Metadaten

Mit strukturierten Daten Dokumente veredeln und nutzbar machen

Was sind Metadaten?

Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen zu anderen Daten enthalten. Das Wort setzt sich aus Meta, griechisch für hinter oder über, und Daten zusammen. Es handelt sich also um übergeordnete Daten.

Anderer Kontext, andere Daten

Abhängig vom Kontext wird die Frage „Was sind Metadaten?“ unterschiedlich beantwortet. Daher erklären wir den Begriff an einem simplen Beispiel:

Metadaten bei digitalen Bildern

Machen Sie mit Ihrem Smartphone ein Bild, wird es in Ihrer Galerie gespeichert. Neben dem Bild finden Sie nun in Ihrer Galerie noch weitere Informationen, wie

  • Dateiname
  • Erstellungsdatum
  • Dateigröße
  • Bildgröße in Pixeln
  • manchmal sogar Geodaten

Bei diesen zusätzlichen Informationen handelt es sich um Metadaten.

Moderne Smartphones machen aber noch viel mehr. Haben Sie ein Screenshot von einer Website gemacht, speichert Ihr Smartphone die Website. Sie können jederzeit die URL abrufen und auf die Website navigieren.

Es erkennt sogar den Inhalt des Bildes, etwa wenn ein Getränk auf dem Bild zu sehen ist. Das System hinterlegt das Schlagwort „Getränk“ am Dokument. Wenn Sie nun in der Suche „Getränk“ eingeben, erhalten Sie eine Übersicht all Ihrer Bilder, die ein Getränk enthalten.

Übrigens: Der eben beschriebenen Vorgang, bei dem ein Schlagwort als Metadaten an der Datei hinterlegt wird, heißt Verschlagwortung.

Metadaten Beispiele

Metadaten können mit der richtigen Software an jeder Datei hinterlegt bzw. verschlagwortet werden. Hier ein paar Beispiele von Metadaten:

Technische Daten

  • Dateiname
  • Format
  • Größe
  • Dokumentenart bzw. Klassifizierung
  • Version
  • Urheber
  • Letzter Bearbeitungszeitpunkt
  • Ort

Inhaltliche Daten

  • Status
  • Beschreibende Schlagworte
  • Zuständiger Mitarbeiter
  • Inhalt
  • Abhängigkeiten, wie Zugriffbestimmungen

Wozu sind Metadaten gut?

Wenn Sie nach einem bestimmten Bild in Ihrer Bildergalerie suchen, werden Sie wahrscheinlich auch ohne Metadaten fündig. Unternehmen haben es bei der riesigen Masse an Daten deutlich schwieriger. Stellen Sie sich vor, Sie suchen am Ende des Jahres nach einer ganz bestimmten elektronischen Rechnung. Die einzige Information, die Sie haben, ist die Rechnungsnummer.

Informationen sind schnell auffindbar

In einem klassischen Dateisystem können Sie nur nach einem einzigen Metadatenwert suchen: nach dem Dateinamen. Fehlt Ihnen diese Information bleibt Ihnen nur das manuelle Suchen in dem passenden Ordner. Aber in welchem Ordner?

Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) verschlagworten Sie die Datei mit spezifischen Metadaten. In unserem Beispiel sind das etwa:

  • Dokumentenklassifizierung Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung
  • Rechnungsnummer
  • Lieferanten- bzw. Kundendaten
  • Netto- und Bruttobetrag
  • Status
  • Zuständiger Mitarbeiter
  • Skontoinformationen
  • Datum des Rechnungsausgleichs

Das DMS bietet die Möglichkeit, Metadaten zu durchsuchen. Die Rechnungsnummer reicht nun aus, um die richtige Rechnung zu finden - unabhängig vom Speicherort.

Achtung: Nicht jedes DMS hinterlegt solch geschäftsrelevante Metadaten. Setzen Sie daher auf ein möglichst individualisierbares Dokumentenmanagement-System, was sich Ihren Bedürfnissen anpasst und verzichten Sie auf Standardsysteme.

Warum SharePoint als DMS nicht ausreicht >>


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Hohe Datenqualität

Zu schnell ziehen Mitarbeiter nach der erfolglosen Suche eines Dokumentes den Rückschluss: „Das Dokument gibt es nicht, ich muss ein neues erstellen.“ Die Wahrheit ist, in Unternehmen entsteht unter der Wasseroberfläche ein riesiger Eisberg an so genannten Dark Data. Das sind Informationen und Dokumente, die durch Datensilos und fehlender digitaler Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen im Nichts verschwinden. Die Folge: Es werden neue Versionen und redundante Dubletten angelegt.

Dubletten vorbeugen und Datensilos auflösen

Obwohl ein DMS die Grundfunktionen zur Dokumentenverwaltung mitbringt, macht ein Enterprise Content Management System (ECM) wie Doxis die Daten erst richtig nutzbar. Durch Schnittstellen zu Drittsystemen, wie ERP-, CRM- oder Collaboration-Lösungen, stellt das ECM alle Informationen samt ihrer Metadaten als Single Source of Truth in einem zentralen System bereit. Die integrierte Enterprise Search durchsucht sämtliche Dokumente sowie deren Metadaten und liefert die richtigen Informationen im richtigen Kontext. Durch strukturierte digitale Akten findet jeder Mitarbeiter alle wichtigen Ordner an einem Ort, beispielsweise in der Mitarbeiter-,  Lieferanten- oder Kundenakte.

Ein ECM macht alle Informationen wiederauffindbar und nutzbar. Es entstehen keine Dubletten und redundante Dateien mehr.

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Barrierefreie digitale Zusammenarbeit

Während Datensilos und fehlende Informationen die Zusammenarbeit im Team und zwischen den Abteilungen hemmen, baut ein ECM barrierefreie Brücken auf. Das System bringt Softwares, Informationen und Workflows zusammen. Ein ungehemmter Informationsaustausch findet direkt am Dokument statt. Metadaten ergänzen die Informationen mit zusätzlichen Daten, wie Status, Version und zuständiger Mitarbeiter. Damit ergänzt das ECM ein klassisches DMS mit wertvollen Funktionen einer Collaboration-Software.

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Die häufigsten Fragen zu Metadaten

Was steht in Metadaten?
Metadaten sind übergreifende Informationen zu einem Datensatz oder einer Datei. Sie können beschreibende Schlagworte oder einzelne Attribute sein, wie Urheber, Status oder Klassifizierung.
Was sind Metadaten?
Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen zu anderen Daten enthalten. Das Wort setzt sich aus Meta, griechisch für „hinter“ oder „über“, und Daten zusammen. Es handelt sich also um übergeordnete Daten.
Was ist der Unterschied zwischen Daten und Metadaten?
Für das Auslesen von Metadaten sind spezielle Softwares abhängig von dem Datei- bzw. Datenformat nötig. Für eine ZUGFeRD Rechnung liegen Metainformationen als XMP-Daten vor. Diese Daten sind nur durch eine spezielle Software auslesbar. Dagegen können die Metadaten eines Bildes über die Eigenschaften auf einem Smartphone oder am Computer direkt ausgelesen werden.
Wofür werden Metadaten benötigt?
Metadaten reichern einen Datensatz bzw. eine Datei mit Zusatzinformationen an. Dadurch werden große Mengen an Dateien besser strukturiert und kategorisiert. Die Dateien sind schneller auffindbar und im richtigen Kontext nutzbar.

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