Établir des factures et des contrats, organiser les rendez-vous avec les candidats, vérifier les relevés de temps de travail : les départements RH s’occupent principalement de tâches administratives. Les dossiers stratégiques et à valeur ajoutée sont donc souvent négligés. Or, ce sont précisément ces activités qui s’avèrent essentielles au succès de l’entreprise en période de pénurie de travailleurs qualifiés, de « Grande démission » et de retournement du marché en faveur des candidats à l’emploi. Néanmoins, c’est souvent le service des ressources humaines qui est le dernier concerné par la numérisation ou c’est lui qui est touché par les restrictions budgétaires et de personnel.

Il manque une stratégie fondamentale de transformation des RH. Dans cet article, nous détaillons les facteurs de succès de la transformation de la fonction RH.

La transformation est un processus de changement global qui vise à réaligner organisations, rôles, processus et technologies. Transformer le département RH consiste à le préparer pour l’avenir et à atteindre l’objectif principal : trouver les bons profils et les faire rester dans l’entreprise en optimisant les processus, allégeant les structures, automatisant les tâches routinières et en adoptant d’autres mesures.

Un département RH transformé s’éloigne de la simple gestion des ressources humaines pour se consacrer à la création d’opportunités de services à valeur ajoutée, personnalisés et centrés sur le salarié. Les processus de transformation (numérique) mettent davantage l’accent sur les personnes que sur la technologie (Harvard Business Review 2020). La transformation étant une question de ressources humaines, la transformation des RH est donc également le vecteur de transformation de l’ensemble de l’entreprise.

Les départements des ressources humaines ont besoin de la numérisation, par exemple sous la forme d’un système informatique de gestion des candidatures, afin d’accélérer le processus d’embauche. Cependant, la numérisation seule ne suffit pas.

Les limites de la numérisation dans les RH

Pendant longtemps, de nombreuses entreprises se sont principalement appuyées sur la mise en œuvre de nouvelles technologies dédiées aux RH dans le cadre de la transformation de cette fonction afin de numériser les documents papier. Toutefois, les processus uniformes, l’automatisation et les méthodes de travail entièrement nouvelles faisaient défaut. Résultat : les mêmes processus lents et inefficaces sont simplement reproduits numériquement.

La numérisation ou la seule technologie n’induit pas la transformation. Une véritable transformation implique de repenser entièrement les processus et de les adapter à l’évolution des besoins. L’automatisation des tâches administratives et la possibilité d’accorder plus de place aux tâches à valeur ajoutée vont de pair avec la promotion de la résilience. Il est important que les entreprises commencent à travailler tôt sur leur capacité à répondre rapidement et avec souplesse à ces changements, sans avoir à penser à des solutions d’urgence à court terme qui ne sont pas très efficaces ou durables.

Dans notre vie privée, nous avons l’habitude d’avoir une application pour tout. À nouveau besoin, nouvelle application. Si une ancienne application ne répond plus aux besoins, elle est remplacée. Cette tendance se retrouve également dans les entreprises. Les logiciels génériques deviennent des systèmes patrimoniaux qui nécessitent un effort de mise en œuvre considérable, dont la maintenance est coûteuse et qu’il est difficile de faire évoluer. C’est pourquoi les entreprises préfèrent aujourd’hui utiliser des applications spécialisées qui intègrent des flux de travail standardisés. Cette tendance s’accompagne d’un écueil majeur : le manque de connectivité. Il est important que ces applications métier communiquent entre elles et soient connectées à une source d’information unique.

Notre système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) embarque une base d’information centralisée, dotée d’une large gamme d’options d’évolutivité. Les applications métier – notre vingtaine de Doxis Fast Starters – sont déjà incluses en standard, mais peuvent également être créées ou configurées indépendamment pour répondre à des besoins très spécifiques. Diverses options d’interfaçage et d’interfaces standards, par exemple avec SAP SuccessFactors, Microsoft ou Salesforce, permettent de se connecter à des systèmes tiers essentiels. Ils partagent tous la même plateforme en arrière-plan en tant que système d’archivage numérique et de gestion documentaire, mais ils fournissent des flux de travail normalisés et évolutifs, alignés sur les processus départementaux et d’entreprise.

La transformation des RH ne relève pas uniquement de la responsabilité du service des ressources humaines. L’idée de transformation devrait animer tous les départements. Un système de gestion de contenu d’entreprise, adossé à une connexion intelligente à tous les systèmes tiers, est une étape cruciale dans la transformation de l’ensemble de l’entreprise.

Ces quatre étapes vous permettront de transformer votre service des ressources humaines et l’ensemble de votre entreprise.

1. Analyser et évaluer les processus RH existants

La première étape consiste à examiner les processus RH existants et à les aligner sur les objectifs. Travaillez avec des indicateurs de performance prédéfinis et étudiez chaque processus en détail pour identifier les problèmes et les freins, mais surtout pour trouver des pistes d’amélioration. Vous trouverez rapidement des processus inefficaces et des opérations récurrentes et obsolètes. Si le délai d’embauche est beaucoup trop long, il faut repenser les processus existants et développer des méthodes de recrutement innovantes.

Une fois dressé l’état des lieux, élaborez des objectifs clairs pour le processus de transformation numérique.

2. Choisir les bonnes solutions logicielles

Après analyse des objectifs par rapport à l’état des lieux, sélectionnez les solutions logicielles appropriées pour transformer votre département des ressources humaines. L’accent doit être mis sur la gestion de la formation interne avec des parcours d’apprentissage prédéfinis, afin de remédier à la pénurie de personnel en faisant un meilleur usage des ressources existantes. Une bonne connectivité entre les solutions est capitale.

Voici quelques conseils sur les éléments auxquels vous devez prêter attention lors de votre choix :

Ergonomie : l’intuitivité de l’interface utilisateur est essentielle pour que la nouvelle solution logicielle soit bien acceptée et activement utilisée.

Évolutivité et résilience : un bon logiciel RH peut être facilement adapté et étendu pour répondre aux exigences de développement de l’entreprise, mais aussi aux influences externes telles que l’adoption de nouvelles lois.

Options d’intégration : vérifiez si le logiciel peut être connecté à d’autres systèmes et intégré dans votre infrastructure informatique existante.

Flux de travail : les outils d’automatisation des tâches récurrentes et fastidieuses, afin de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée, changent véritablement la donne en matière de numérisation des RH.

Conformité : lorsqu’il s’agit de traiter des données à caractère personnel, en particulier, le respect de toutes les réglementations pertinentes (RGPD notamment) est obligatoire. Veillez à ne faire confiance qu’à des partenaires certifiés.

Intelligence artificielle : l’IA est l’avenir. Elle permet d’automatiser les processus, mais sert également d’assistant numérique et prend en charge toute une série de tâches. Par exemple, elle peut répondre à des questions sur un contrat de travail, résumer une candidature ou suggérer des actions au cours d’un flux de travail.

3. Déployer et former les employés

Le déploiement d’un nouveau logiciel s’accompagne toujours d’un processus de conduite du changement. Il est capital que tous les employés comprennent la nécessité et, plus important encore, les avantages des nouveaux processus et des nouvelles technologies dans le cadre de la transformation des RH. Les salariés doivent être informés des changements à un stade précoce par le biais de formations à la transformation et aux logiciels. Une bonne gestion du changement apporte une assistance au-delà du processus d’implémentation, par exemple sous la forme de séances de questions-réponses, d’experts dédiés à chaque équipe ou de plateformes de partage d’idées.

4. Suivre et adapter la transformation des RH

Une fois le logiciel mis en œuvre, la transformation des ressources humaines est loin d’être achevée. Vient en effet ensuite l’étape importante du suivi et de l’adaptation. Mesurez si les objectifs définis sont en voie d’être atteints et améliorez continuellement vos mesures. Pour parvenir à une transformation durable, il faut contrôler la qualité en permanence.

L’un des principaux objectifs doit également être d’ancrer le changement dans l’ensemble de l’entreprise. Une culture du changement est la clé pour pouvoir répondre aux défis futurs de manière agile et résiliente.

L’intelligence artificielle fait son chemin dans les entreprises et continuera à jouer un rôle majeur à l’avenir. L’IA est déjà utilisée aujourd’hui pour le traitement de petites tâches administratives et l’automatisation. Mais quelles sont ses perspectives ? 

Aide à la sélection des candidats

Les entreprises recherchent de nouveaux profils pour occuper leurs postes vacants. Et les candidats idéaux figurent déjà dans leur vivier de talents. L’outil d’IA passe en revue les anciens candidats (s’ils ont donné leur consentement à la conservation de leur dossier dans la base de données des candidats ayant postulé à une offre) et propose des profils adéquats à partir des critères prédéfinis. Les candidatures reçues sont analysées de la même manière, et l’outil d’intelligence artificielle effectue une évaluation. En fin de compte, il ne s’agit que d’une recommandation, car seuls les humains peuvent « lire entre les lignes. »

Formation continue grâce à des parcours d’apprentissage personnalisés

L’outil d’IA crée un parcours d’apprentissage adapté au poste et fondé sur les objectifs d’apprentissage convenus avec les supérieurs hiérarchiques ; il suggère également des vidéos et des supports de formation issus de la plateforme d’apprentissage. Mieux encore : grâce à l’IA, toutes les vidéos, y compris les mouvements des lèvres, sont traduites dans la langue préférée de l’employé. Les entreprises internationales n’ont alors besoin de réaliser des vidéos de formation qu’une seule fois pour toute l’entreprise.

Des tableaux de service parfaits pour les employés

L’établissement des tableaux de service a longtemps été une corvée. Pour chaque employé, les horaires de travail, les vacances et les absences pour cause de maladie changent. Parfaitement adaptée à l’exploitation de la donnée, l’IA peut s’appuyer sur les données antérieures pour établir des horaires de travail idéaux qui tiennent compte des demandes des employés et de leurs heures de disponibilité. La création de calendriers de travail sera bientôt une tâche qui ne prendra que quelques minutes.

La transformation des ressources humaines est une nécessité pour rester compétitif et prêt pour l’avenir. Au fond, c’est l’occasion de donner un coup de pouce à votre entreprise, à votre service RH et à vos salariés en augmentant la productivité, l’efficacité et les chances de succès.