Abrechnungen und Verträge erstellen, Bewerber einladen, Arbeitszeiterfassung prüfen  – die HR-Abteilung ist hauptsächlich mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt. Gestaltende und strategische Personalthemen kommen oft zu kurz. Dabei sind es genau diese, die in Zeiten von Fachkräftemangel, Great Resignation und dem Wandel hin zum Arbeitnehmermarkt erfolgsentscheidend sind. Dennoch ist es oft die HR-Abteilung, die als letztes digitalisiert wird oder von Budget- und Personalkürzungen betroffen ist.

Es fehlt eine grundlegende HR-Transformation. Wir schauen uns in diesem Beitrag an, was es für eine erfolgreiche Transformation der Personalarbeit braucht und wie sie aussehen kann.

Transformation ist ein ganzheitlicher Veränderungsprozess, der auf eine Neuausrichtung von Organisationen, Rollen, Prozessen und Technologien abzielt. Bei der Transformation der Personalabteilung geht es darum, die Personalarbeit für die Zukunft aufzustellen und das Hauptziel – gute Mitarbeiter* zu finden und an das Unternehmen zu binden – durch effizientere Prozesse, schlankere Strukturen, automatisierte Routineaufgaben und weitere Maßnahmen zu erreichen.

Eine transformierte Personalarbeit bewegt sich weg von der reinen Personalverwaltung und schafft stattdessen Möglichkeiten zu gestalterischen, individualisierten und mitarbeiterzentrierten Dienstleistungen. Bei (digitalen) Transformationsprozessen steht mehr der Mensch als die Technologie im Mittelpunkt (Harvard Business Review 2020). Transformation ist Personalthema und die HR-Transformation somit auch der Treiber für die gesamte Unternehmenstransformation.

Die Personalabteilung braucht Digitalisierung, zum Beispiel in Form eines digitalen Bewerbermanagements, um das Einstellungsverfahren zu beschleunigen. Digitalisierung allein ist jedoch zu kurz gedacht.

Die Grenzen der Digitalisierung in der HR

Viele Unternehmen haben bei der HR-Transformation lange Zeit hauptsächlich auf die Implementierung neuer HR-Technologien gesetzt, um damit papierbasierte Dokumente zu digitalisieren. Es fehlten aber einheitliche Prozesse, Automatisierung und ganz neue Arbeitsweisen. Die Folge: Die gleichen langsamen und ineffizienten Prozesse werden einfach digital abgebildet.

Die Digitalisierung oder Technologie allein führt noch nicht zu einer Transformation. Echte Transformation bedeutet, die Prozesse komplett neu zu denken und auf die sich verändernden Anforderungen anzupassen. Verwaltende Aufgaben zu automatisieren und mehr Raum für kreative Aufgaben zu schaffen, steht gleichauf mit der Förderung von Resilienz. Es ist wichtig, dass Unternehmen frühzeitig darauf hinarbeiten, auf solche Änderungen schnell und flexibel reagieren zu können – ohne sich kurzfristig Notlösungen überlegen zu müssen, die wenig effizient und nachhaltig sind.

Softwarelösungen spielen eine wichtige Rolle in der HR-Transformation. Sie helfen Ihnen dabei, manuelle Prozesse zu automatisieren, die Datenverwaltung und Dokumentenlenkung zu optimieren, effizienter zusammenzuarbeiten und Analysen zu betreiben.

Must-have Softwares für HR

Es gibt eine Reihe an Tools und Technologien, die Sie bei der Transformation Ihrer Personalabteilung voranbringen. Viele Softwarelösungen bedienen mehrere Funktionen, sodass Sie mit der richtigen Auswahl und Kombination das Maximum aus der Personalarbeit herausholen. Entscheidend ist jedoch, dass die Softwares über Schnittstellen miteinander kommunizieren und eine Dokumentenbasis teilen.

Human Resource Management System (HRMS) oder Human Resource Information System (HRIS)

Ein HRMS oder HRIS ist die Grundlage für die Verwaltung aller HR-Daten. Alle Mitarbeiterinformationen sind zentral gespeichert. Das System unterstützt Sie bei datengesteuerten Strategien und ermöglicht es Ihnen, Ihre Personalabteilung mit fundierten Entscheidungen zu transformieren. Zudem automatisieren Sie damit manuelle Verwaltungsaufgaben, erleichtern die Suche nach Informationen, reduzieren Fehler bei der Dateneingabe und verbessern die Compliance. Ein bekanntes System ist beispielsweise SAP SuccessFactors.

Talentmanagement- und Recruiting-Software

Eine Talentmanagement- und Recruiting-Software unterstützt Sie bei der Identifikation, Entwicklung und Bindung von Talenten im Unternehmen und automatisiert den Bewerbungsprozess von der Anzeigenschaltung über das Screening von Bewerbern bis zur Einstellung. So kann Ihre Personalabteilung ihre Energie statt in das aufwendige Bewerbermanagement in die Entwicklung und Umsetzung neuer und kreativer Ideen für ein zukunftsfähiges Recruiting stecken.

Lern- und Entwicklungsplattformen (LMS)

LMS-Systeme bieten Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter. Sie tragen dazu bei, Fachkräfte an Ihr Unternehmen zu binden und das bestehende Personal mit dem notwendigen Know-how (zum Beispiel zur Digitalisierung) auszustatten, damit sie die Herausforderungen der Arbeitswelt von morgen meistern können.

Zeiterfassungssoftware

Diese Software erleichtert die Umsetzung des Arbeitszeitgesetzes. Einerseits hilft sie Ihnen dabei, die Pflichten nach dem Arbeitsschutzgesetz zu erfüllen. Auf der anderen Seite können Sie durch die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten Ihre Ressourcen besser planen.

Gehaltsabrechnungssoftware

Damit automatisieren Sie den Prozess der Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuern, Sozialversicherung und Abzüge. Die Software sorgt für Genauigkeit, Compliance und gibt Ihnen Raum, sich mehr der strategischen und gestalterischen Personalarbeit zu widmen.

Dokumentenmanagement-System (DMS) und Workflow-Automatisierung

Ein DMS in Kombination mit Business Process Management (BPM) ermöglicht die effiziente Verwaltung und Automatisierung von HR-Dokumenten und -Prozessen. Das spart Zeit und Geld, sorgt für eine sichere und Compliance-konforme Aufbewahrung von Dokumenten, beschleunigt HR-Prozesse und erhöht die Transparenz.

Employee Self-Service (ESS) und Manager Self-Service (MSS) Portale

ESS- und MSS-Portale bieten Mitarbeitern und Managern die Möglichkeit, ihre HR-Angelegenheiten eigenständig zu verwalten, wie zum Beispiel Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen. Das entlastet das HR-Team und ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Daten schnell auf den aktuellen Stand zu bringen. ESS-Portale sind auch eine gute Möglichkeit, um das Employee Engagement und eine transparente Kommunikationskultur im Unternehmen zu fördern.

Mitarbeiterumfrage- und Feedback-Tools

Mitarbeiterumfragen und Mitarbeiterfeedback spielen eine wichtige Rolle bei der HR-Transformation. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bei den Veränderungsprozessen aktiv einbeziehen, stellen Sie sicher, dass die HR-Transformation den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter entspricht. Zudem verbessern Sie mit Umfrage- und Feedback-Tools die Mitarbeiterzufriedenheit und das Engagement.

Compliance- und Datenschutz-Tools

Diese Softwarelösungen dienen dazu, sicherzustellen, dass Arbeitsrecht, Datenschutzbestimmungen und andere gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Mit ihrer Hilfe bauen Sie eine Compliance-Kultur auf, in denen sich alle Mitarbeiter der geltenden Richtlinien und Risiken bewusst sind. Sie verhindern kostspielige Verstöße und sichern Ihre Handlungsfähigkeit.

Im Privatleben sind wir daran gewöhnt, für alles eine App zu haben – neues Problem, neue App. Wird eine alte App den Anforderungen nicht mehr gerecht, dann wird sie ausgetauscht. Diesen Trend sehen wir auch in Unternehmen. All-in-one-Softwares werden zu Legacy-Systemen, die einen hohen Implementierungsaufwand haben, teuer in der Wartung und schwer erweiterbar sind. Darum greifen Unternehmen heute lieber zu spezialisierten Anwendungen, die standardisierte Workflows bieten. Mit dem Trend kommt eine große Stolperfalle: fehlende Vernetzung. Wichtig ist, dass diese Business-Apps miteinander kommunizieren und einen gemeinsamen Single-Point-of-Truth haben.

Unser Enterprise Content Management System (ECM) bietet Unternehmen eine zentrale Informationsbasis mit vielen Erweiterungsmöglichkeiten. Business-Apps – unsere über 20 Doxis Fast Starter – sind schon im Standard enthalten, können aber auch selbst erstellt oder konfiguriert werden und bedienen ganz spezielle Anforderungen. Vielfältige Optionen an Schnittstellen und Standardschnittstellen, etwa zu SAP SuccessFactors, Microsoft oder Salesforce, erweitern das IT-Netzwerk um wesentliche Drittsysteme. Sie alle teilen im Hintergrund die gleiche Plattform als digitales Archiv- und Dokumentenmanagement-System, bieten dem Anwender jedoch standardisierte und skalierbare Workflows, passend zur Abteilung und Geschäftsprozess.

Hey Doxi, nenne mir bitte die Schritte zur erfolgreichen HR-Transformation!

HR-Transformation ist nicht nur Sache der Personalabteilung. Der Transformationsgedanke sollte alle Abteilungen antreiben. Ein Enterprise Content Management System mit intelligenter Vernetzung zu sämtlichen Drittsystemen ist ein entscheidender Schritt in der Transformation des gesamten Unternehmens.

Künstliche Intelligenz hält Einzug in Unternehmen und wird auch in Zukunft eine große Rolle spielen. Schon heute kommt die KI für kleinere Assistenzaufgaben und bei der Automatisierung zum Einsatz. Doch welche Möglichkeiten hält die Zukunft bereit? 

Unterstützung bei der Bewerberauswahl

Unternehmen machen sich auf die Suche nach neuen Kontakten für eine ausgeschriebene Stelle. Dabei ist der ideale Kandidat bereits im Talentpool. Die KI durchforstet alte Bewerber (sofern sie einer Aufnahme im Talentpool zugestimmt haben) und schlägt passende Personen anhand vordefinierter Kriterien vor. Eingehende Bewerbungen werden auf gleichem Wege analysiert und eine Bewertung durch die KI abgegeben. Am Ende bleibt es aber nur eine Empfehlung, denn nur der Mensch kann “zwischen den Zeilen lesen”.

Weiterbildung durch individuelle Lernpfade

Passend zum Job und anhand der mit den Vorgesetzten abgestimmten Lernzielen erstellt die KI einen Lernpfad und schlägt Videos und Lernmaterial aus der Lernplattform vor. Noch besser: Durch KI werden alle Videos samt Lippenbewegung in die bevorzugte Sprache des Mitarbeiters übersetzt. Internationale Unternehmen erstellen unternehmensweite Lernvideos nur einmal.

Ideale Dienstpläne für Mitarbeiter

Die Dienstplanerstellung war lange eine Qual. Jeder Mitarbeiter hat individuelle Wunschzeiten, hinzu kommen Urlaubs- und krankheitsbedingte Ausfälle. KI kann anhand der Daten und basierend auf vergangenen Daten ideale Dienstpläne schreiben, die zu den Wünschen und Stundenzahlen der Mitarbeiter passen. Die Erstellung von Dienstplänen ist bald nur noch eine Aufgabe von wenigen Minuten.

Die HR-Transformation ist eine Notwendigkeit, um wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben. Sie ist vor allem aber eine Chance, Ihrem Unternehmen, Ihrer HR-Abteilung und Ihrem Personal einen Boost für mehr Produktivität, Effizienz und Erfolg zu verschaffen.