Wie digital sind Deutschlands Städte? Das untersucht der aktuelle Smart-City-Index von Bitkom. 81 Großstädte wurden auf ihren Digitalisierungsgrad hin geprüft. Doch wann gilt eine Stadt als „digital“ und was kann sie dafür tun? Die Best Practices der digitalsten Städte Deutschland zeigen, wie es geht.

Städte sollen eine Vergleichsgrundlage haben, die sie bei ihren Digitalisierungsbemühungen unterstützt. Das ist das Ziel der Bitkom-Analyse. Dafür wurden im Smart-City-Index erstmals 81 deutsche Großstädte mit mindestens 100.000 Einwohnern untersucht. Sie mussten 96 Einzelindikatoren in den Kategorien Mobilität, Gesellschaft, Energie/Umwelt, IT-Infrastruktur und Verwaltung standhalten.

Breitband- und WLAN-Verfügbarkeit, intelligente Ampeln und Straßenlaternen, eFahrzeuge oder Coworking-Angebote: Das sind smarte Maßnahmen, die wir im täglichen Stadtleben sofort bemerken. Einen großen Anteil an der Digitalisierung hat aber auch die Verwaltungsarbeit der Städte, die meist für die Bürgerinnen und Bürger nicht so offensichtlich ist – außer sie müssen auf Termine und Antragsbearbeitung warten. Genau hier setzen Lösungen wie Dokumentenmanagement, elektronische Rechnungen und digitale Bürgerservices an. Indikatoren, die der Smart-City-Index in der Kategorie Verwaltung unter die Lupe genommen hat. Sie machen die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Stadtverwaltung, Bürgerinnen und Bürgern für alle Beteiligten komfortabler, schneller und transparenter.

Erfolgreiche Digitalisierung braucht eine gute Strategie als Grundlage. Das hat auch die Stadt Bonn erkannt, die eine eigene Smart City-Strategie verfolgt – und damit im Smart-City-Index nach Berlin auf Platz 2 rankt. Für die Bundesstadt heißt Smart City zu sein, dass sie innovativ und bürgerorientiert ist. Das will Bonn erreichen, indem die Stadt den Digitalisierungsgrad und die Qualität ihrer Dienstleistungen steigert. Neben Projekten im öffentlichen Raum, die Bonn u.a. effizienter, technologisch fortschrittlicher und nachhaltiger machen sollen, ist die Digitale Verwaltung dafür eine tragende Säule. Die Bundesstadt realisiert zum einen Online-Dienstleistungsangebote für die Bürgerinnen und Bürger, zum anderen fokussiert sie sich auf die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes und von IT-Arbeitsprozessen. In Zusammenarbeit mit SER entsteht der Digital Workspace: ECM-Lösungen wie Workflow-gestützte Prozesse, elektronische Archivierung und digitale Akten machen die Verwaltungsprozesse transparenter, schneller und damit bürgerfreundlicher.

Sitzungsprotokolle des Stadtrats, Urkunden, Akten zu Bürgeranträgen: Das und viel mehr befindet sich in einem Stadtarchiv. Zum einen bewahrt es die Geschichte einer Stadt für die nächsten Generationen auf. Zum anderen wird es aktiv in der täglichen Verwaltungsarbeit genutzt. In beiden Fällen ist eine digitale Lösung die Voraussetzung, um den Aufbewahrungspflichten für die zunehmend digitalen Informationen nachzukommen. Das haben auch die Städte Köln (Platz 8 im Smart-City-Index) und Dresden (Platz 14) erkannt. Beide sind Vorreiter in Sachen digitale Langzeit­archivierung: Köln hat die auf Doxis basierende Lösung DiPS.kommunal zusammen mit dem LWL in Münster (Platz 27) umgesetzt. Das elektronische Stadtarchiv in Dresden nutzt die gleiche Technologie. Mit der elektronischen Archivierung und digitalen Akten arbeiten die Stadtverwaltungen weitaus effizienter als auf Papier. Das schätzen die Bürgerinnen und Bürger in Köln und Dresden: Ihre Anträge werden viel schneller bearbeitet. Außerdem haben sie jetzt bequem online Zugang zum Stadtarchiv und können digitalisierte Archivalien jederzeit einsehen – ein Bürgerservice, der z.B. Studierenden und historisch Interessierten die Recherche um Vieles erleichtert.

Dokumente zu digitalisieren und elektronisch aufzubewahren, ist erst der erste Schritt Richtung smarte Verwaltung. Ein Unterschied in der Verwaltungsarbeit, den Mitarbeiter, Bürgerinnen und Bürger wahrnehmen, zeigt sich vor allem, wenn auch alle Verwaltungsprozesse digital ablaufen. So z.B. in Bochum und Göttingen – beide unter den 50 digitalsten Städten des Smart-City-Index. Die beiden Städte nutzen Doxis, um Vorgänge schneller und transparenter zu bearbeiten. Dokumentenmanagement-Funktionen und eAkten erleichtern beispielsweise die Schriftgut­verwaltung und das schnelle Finden von Unterlagen. Die Stadt Bochum dokumentiert mit dem ECM außerdem geförderte Maßnahmen, z.B. im Baubereich. Das schafft Transparenz in Haftungsfragen und macht die Stadt gegenüber Bürgerinnen und Bürgern auskunftsfähig. Außerdem verarbeitet Bochum Rechnungen automatisiert. Die dadurch eingesparte Zeit kann z.B. beim Prüfen von Bürgeranträgen eingesetzt werden – ein Vorgang, der wiederum durch Workflows unterstützt wird.

Der Smart-City-Index bewertet neben den internen Prozessen auch die digitale Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern. Ein Beispiel dafür sind digitale Mängelmelder und Beschwerde-Management. Das hat z.B. die Stadt Göttingen mit ihrem ECM umgesetzt. So können defekte Straßenlampen oder Schlaglöcher einfach und schnell gemeldet werden – und sind kurze Zeit später repariert.

Baden-Württemberg ist schon lange ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung: Seit 2012 wird hier beispielsweise das Grundbuchwesen reformiert und digital aufgestellt. Ein Treiber dieses Projekts war das Justizministerium Baden Württemberg, das die elektronische Grundbuchakte einführte und allen Grundbuchämtern des Landes zur Verfügung stellte. Das war die Voraussetzung dafür, dass heute alle Anträge elektronisch eingereicht, bearbeitet und eingesehen werden können. Bei so viel digitaler Initiative ist es kein Wunder, dass gleich drei Baden-Württembergische Städte in den Top 10 des Smart-City-Index vertreten sind: Heidelberg auf Platz 7, Karlsruhe auf dem 8. und Stuttgart auf dem 10. Platz.

Trotz der vielen Digitalisierungsmaßnahmen gibt es in Deutschlands Städten noch viel Potenzial. Die seit November 2018 geltende E-Rechnungsverordnung schreibt ihnen z.B. vor, dass sie Rechnungen nur noch digital empfangen dürfen. Wer Rechnungen bisher noch auf Papier entgegengenommen und manuell bearbeitet hat, ist jetzt in der Pflicht – hat aber auch die Chance, Rechnungsprozesse durchgehend digital abzubilden. Andere denkbare Szenarien sind Apps und Bürgerportale, die die Kommunikation mit der Stadtverwaltung erleichtern. Städte, die bereits ECM einsetzen, haben es hier leicht: Sie können die digitalen Bürgerservices einfach anbinden und ihren Kunden so stets aktuelle Informationen bereitstellen. Und wie sieht es mit Workflows für Ummeldungen oder das Beantragen von Personalausweisen aus? Welche Städte solche Lösungen demnächst einsetzten, wird sich 2020 zeigen: Dann erscheint der nächste Smart-City-Index, den Bitkom ab jetzt jährlich herausgeben will.