Wie ein ECM-System eProcurement optimiert

eProcurement - was es ist, warum es wichtig ist und wie ein Enterprise Content Management System den gesamten Beschaffungsprozess verbessert.

Was ist eProcurement?

eProcurement - oder elektronisches Beschaffungswesen - ist der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen mithilfe digitaler Technologie.

Durch den Einsatz digitaler Technologien im Beschaffungsprozess, z. B. bei der Beschaffung, der Ausschreibung, dem Lieferantenmanagement und dem Vertragsmanagement, rationalisieren Sie die Prozesse, senken Kosten, steigern die Effizienz und verbessern die Transparenz und Compliance.  

eProcurement-Systeme werden häufig neben oder innerhalb eines Enterprise Content Management Systems (ECM) eingesetzt. ECM ist eine unglaublich wichtige Komponente der digitalen Transformation, indem es Geschäftsprozesse modernisiert und die Kundenerfahrung verbessert - und auch die Erfahrungen einer gesamten Organisation.

Herausforderungen von eProcurement

Die Komplexität der Beschaffungsprozesse ist groß - mit mehreren Systemen und Plattformen über viele Abteilungen hinweg wird der Bedarf nach einem zentralen und unternehmensweiten System deutlich.

Mehrere Teams, mehrere Fehlerquellen?

Während Einkaufsteams am häufigsten eProcurement-Systeme nutzen, können Finanzteams eProcurement-Systeme für die Überwachung von Budgets und Betriebsteams für die Bestandsüberwachung verwenden.

Wenn mehrere Teams mit eProcurement-Systemen arbeiten, kann es zu Problemen mit der Datenqualität kommen und die Kommunikation kann komplex werden.

Datensicherheit

eProcurement-Systeme sollten eine bestehende IT-Systemlandschaft integriert werden, um potenzielle Datensicherheitsprobleme zu vermeiden. Da es sich um potenziell sensible Daten handelt, müssen sie sicher sein und unbefugten Zugriff verhindern.

Wie ein  ECM-System eProcurement verbessert

Nun zu ECM. Wie kann ECM-System eProcurement verbessern? Schauen wir uns das einmal genauer an.

Zentralisierte Dokumentenverwaltung

Ein Enterprise-Content-Management-System - wie Doxis ICA - kann alle beschaffungsrelevanten Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Lieferanteninformationen, an einem einzigen Ort speichern.

Die Verwaltung einzelner Dokumente in mehreren Anwendungen entfällt durch ein zentrales System mit Schnittstellen zu sämtlichen Drittsystemen, wie SAP oder Salesforce. Dies reduziert Durchlaufzeiten signifikant.

Automatisierung der Arbeitsabläufe

Ein ECM-System automatisiert wiederkehrende Arbeitsabläufe im Beschaffungswesen, von der Bestellungen und Auftragsbestätigungen bis hin zur Genehmigung von Rechnungen. Dies reduziert die manuelle Bearbeitungszeit, eliminiert Fehler und beschleunigt den Beschaffungsprozess.

Integration mit ERP- und anderen Systemen

Durch die Integration mit ERP- und anderen Systemen können Unternehmen sicherstellen, dass konsistente Informationen ausgetauscht werden und ein „Single-Point-of-Truth“ geschaffen wird.

Erfolgskombi: ECM und eProcurement

Der Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems bietet für eProcurement viele weitreichende Vorteile.

Wenn sich ein Unternehmen für den Einsatz eines ECM-Systems für die elektronische Beschaffung entscheidet, wird es in jedem Fall eine höhere Effizienz und Kosteneinsparungen erzielen, einen rationalisierten, risikominimierten Beschaffungsprozess erleben und sogar die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessern.

Klingt gut, oder? Erfahren Sie hier mehr über Doxis ICA als Unterstützung im Beschaffungsprozess.

Häufig gestellte Fragen zu eProcurement