiervorgang löst einen eBon aus und dieser wiederum viele aneinandergereihte Vorgänge – vom Kassensystem über die Archivierung im DMS bis zum Moment, in dem der Kunde den eBon erhält. Anders ausgedrückt: Nur wenn alle Systeme – Kassensoftware, Archiv, Kunden-App – nahtlos zusammenspielen, lässt sich der Prozess rund um den eBon wirklich effizient, rechtskonform und kundenorientiert gestalten:

• Der gesamte eBon-Prozess läuft durchgehend digital und automatisiert ab.
• Ihr Unternehmen erfüllt gesetzliche Vorgaben lückenlos.
• Kunden profitieren von einem modernen, serviceorientierten Einkaufserlebnis.

Plus: Doxis sorgt im Hintergrund für ein sicheres, transparentes Dokumentenmanagement – ganz ohne Medienbrüche.

Hey Doxi, wie sieht der eBon-Workflow aus?

Mit dem eBon schaffen Retailer durchgängig digitalisierte sowie lückenlose Dokumentenprozesse – von der Belegerstellung über die Archivierung bis zur Bereitstellung für den Kunden. Doxis integriert eBons nahtlos in Ihr Dokumentenmanagement – rechtskonform, revisionssicher und automatisiert. So steuern Sie Ihre Kassenbelege direkt aus dem DMS heraus und haben Transaktionen, Kundenakten und Archivierungspflichten jederzeit im Blick.

Häufige Fragen zum Thema eBon