eProcurement - was es ist, warum es wichtig ist und wie ein Enterprise Content Management System den gesamten Beschaffungsprozess verbessert.
Was ist eProcurement?
eProcurement - oder elektronisches Beschaffungswesen - ist der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen mithilfe digitaler Technologie.
Durch den Einsatz digitaler Technologien im Beschaffungsprozess, z. B. bei der Beschaffung, der Ausschreibung, dem Lieferantenmanagement und dem Vertragsmanagement, rationalisieren Sie die Prozesse, senken Kosten, steigern die Effizienz und verbessern die Transparenz und Compliance.
eProcurement-Systeme werden häufig neben oder innerhalb eines Enterprise Content Management Systems (ECM) eingesetzt. ECM ist eine unglaublich wichtige Komponente der digitalen Transformation, indem es Geschäftsprozesse modernisiert und die Kundenerfahrung verbessert - und auch die Erfahrungen einer gesamten Organisation.
Herausforderungen von eProcurement
Die Komplexität der Beschaffungsprozesse ist groß - mit mehreren Systemen und Plattformen über viele Abteilungen hinweg wird der Bedarf nach einem zentralen und unternehmensweiten System deutlich.
Mehrere Teams, mehrere Fehlerquellen?
Während Einkaufsteams am häufigsten eProcurement-Systeme nutzen, können Finanzteams eProcurement-Systeme für die Überwachung von Budgets und Betriebsteams für die Bestandsüberwachung verwenden.
Wenn mehrere Teams mit eProcurement-Systemen arbeiten, kann es zu Problemen mit der Datenqualität kommen und die Kommunikation kann komplex werden.
Datensicherheit
eProcurement-Systeme sollten eine bestehende IT-Systemlandschaft integriert werden, um potenzielle Datensicherheitsprobleme zu vermeiden. Da es sich um potenziell sensible Daten handelt, müssen sie sicher sein und unbefugten Zugriff verhindern.
Wie ein ECM-System eProcurement verbessert
Nun zu ECM. Wie kann ECM-System eProcurement verbessern? Schauen wir uns das einmal genauer an.
Zentralisierte Dokumentenverwaltung
Ein Enterprise-Content-Management-System - wie Doxis ICA - kann alle beschaffungsrelevanten Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Lieferanteninformationen, an einem einzigen Ort speichern.
Die Verwaltung einzelner Dokumente in mehreren Anwendungen entfällt durch ein zentrales System mit Schnittstellen zu sämtlichen Drittsystemen, wie SAP oder Salesforce. Dies reduziert Durchlaufzeiten signifikant.
Automatisierung der Arbeitsabläufe
Ein ECM-System automatisiert wiederkehrende Arbeitsabläufe im Beschaffungswesen, von der Bestellungen und Auftragsbestätigungen bis hin zur Genehmigung von Rechnungen. Dies reduziert die manuelle Bearbeitungszeit, eliminiert Fehler und beschleunigt den Beschaffungsprozess.
Integration mit ERP- und anderen Systemen
Durch die Integration mit ERP- und anderen Systemen können Unternehmen sicherstellen, dass konsistente Informationen ausgetauscht werden und ein „Single-Point-of-Truth“ geschaffen wird.
Erfolgskombi: ECM und eProcurement
Der Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems bietet für eProcurement viele weitreichende Vorteile.
Wenn sich ein Unternehmen für den Einsatz eines ECM-Systems für die elektronische Beschaffung entscheidet, wird es in jedem Fall eine höhere Effizienz und Kosteneinsparungen erzielen, einen rationalisierten, risikominimierten Beschaffungsprozess erleben und sogar die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessern.
Ein eProcurement-System ist eine digitale Plattform, die den Beschaffungsprozess rationalisiert, indem sie verschiedene Beschaffungsaufgaben automatisiert und digitalisiert.
Was sind die Vorteile von eProcurement?
Ein eProcurement-System bzw. eine eProcurement-Software kann Unternehmen dabei helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern, die Compliance zu erhöhen und die Transparenz zu verbessern.
Wie kann ein ECM bei eProcurement helfen?
Ein ECM kann bei der elektronischen Beschaffung unter anderem durch die Zentralisierung der Dokumentenverwaltung und die Automatisierung von Arbeitsabläufen helfen.
SER, der führende Anbieter von Intelligent Content Automation-Lösungen, wurde vom Analystenhaus Forrester Research als „Strong Performer“ in der Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 …
SER, der führende Anbieter von Intelligent Content Automation-Lösungen, zählt im Rahmen der globalen SPARK Matrix™ Content Service Platform, 2022 zu den klaren Marktführern. SER wurde in …
Das Doxis Vertragsmanagement ist in einer unabhängigen Benchmark-Studie erneut zum Champion gekürt worden. Doxis überzeugte die Anwender vor allem in den Kategorien Innovationskraft, …