Die Übergangsfrist zur Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes ist vorüber: Seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmen in der Pflicht, Rechnungen über 1.000 Euro gegenüber der öffentlichen Hand als E-Rechnung auszustellen. Unser ECM Evangelist Stefan Krannich hat im Experten-Interview mit Andreas Michalewicz aus dem Hessischen Ministerium der Finanzen und unserem Rechnungsexperten Christian Steinhauer darüber gesprochen, welche regulatorischen und Format-Anforderungen nun gelten und wie Behörden und Unternehmen sie erfolgreich angehen. Außerdem erfahren Sie, welche Chancen das komplett automatisierte Verarbeiten von E-Rechnungen in der aktuellen Situation bietet und wie es Geschäftsbeziehungen langfristig verändern wird. In diesem Artikel möchten wir mit Ihnen unsere Erkenntnisse aus dem Interview teilen.

Im Jahr 2014 wurde die E-Rechnung von der EU mit der neuen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung auf den Weg gebracht. Damit war der Startschuss getan, aber bei EU-Richtlinien (im Gegensatz zu EU-Verordnungen) ist es so, dass diese als erstes in nationales Recht übersetzt werden müssen, bevor sie greifen. In Deutschland, auf Basis des Föderalismus, führt dies dazu, das wir nicht ein Rechnungsgesetz haben, sondern genau genommen siebzehn. Da gibt es dann ein Gesetz für den Bund und eins für jedes Bundesland. Seit 18. April 2020 können elektronische Rechnungen jetzt an alle (gewisse Anforderungen vorausgesetzt) öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Dabei haben sich Bund und Länder auf Eckpunkte der nationalen Umsetzung geeinigt, da es Lieferanten gibt, die bundeslandübergreifend Rechnungen schreiben aber auch, um es nicht unnötig kompliziert werden zu lassen. So gilt zum Beispiel für Lieferanten des Bundes seit 27.11.2020, dass alle Rechnungen elektronisch übermittelt werden müssen, wenn es sich um Aufträge aus Vergabeverfahren handelt. Für Direktaufträge gilt dies ebenfalls, allerdings erst ab einem Mindestwert von 1000€. Dabei muss die elektronische Rechnung EU-Norm konform sein, was zum Beispiel über XRechnung und ZuGFeRD möglich ist, um nur zwei bekannte Formate zu nennen.

Eine elektronische Rechnung ist im Vergleich zu einer Papierrechnung schon ein großer Fortschritt, aber sie sollte nicht mit der digitalen Rechnungsverarbeitung gleichgesetzt werden. Zu einer digitalen Rechnungsverarbeitung gehört zum Beispiel, dass die Rechnung bereits automatisch klassifiziert und diverse Vorprüfungen vorgenommen wurden, bis ein Bearbeiter diese final prüft.

Krannich: Auch das hessischen Ministerium für Finanzen hat die E-Rechnung eingeführt und umgesetzt. Herr Michalewicz, wie war hier das Vorgehen?

Michalewicz: Das Land Hessen hat etwa 70 Buchungskreise sowie diverse Portale, um den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit der Selbstauskunft anbieten zu können. In Summe bedeutet das, dass fast 100.000 Nutzer mit den Systemen arbeiten, davon etwa 71.000 Self-Service-Anwender und etwa 13.500 Poweruser im Backend. Dabei werden mehr als 800 Dienststellen sowie etwa 2000 Schulen betreut. Doch das war nicht immer so! Bereits im Jahr 2013 haben wir mit den ersten technischen und wirtschaftlichen Planungen für die E-Rechnung begonnen. 2014 kamen dann Workflows für die Rechnungsbearbeitung dazu und nach einem Pilotprojekt wurde dann 2017 mit dem Roll-out begonnen. So sind wir heute in der Lage, Rechnungen aus allen Eingangsformaten, aber im speziellen auch die elektronischen Rechnungen zügig und effektiv zu bearbeiten.

Krannich: Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „XRechnung“?

Michalewicz: Wer mit dem Begriff XRechnung noch nicht viel anfangen kann, der möge sich bitte eine XML-Datei vorstellen, viel mehr ist es nämlich nicht. In einer XRechnung sind Betrag, Rechnungsadresse und andere rechnungsrelevante Daten im XML-Format aufgelistet. Das ist super, damit Computer die Rechnung verstehen und auswerten können, für uns Menschen aber nicht immer ganz übersichtlich. Eine solche XRechnung muss also so aufbereitet werden, damit sie wieder einfach für Menschen leserlich ist. Gleichzeitig bietet das vom Computer verständliche XML-Format aber die Möglichkeit die Rechnung zu überprüfen und so dem Sachbearbeiter die Arbeit zu erleichtern und Zeit bei der Prüfung einzusparen.

Krannich: Bei der E-Rechnung gibt es ja diverse Formate, wie zum Beispiel ZUGFeRD 2.0, XRechnung oder Factur-X: Können Sie uns etwas Durchblick im Format-Dschungel geben?

Michalewicz: Um die Formate zu verstehen, müssen wir uns die europäischen Standards einmal anschauen. Im Kern legt die EU-Richtlinie dabei fest wie E-Rechnungen auszusehen haben. Dies basiert auf internationalen Standards wie CII und UBL, allerdings nicht in Gänze, sondern die EU-Richtlinie verwendet nur einen Ausschnitt dieser internationalen Standards. Begrifflich müssen wir zwischen „compliant“ und „conformance“ unterscheiden. Eine Rechnung, die „compliant“ ist, verwendet dabei alle oder einige Elemente der EU-Kernrichtlinie und hält alle Regeln der Kernrichtlinie ein. Eine konforme Rechnung wäre eine Rechnung die alle Regeln der EU-Kernrichtlinie verwendet, aber darüber hinaus noch über sogenannte „Extensions“, also zusätzliche Features hinzunimmt. Solche „Extensions“ sind zum Beispiel nötig, um komplexe Baurechnungen abzubilden, die nur mit der EU-Kernrichtlinie nicht umsetzbar wären.

Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ hat sein bestehendes ZUGFeRD-Format an die europäische Norm angepasst, wodurch ZUGFeRD 2.1 entstanden ist. Zeitgleich gab es ein Projekt des IT-Planungsrates von Bund und Ländern, durch das das Format XRechnung entwickelt wurde. Wenn man sich die Formate in den neuesten Versionen anschaut, gibt es bei ZUGFeRD ein Sichtformat aber auch ein Profil „XRechnung“. Wählt man dieses Format aus, erhält man die gleiche XML, als würde man direkt XRechnung verwenden. „Factur-X“ ist nichts anderes als die französische Ausprägung der EU-Norm und nach einer Deutsch-Französischen-Kooperation sind „Factur-X“ und „ZUGFeRD“ inhaltlich auch identisch. Unterm Strich betrachtet sind die Formate also sehr ähnlich oder sogar gleich und können alle verwendet werden, um elektronische Rechnungen zu übermitteln.

Krannich: Vielen Dank für die Erläuterungen. Christian, wie sieht so eine automatische Verarbeitung von E-Rechnungen aber jetzt in der Praxis aus?

Steinhauer: Eine reine Umwandlung von Papier in eine elektronische Rechnung noch keine Digitalisierung in dem Sinne. Rechnungen müssen mehr können, als nur auf Ihrem Bildschirm zu sein. Ein digitaler Rechnungseingang besteht dabei aus drei Modulen, dem „Rechnungseingang“, der „Rechnungslesung“ und der „Rechnungsprüfung“. Im Rechnungseingang werden generell erstmal alle Rechnungen angenommen, darunter auch unsere XRechnungen. Aber auch Rechnungen aus anderen Formaten bis hin zu eingescannten Papier-Rechnungen können hier aufgenommen werden. Danach findet die Rechnungslesung statt, hierbei werden bereits Daten aus der Rechnung extrahiert und die Rechnung als Ganzes klassifiziert. Im dritten Schritt passiert dann die Rechnungsprüfung. Dabei wird dann zum Beispiel geprüft, ob es einen Bestellbezug gibt, ob die IBAN angegeben ist, ob sie mit der bekannten IBAN übereinstimmt und diverse weitere Prüfungen, um den Sachbearbeitern*innen die Arbeit zu erleichtern. Veranschaulicht wird das Ganze auch nochmal in der folgenden Grafik:

So wird eine Rechnung, die keinen Bestellbezug hat, noch geprüft, wohin gegen eine Rechnung mit Bestellbezug auch als Dunkelbuchung durchgeführt werden kann, womit dann keine menschliche Interaktion mehr nötig ist, wenn dies gewollt ist. Und das beste? Es werden alle Rechnungsformate unterstützt, die auf der EU-Norm basieren, also auch hier freie Wahl des Formats.

Vielen Dank an Herrn Michalewicz und Christian Steinhauer, dass sie sich Zeit für das Interview genommen haben. Im Fazit können wir feststellen, dass es nicht reicht, eine Rechnung einfach nur einzuscannen, damit diese digital ist. Eine digitale Rechnung muss einfach mehr können – smarter sein. Dies geht aber mit mehreren Formaten: egal ob Sie dabei ZUGFeRD, XRechnung oder sogar Factur-X verwenden. Mit allen Formaten, die auch mit der EU-Richtlinie konform sind, kann Doxis arbeiten. Dabei wird, wie wir gesehen haben, Ihr gesamter Rechnungseingang zusammengefasst, Rechnungen klassifiziert und je nachdem ob ein Bestellbezug vorliegt oder nicht, die Rechnung entweder automatisch gebucht, oder nach diversen automatischen Vorprüfungen für die finale Prüfung an einen Sachbearbeiter*in weitergeleitet. Durch die automatische Vorprüfung der Rechnung können Mitarbeiter*innen die Rechnung schneller bearbeiten als zuvor und dank der elektronischen Rechnungsformate können diverse Kosten eingespart werden.

Wir möchten Sie gern bei der Digitalisierung unterstützen! Wenn Sie also noch Fragen zur Lösung oder zur konkreten Umsetzung haben, kommen Sie gern auf uns zu. Wir zeigen Ihnen die Lösung gerne bei einer Live-Präsentation – bei Ihnen im Haus oder von Bildschirm zu Bildschirm: Vereinbaren Sie einfach Ihren persönlichen Demo-Termin ⯈