Immer im Vordergrund stehen zu wollen, wird beim Menschen als Charakterschwäche gewertet. Auch in der SAP-Community wird diskutiert, ob SAP immer das führende System sein muss oder andere Systeme wie Enterprise Content Management (ECM) im Vordergrund stehen können. Wer soll oder muss das führende System sein? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist immer der Anwendungsfall. Der folgende Artikel zeigt, wie unterschiedlich Unternehmen in der Praxis ihre SAP- und ECM-Anwendungen gestalten und welche Gründe für die Verantwortlichen jeweils im Vordergrund stehen.

Extrovertiert oder introvertiert: Wie sehr nach außen oder innen gerichtet muss eine Software sein? Das lässt sich nicht pauschalisieren, sondern ist vom jeweiligen Anwendungsfall im Unternehmen abhängig. SAP hat seine Stärken in der Verarbeitung der Daten, während ECM-Systeme wie Doxis von SER führend bei der Be- und Verarbeitung der Dokumente sind. Dort, wo Dokumente die Geschäftsprozesse dominieren, treten Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen in den Vordergrund. In diesem Kontext sind sie extrovertiert. Geht es dagegen um eine reine Belegarchivierung zur Ergänzung von SAP-Transaktionen, nimmt das ECM quasi die introvertierte Rolle ein und steuert für die Anwender unbemerkt die in SAP fehlende Archivfunktion bei.

Die Anwendungsszenarien im SAP-Kontext der Unternehmen sind vielfältig. In Abhängigkeit von der jeweiligen IT-Strategie und Aufgabenstellung ergeben sich Fragen, die darüber entscheiden, wie extrovertiert oder introvertiert das jeweilige System sein wird. Jedes Unternehmen findet hier eigene Antworten, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Die Bestandsverwaltungsprozesse in der Versicherungswirtschaft folgen dem Lifecycle eines Versicherungsvertrags, eines Schadenfalls etc. Die jeweiligen Teilprozesse und die Zuweisung zur Bearbeitung an die Mitarbeiter werden durch Workflow-Systeme gesteuert. Diese überwachen auch dynamisch die Lastverteilung und differenzieren nach unterschiedlichen Servicelevels. Die zur Vorgangsbearbeitung erforderlichen Dokumente werden in elektronischen Akten wie Personen-, Vertrags-, Schaden- oder Hypothekenakte aufbewahrt, die wiederum eng mit dem Workflow-System und dem Bestandsführungssystem gekoppelt sind. Neu hinzukommende Dokumente, wie z.B. Anträge, Schadenmeldungen etc., werden dazu bereits beim Posteingang digitalisiert, archiviert, den elektronischen Akten strukturiert zugeordnet und zur Bearbeitung in die Postkörbe des Workflows gelegt. Je nach Bearbeitungsschritt stehen die zu bearbeitenden Daten oder das Dokument im Vordergrund. Dementsprechend ist einmal das Bestandsführungssystem und ein anderes Mal das ECM das führende System. Solchen unternehmensweiten Anwendungen müssen moderne ECM-Technologien zugrunde liegen, die sich, einmal installiert, je nach Anwendungsbereich unterschiedlich gestalten und verknüpfen lassen. Die Prozesse, Strukturen, Komponenten und Funktionen müssen sich dazu beliebig kombinieren lassen und skalierbar sein. Dazu bedarf es einer plattformbasierten ECM-Technologie wie Doxis von SER, die alle Komponenten eines Enterprise Content Managements auf Basis einer einheitlichen Technologieplattform anbietet und deren Komponenten sich flexibel, beliebig und redundanzfrei kombinieren und verknüpfen lassen. Nicht zu vergessen: Die Leistungsfähigkeit im „Maschinenraum“ muss gegeben sein, um derart komplexe, unternehmensweite Lösungen unter den Aspekten Last – z.B. Datenvolumina, Anzahl der User etc. – und Sicherheit – z.B. Hochverfügbarkeit, Clusterfähigkeit etc. – abzudecken.

„Das ist eine besondere Stärke moderner ECM-Systeme, dass sie auf der einen Seite in führende Systeme wie SAP als reines Daten- und Dokumentenarchiv via ArchiveLink eingebunden werden können und in anderen Projekten die Führungsrolle übernehmen, wenn dies die Anforderungen der Fachbereiche besser abdeckt. Bei der DEVK haben wir beide Varianten realisiert“, berichtet Markus Schiffer, Leiter für Großprojekte im Projektportfolio-Management bei der DEVK Versicherung.

Die DEVK-Mitarbeiter betreuen bundesweit rund vier Millionen Kunden mit über 14 Millionen Risiken in allen Versicherungssparten. In den Betriebsbereichen, die sich z.B. mit Neuanträgen, Vertragsänderungen etc. beschäftigen, ist Doxis das führende System. Dort nutzt die DEVK auch den Workflow des ECM-Systems, um die Vorgangsbearbeitung zu steuern. Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen dient das ECM-System als Belegarchiv für SAP FI/CO. Die Rechnungsbelege sind mit den Transaktionen in SAP verknüpft. Im Schadenbereich nutzt die Kölner Versicherungsgesellschaft die Archivkomponente der Doxis iECM-Suite von SER als Dokumentenarchiv für das Claims Management mit SAP CM. Die elektronische Schadenakte kommt mit ihrer Logik und Struktur aus SAP, kann aber ebenfalls über das ECM-Frontend recherchiert werden. Prozesse in der Schadenbearbeitung werden über SAP Business Workplace gesteuert. ECM und SAP wurden im Schadenbereich parallel implementiert, um sie optimal aufeinander abstimmen zu können.

Für die Projektmanagementgesellschaft zur Planung und Baudurchführung von Bundesfernstraßen in Deutschland ist ein Enterprise Content Management unverzichtbar. Komplexe Projekte erfordern jederzeit den vollständigen und aktuellen Überblick über die gesamte Dokumentation wie Verträge, Begleitdokumente, Planungsunterlagen, Korrespondenz etc. Aktualität heißt dabei: immer mit den neuesten Dokumentversionen zu arbeiten. Hierbei bildet das Doxis iECM die Informationsklammer zu SAP. Für Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation bei der DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH geht es darum, die SAP-Daten mit den dazugehörigen Dokumenten im ECM-System zu verknüpfen. Die Frage nach führend oder nicht führend ist demnach hier nur zweitrangig. Im Vertragsmanagement setzt DEGES über SAP und ECM hinaus noch weitere Fachanwendungen ein, so dass die Informationsklammer in Abhängigkeit vom Anwendungsfall beliebige weitere Anwendungen einschließen kann.

Prozessunterstützung ist für die FEV-Gruppe, einen international führenden Dienstleister in der Fahrzeugentwicklung, ein wichtiges Argument für Enterprise Content Management. „Ein modernes ECM-System fungiert nicht einfach nur als Archivsystem für SAP, sondern erlaubt vor allem die Integration dieser Belege und Metadaten in andere Prozesse. Hier liegt der wesentliche ECM-Mehrwert“, betont Georg P. Genender, Product and Demand Management, Corporate IT – Aachen, FEV Europe GmbH.

Für den Automobilzulieferer Eissmann Group Automotive mit Sitz im schwäbischen Bad Urach und Produktionsstätten auf drei Kontinenten gehört ECM zusammen mit SAP zu den tragenden, strategischen IT-Applikationen des Unternehmens. SAP und Doxis iECM sind in den verschiedensten Bereichen der Unternehmensgruppe miteinander verzahnt. Jüngstes Beispiel im Bereich Collaboration ist der Doxis^® iRoom^®, eine Platform as a Service (PaaS)-Lösung, die soeben mit dem Digital Leader Award ausgezeichnet wurde. Die in das Eissmann-Lieferantenportal integrierte Lösung ermöglicht den weltweit mehr als 1.000 Partnern des Spezialisten für Fahrzeuginnenausstattung den Austausch mit dem Eissmann-Einkauf. Der im Portal eingebundene Doxis^® iRoom^® ist mit der elektronischen Lieferantenakte verknüpft, die – neben Dokumenten – auch Daten aus dem SAP-System enthält. Über den virtuellen Informationsraum können Lieferanten u.a. ihre Zertifikate aktualisieren, Abbildungen von Werkzeugen hochladen und ihre Bewertungen einsehen und kommentieren.

„Die Kombination aus einem SAP- und einem ECM-System wie Doxis versetzt unsere Endanwenderschaft in die Lage, Dokumente und Vorgänge im Anwendungskontext zu sehen und somit effizienter Entscheidungen entlang der Wertschöpfungskette zu treffen“, weiß Cornelius Hilbig, Leiter Digital Services / IT, Eissmann Group Automotive.

Introvertiert oder extrovertiert – bei Software ist das keine Frage des Charakters oder des Geschmacks. In vielen Fällen ist es sogar zweitrangig, welches System führend ist. Wichtiger ist, dass die Anwender eine 360-Grad-Sicht auf Informationen erhalten und Geschäftsprozesse durchgehend unterstützt werden.

(Magazin E-3, https://e-3.de/2017/09/12/extrovertiert-oder-introvertiert/)