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Vertragsarten

Die Grundlage zur Erstellung von Vertragstemplates

Organisationen nutzen Verträge, um Geschäftsbeziehungen zu regeln. Für unterschiedliche Geschäftsbeziehungen sind dabei verschiedene Verträge notwendig. Welche Vertragsart die richtige ist, bestimmt in vielen Fällen das bürgerliche Gesetzbuch, kurz BGB.

Wir geben Ihnen in diesem Beitrag eine Übersicht und zeigen, welche Vertragsarten und -prozesse Unternehmen nutzen und digitalisieren können.

Vertragsarten nach BGB einfach erklärt

Die Vertragsarten unterscheiden sich in ihren rechtlichen Eigenschaften und Pflichten. In der Regel bestimmt der Vertragsgegenstand, um welche Vertragsart es sich handelt. Geht es um den Verkauf von Produkten, ist ein Kaufvertrag die richtige Vertragsart. Bei der Zusage für einen neuen Job erhalten Arbeitnehmer hingegen einen Arbeitsvertrag und für die Aufnahme eines Kredits beziehen Kreditnehmer einen Darlehensvertrag.

Die Eigenschaften und einhergehenden Pflichten vieler Vertragsarten definiert das BGB für zivile und kommerzielle Zwecke. Das sind die BGB-Vertragsarten im Überblick:

Kaufvertrag (§ 433 BGB)

Mit dem Abschluss des Kaufvertrags übergeht eine Sache in das Eigentum des Käufers. Der Verkäufer verpflichtet sich, dem Käufer eben diese Sache zu übergeben, während der Käufer den vertraglich festgelegten Preis zahlen muss.

Darlehensvertrag (§ 488 BGB)

Der Darlehensvertrag bestimmt, welche Summe der Darlehensgeber dem Darlehensnehmer überträgt. Zudem ist klar geregelt, wie und wann der Darlehensnehmer die Gelder zurückzahlen muss.

Mietvertrag (§ 535 BGB)

Durch einen Mietvertrag erklärt der Vermieter die Konditionen, zu welchen er den Gebrauch eines Mietobjekts gewährt. Der Mieter kommt den Vertragsbedingungen nach, wenn er die Regeln einhält und fristgemäß die Mietzahlungen an den Vermieter entrichtet.

Pachtvertrag (§ 581 BGB)

Der Pachtvertrag ist ein üblicher Vertrag in der Landwirtschaft oder für den Gewerbebetrieb. In ihm ist vereinbart, zu welchem Entgelt der Verpächter dem Pächter das Grundstück oder die bewegliche Sache über eine bestimmte oder unbestimmte Zeit überlässt.

Leihvertrag (§ 598 BGB)

Ein Leihvertrag kommt zustande, wenn ein Verleiher dem Entleiher eine Sache unentgeltlich für die Nutzung bereitstellt und überlässt. Nach der Leihfrist gibt der Entleiher den Gegenstand dem Verleiher zurück.

Sachdarlehensvertrag (§ 607 BGB)

Statt einer Geldsumme bestimmt der Sachdarlehensvertrag, welche vertretbare Sache der Darlehensgeber dem Darlehensnehmer zum Gebrauch überlässt. Eine vertretbare Sache ist zum Beispiel ein Auto. Sobald der Vertrag abläuft, gibt der Sachdarlehensnehmer die vertretbare Sache ordnungsgemäß zurück.

Dienstvertrag (§ 611 BGB)

Dienstleistungsaufträge erfordern einen Dienstvertrag. Wie der Name bereits sagt, verpflichtet sich der Dienstverpflichtete, die vertraglich vereinbarte Dienstleistung zu erbringen. Der Dienstberechtigte zahlt dafür die vertraglich festgesetzte Summe.

Arbeitsvertrag (§ 611a BGB)

Der Arbeitsvertrag ist eine Form des Dienstvertrags, der bei der Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses greift. Er bestimmt die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber inklusive der vertraglich vereinbarten Pflichten.

Werkvertrag (§ 631 BGB)

Im Werkvertrag verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Herstellung eines bestimmten Werks. Das Werk ist vertragsgemäß, wenn es den geschuldeten Erfolg erbringt. Dann erhält der Auftragnehmer vom Auftraggeber den Werklohn.

Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB)

Aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag entsteht dem Beauftragten die Pflicht, die rechtlichen und wirtschaftlichen Interessen des Auftraggebers zu wahren und/oder diesem ein Geschäft zu besorgen.

Gesellschaftsvertrag (§ 705 BGB)

Im Gesellschaftsvertrag halten Gesellschafter fest, wie sie eine Organisation errichten und führen möchten. Sie schaffen klare Verhältnisse, wie sie Gewinne und Verluste untereinander aufteilen.

Bürgschaftsvertrag (§ 765 BGB)

Beim Bürgschaftsvertrag verpflichtet sich der Bürge gegenüber dem Gläubiger, dessen Verbindlichkeiten zu erfüllen, wenn dieser seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann. Der Bürge wird dann zum Hauptschuldner.

Maklervertrag (Titel 10 BGB)

Maklerverträge vereinbaren die Vermittlungsleistung, die ein Makler erbringen muss und welche Vermittlungsprovision und -entlohnung dieser bei Erfolg erhält.

Kombinationen der Vertragsarten

Das BGB unterscheidet neben den Vertragsarten zwischen zwei Vertragstypen: den typischen und gemischten Verträgen.

  • Bei typischen Verträgen handelt es sich um einen Vertragstyp, an dessen Rechte, Pflichten und Rahmenbedingungen das Gesetz klare Bedingungen stellt. Beispiele für typische Verträge sind die im BGB erwähnten Miet-, Werks- oder Arbeitsverträge.

  • Gemischte Verträge kombinieren die Vertragsbestandteile von verschiedenen Vertragsarten miteinander. Der Vertrag enthält dann zum Beispiel Eigenschaften eines Pacht-, aber auch Leihvertrags. Das BGB sieht für die gemischten Verträge keine expliziten Bestimmungen vor.

Welche Form muss ein Vertrag haben?

Auch wenn das BGB nicht immer explizit regelt und definiert, welche Pflichten und Rechte an einen Vertrag geknüpft sind, gibt es dennoch gesetzliche Regelungen hinsichtlich der Form eines Vertrags.

Die folgenden Formen kann ein Vertrag annehmen:

  • Mündlich: Die Vertragspartner geben ihre Willenserklärungen im Gespräch ab, zum Beispiel beim Kauf von Obst im Supermarkt per Handschlag.

  • Textform: Die Vertragspartner halten ihre Willenserklärungen in Textform fest. Zum Beispiel stimmt der Käufer per E-Mail dem vorgeschlagenen Preis des Gebrauchtwagens zu. Der Vertrag kommt ohne Unterschrift zustande.

  • Elektronische Form: Die Vertragspartner geben ihre Willenserklärungen elektronisch ab. Zum Beispiel stellt der Verkäufer für den Erwerb einer Software ein elektronisches Formular bereit. Der Käufer füllt es aus und bestätigt damit den Kauf.

  • Schriftform: Die Vertragspartner besiegeln mit einer Unterschrift ihre Willenserklärung. Zum Beispiel unterschreiben beide Parteien den Mietvertrag.

  • Notarielle Beurkundung: Die Vertragspartner unterzeichnen den Vertrag. Mit der notariellen Beurkundung sind ihre Willenserklärungen wirksam, zum Beispiel beim Kauf eines Grundstücks.

Formfreiheit in Deutschland: Wann sie greift und wann sie nicht greift

Das deutsche Recht sieht eine grundsätzliche Formfreiheit von Verträgen vor. Unternehmen entscheiden sich in der Regel freiwillig dafür, Verträge formal festzuhalten. Das sichert sie in Geschäftsbeziehungen, aber auch in Rechtsfragen ab. Für manche Verträge fordert aber auch das Recht eine gewisse Form. Die Gründung einer GmbH ist zum Beispiel nur notariell möglich. Bei anderen Verträgen sind notarielle Beurkundungen wieder freiwillig.

Es gibt daher keine pauschale Antwort dafür, welche Form für welche Vertragsart nötig ist. Die Form des Vertrags bestimmt sich immer durch den Einzelfall und bedarf so auch einer Einzelfallprüfung.

 

Digitales Vertragsmanagement

Nur wenige Verträge erfordern die Schriftform und sind nicht digitalisierbar. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass dem digitalen Vertragsmanagement in Unternehmen nichts im Wege steht.

Was ist das Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement beschreibt sämtliche Prozesse, die mit laufenden oder bereits gekündigten Verträgen einhergehen – sie zu erstellen, zu prüfen, zu bearbeiten und nach Abschluss zu archivieren.

Welche Vorteile hat das digitale Vertragsmanagement?

Wenn Sie Verträge digital verwalten, hat das neben papierlosen Prozessen viele weitere Vorteile:

  • Automatisierte Vertragsprozesse sparen Zeit und dokumentieren sie transparent und nachweisbar.

  • Dedizierte Software für das Dokumentenmanagement wie ein DMS zentralisiert Vertragsprozesse und erleichtert so die Suche nach Vertragsdaten und -dokumenten.

  • Vorkonfigurierte Vertragstemplates beziehungsweise -vorlagen beschleunigen es, Verträge zu erstellen und zu bearbeiten.

 

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Verträge digital aufsetzen: Schritt für Schritt

Jeden Vertrag immer wieder neu aufzusetzen, kostet Zeit und ist fehleranfällig. Vertragstemplates in einem DMS wie Doxis beschleunigen Vertragsprozesse von Beginn an und enthalten die vom Unternehmen vorgegebenen Rechtsstandards.

Hey Doxi, wie setze ich Verträge digital auf?

Schritt 1: Vertragstemplate erstellen

Beginnen Sie damit, ein Vertragstemplate aufzusetzen. Es standardisiert die Vertragsmuster des gleichen Typs und beschleunigt zukünftig Ihre Arbeitsprozesse. Dafür validieren Sie zunächst, welche Verträge in Ihrem Unternehmen wiederkehrend sind und für welche Sie eine solche Vorlage benötigen.

Innerhalb der Vorlage erstellen Sie die Abfragemaske. Sie enthält Informationen, die für die Vereinbarung wichtig sind und Klarheit über den Vertragsgegenstand schaffen – zum Beispiel Angaben zur Laufzeit, Kündigungsfrist, Entlohnung und Informationen zu den involvierten Parteien.

Übrigens: Im Rahmen einer Software für Textbausteinverwaltung ist auch die Erstellung von Textbausteinen möglich. Bei der Erstellung des Vertrags werden dann die jeweiligen Textbausteine zusammengeklickt.

Schritt 2: Vertragstyp und nötige Informationen auswählen

Neue Verträge setzen Sie mithilfe der erstellten Templates auf. Wählen Sie dafür zunächst den Vertragstyp aus, der Ihrem neuen Vertrag entspricht. Passen Sie dann die Abfragemaske an. Beispielsweise enthält der Lieferantenvertrag Abfragen zu Bereichen wie Leistungen, verantwortlichen Personen sowie zu den Vertragskonditionen.

Schritt 3: Vertragstemplate ausfüllen

Wählen Sie dann das Vertragstemplate aus, das Sie benötigen. Um einen Lieferauftrag vertraglich festzusetzen, nehmen Sie zum Beispiel das Lieferantentemplate. Für die Beschaffung von neuen Lkws für den Fuhrpark ist hingegen das Vertragstemplate für Kaufaufträge von Fahrzeugen die richtige Wahl.

Sobald Sie das passende Template ausgewählt haben, beginnt die Datenübertragung. Das bedeutet, dass das System den Vertrag automatisch erstellt und benennt. Zuvor eingestellte Platzhalter füllen sich automatisch mit den hinterlegten Informationen. Ist der Vertrag erstellt, legt das System diesen in der passenden elektronischen Vertragsakte ab.

Schritt 4: Risiken bewerten und prüfen

Die Rechtsabteilung prüft dann, ob der Vertrag rechtlich korrekt, in sich konsistent und vollständig vorliegt. Wenn Sie direkt einen Workflow hinterlegen, erhält das Legal Team automatisch eine Aufgabe zur Prüfung, sobald der Vertrag in der eAkte abliegt.

Anschließend erfolgt die erste Risikobewertung des Vertrags auf Basis von vorab definierten Kennzahlen. In dem Fall, dass eine genaue Risikobewertung erfolgen muss, erstellt das System wiederum automatisch eine Aufgabe für das Legal Team.

Schritt 5: Digital unterschreiben

Sind alle Aufgaben des Legal Teams erledigt, ist der Vertrag bereit zur digitalen Unterschrift. Dafür erstellen Sie eine Aufgabe im System und weisen diese der Vertragspartei zu. Falls noch nicht geschehen, erfassen Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner inklusive ihrer Daten in der Vertragsmanagement-Software.

Liegen alle Informationen vor, startet das System den Unterzeichnungsprozess. Eine automatisch generierte E-Mail weist den Unterzeichner darauf hin, dass der Vertrag zur Unterschrift vorliegt. Über das Signatursystem unterzeichnet er den Vertrag samt Zeitstempel. Die Signatur ist dann in der Vertragssoftware sichtbar.

Vertragsarten digital und effizient mit Templates managen

Mit Verträgen regeln Unternehmen Geschäftsbeziehungen und definieren rechtliche Hauptpflichten und Nebenpflichten eines Vertrags. Vertrag ist nicht Vertrag. Vertragsarten wie Arbeitsverträge, Werkverträge oder Bürgschaftsverträge unterscheiden sich unter anderem in ihrem Anwendungsfeld und ihren Pflichten.

Die Vertragsarten und ihre Merkmale zu kennen, ist die Voraussetzung, um Vertragstemplates zu erstellen, die Arbeitsprozesse beschleunigen und weniger fehleranfällig machen. Besonders übersichtlich sind Vertragstemplates, wenn das Vertragsmanagement digital in einer Software abgebildet ist. Dokumentenmanagement-Systeme wie Doxis beschleunigen Arbeitsprozesse rund um Vertragsdokumente, vereinheitlichen diese und digitalisieren Vertragsprozesse von Anfang bis Ende.

Die häufigsten Fragen zu Vertragsarten und -templates

Was gibt es für Vertragsarten?
In Deutschland definiert das BGB die typischen Vertragsarten. Darunter zählen Arbeits-, Werk- und Dienstverträge sowie Pacht- und Mietverträge oder Darlehensverträge.
Was ist ein Vertragstemplate?
Ein Vertragstemplate ist ein einheitliches Muster für eine gewählte Vertragsart. Es strukturiert den Vertrag und enthält Informationen, die für alle Verträge dieses Typs gleichbleibend sind. Die Vorlage enthält Platzhalter für Positionen wie den Vertragsgegenstand, Informationen zu den Parteien oder spezifische Vertragsbedingungen, die vom Standard abweichen.
Welche Vorteile hat das digitale Vertragsmanagement?
Das digitale Vertragsmanagement umfasst sämtliche Prozesse, die mit Verträgen einhergehen. Die softwarebasierte Verwaltung beschleunigt Arbeitsprozesse, schafft mittels Vertragstemplates einheitliche Rechtsstandards und setzt auf transparente und nachvollziehbare Workflows.

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