Creación de facturas y contratos, invitación de candidatos, comprobación de los registros horarios... Los departamentos de recursos humanos se centran sobre todo en tareas administrativas. Esto provoca que las labores más creativas y estratégicas del área se dejen a menudo de lado. Sin embargo, son precisamente esas actividades las que resultan cruciales para el éxito en tiempos como los actuales, con falta de trabajadores cualificados, la gran dimisión y un giro hacia un mercado que favorece a los empleados. Pero los departamentos de recursos humanos siguen siendo de los últimos en digitalizarse o a menudo se ven afectados por recortes de presupuesto y personal.

Falta una estrategia de transformación de los RR. HH. que es fundamental hoy en día. En este artículo nos centramos en lo necesario para transformar con éxito el trabajo en recursos humanos y qué se puede conseguir con ello.

La transformación es un proceso de cambio integral que busca realinear organizaciones, roles, procesos y tecnologías. Transformar el Departamento de RR. HH. consiste en prepararlo para el futuro y alcanzar el objetivo más importante: encontrar buenos empleados y retenerlos en la empresa a través de procesos más eficientes, estructuras optimizadas, tareas rutinarias automatizadas y otras medidas.

Un departamento de RR. HH. transformado abandona la mera gestión de los recursos humanos para pasar a crear oportunidades de ofrecer unos servicios creativos, personalizados y centrados en los empleados. En los procesos de transformación (digital), el foco está en las personas, más que en la tecnología (Harvard Business Review 2020). La transformación afecta a los recursos humanos y, por lo tanto, la transformación de los RR. HH. puede ser un gran impulsor para la transformación de toda la empresa.

Los departamentos de recursos humanos necesitan la digitalización que ofrece, por ejemplo, una gestión digital de los candidatos que permita acelerar los procesos de contratación. Pero la digitalización no es suficiente por sí sola.

Los límites de la digitalización en los RR. HH.

Durante mucho tiempo, muchas empresas han confiado principalmente en la implementación de nuevas tecnologías de RR. HH. para digitalizar documentos físicos. Sin embargo, había una falta de uniformidad en los procesos, de automatización y de nuevas maneras de trabajar. El resultado: La mera reproducción digital de los mismos procesos lentos e ineficientes.

La digitalización y la tecnología por sí solas no llevan a una transformación. La transformación real supone repensar por completo los procesos y adaptarlos a requisitos cambiantes. La automatización de tareas administrativas y la creación de más espacio para labores más creativas van de la mano de una mayor resiliencia. Es importante que las empresas empiecen a trabajar cuanto antes en ser capaces de responder a los cambios con rapidez y flexibilidad, sin tener que pensar en soluciones de emergencia a corto plazo que no son eficientes o sostenibles.

Estamos acostumbrados a tener aplicaciones para todo: surge un problema, instalo una nueva app en mi móvil. Si una aplicación antigua ya no cubre nuestras necesidades, la eliminamos. Y también empezamos a ver esta tendencia en las empresas. El software todo en uno está pasando a ser un sistema legacy que requiere un esfuerzo de implementación considerable, un mantenimiento costoso y, además, es difícil de ampliar. Por eso hoy en día las empresas prefieren utilizar aplicaciones especializadas que ofrezcan workflows estandarizados. Pero con esta tendencia llega un obstáculo de grandes proporciones: la falta de conectividad. Es fundamental que estas aplicaciones empresariales se comuniquen entre ellas y cuenten con una única fuente de datos.

Nuestro sistema de gestión del contenido empresarial (ECM) proporciona a las empresas una base de información centralizada con amplias opciones de escalabilidad. Las aplicaciones empresariales (nuestros más de 20 Doxis Fast Starters) ya están incluidas de serie, pero también se pueden crear o configurar de manera independiente para cubrir necesidades muy específicas. La gran variedad de opciones para interfaces e interfaces estándar con, por ejemplo, SAP SuccessFactors, Microsoft o Salesforce, expanden la red de IT para incluir sistemas de terceros que resultan esenciales. Todo comparte la misma plataforma como sistema de archivado digital y gestión documental, pero proporcionando a los usuarios workflows escalables y estandarizados alineados con el departamento y los procesos empresariales.

La transformación de los RR. HH. no es responsabilidad única del Departamento de Recursos Humanos. La idea de transformación debería calar en todos los departamentos. Un sistema de gestión del contenido empresarial que se conecte de manera inteligente con todos los sistemas de terceros es crucial para la transformación de toda la empresa.

Con estos cuatro pasos puedes transformar tu Departamento de Recursos Humanos y, de hecho, toda la empresa.

1. Analiza y evalúa los procesos de RR. HH. existentes

El primer paso es examinar los procesos de recursos humanos existentes y alinearlos con las condiciones esperadas. Utiliza KPI predefinidos y estudia cada proceso con detenimiento para descubrir problemas y obstáculos, pero, sobre todo, hazlo para encontrar potencial de mejora. Pronto encontrarás procesos ineficientes y fases obsoletas o redundantes. Si el tiempo que pasa hasta la contratación es demasiado largo, se deben repensar los procesos existentes para desarrollar maneras innovadoras de seleccionar a los empleados.

Una vez que hayas analizado las condiciones actuales, podrás establecer unos objetivos claros para el proceso de transformación digital.

2. Elige las soluciones de software adecuadas

Después de analizar las condiciones esperadas versus las reales, seleccionas las soluciones de software adecuadas para transformar tu Departamento de RR. HH. Uno de los focos debería estar en la gestión de la formación interna, con rutas de aprendizaje predefinidas que permitan abordar la falta de personal y sacar el máximo partido de los recursos existentes. Es crucial contar con una buena conectividad entre las soluciones.

Te dejamos aquí algunos consejos para que prestes atención a lo más importante a la hora de tomar tu decisión:

Usabilidad: Una interfaz de usuario intuitiva es clave para una gran aceptación y un uso activo de la nueva solución de software.

Escalabilidad y resiliencia: Una buena solución de software de RR. HH. se puede adaptar y ampliar fácilmente para cubrir las necesidades de una empresa en crecimiento, así como los requisitos de las nuevas leyes.

Opciones de integración: Comprueba si el software se puede conectar con otros sistemas e integrar en tu infraestructura de IT actual.

Workflows: Las herramientas que realmente destacan en la digitalización de los recursos humanos son aquellas que te permiten automatizar las tareas recurrentes y tediosas, liberándote para centrarte en actividades creativas.

Cumplimiento normativo: Es obligatorio cumplir con la normativa vigente, como el RGPD, especialmente cuando se tratan datos personales. Asegúrate de que solo trabajas con partners certificados.

Inteligencia artificial: La IA es el futuro. Impulsa los procesos de automatización, pero también hace de asistente digital y ofrece apoyo en múltiples tareas. Por ejemplo, la IA puede responder preguntas sobre un contrato de empleo, resumir una candidatura o sugerir acciones durante un workflow.

3. Despliegue y formación de los empleados

El despliegue de software nuevo siempre viene acompañado de un proceso de gestión de los cambios. Es importante que todos los empleados entiendan la necesidad y, sobre todo, los beneficios de los nuevos procesos y la nueva tecnología como parte de la transformación de los RR. HH. Los trabajadores tienen que estar al tanto de los cambios lo más pronto posible mediante la formación en el proceso de transformación y en el software. Una buena gestión de los cambios proporciona asistencia más allá del proceso de implementación; por ejemplo, mediante sesiones abiertas de preguntas y respuestas, asignaciones de expertos en cada equipo o la creación de plataformas para compartir ideas.

4. Monitoriza y adapta la transformación de los RR. HH.

Una vez que el software ha sido implementado, la transformación de los RR. HH. está lejos de completarse. Ahora llega el momento crucial de monitorizar y adaptar. Comprueba si los objetivos que habías definido se están consiguiendo y mejora tus medidas de manera continuada. Para conseguir una transformación sostenible, tienes que monitorizar la calidad en todo momento.

Uno de tus objetivos primordiales debería ser el de establecer el cambio en toda la empresa. La clave es contar con una cultura del cambio que permita responder a los retos futuros de una manera ágil y resiliente.

La inteligencia artificial se está abriendo paso en las empresas y seguirá jugando un papel de gran importancia en el futuro. De hecho, la IA ya se usa hoy en día en tareas administrativas menores y en la automatización. Pero ¿qué posibilidades presenta para el futuro? 

Asistencia en la selección de candidatos

Una empresa busca un nuevo candidato para un puesto. Y, sin embargo, el candidato ideal ya está en la base de datos. Pues bien, la herramienta de IA realiza una búsqueda entre los candidatos antiguos (si han aceptado ser incluidos en la base de datos) y sugiere a personas potencialmente adecuadas según criterios predefinidos. Las candidaturas recibidas en ese momento se analizan de la misma manera y la herramienta lleva a cabo una evaluación. Al final, la propuesta de la IA no deja de ser una recomendación, porque solo los humanos pueden «leer entre líneas», pero la herramienta realiza un trabajo previo muy valioso.

Formación continua mediante rutas de aprendizaje personalizadas

La herramienta de IA crea una ruta de aprendizaje a la medida del puesto y basada en los objetivos de aprendizaje acordados con los responsables correspondientes. De la misma manera, sugiere vídeos y material de aprendizaje presentes en la plataforma. De hecho, ofrece más que esto: Mediante la IA, todos los vídeos con movimiento de labios son traducidos al idioma de preferencia del empleado. De este modo, las empresas internacionales solo tienen que crear una versión de sus vídeos.

Cronogramas ideales para los empleados

Hasta hace no mucho, crear cronogramas era un suplicio. Cada empleado tenía sus propias preferencias, además de las vacaciones, las bajas por enfermedad, etc. La IA puede utilizar datos pasados para basarse en ellos y elaborar los cronogramas de trabajo ideales de acuerdo con las solicitudes de los empleados y sus horas de disponibilidad. De este modo, la creación de cronogramas pasa a llevar solo unos minutos.

La transformación de los RR. HH. es un requisito para mantener la competitividad y estar preparado para el futuro. Básicamente, es una oportunidad para dar a tu empresa, a tu Departamento de RR. HH. y a tus empleados el impulso que se merecen gracias a una mayor productividad, eficiencia y éxito.