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Archivage SAP : Archiver ses documents selon les principes de l’archivage à valeur probante
La réglementation allemande sur la conservation des documents électroniques impose aux entreprises de conserver les documents électroniques liés à leurs activités pendant une certaine période sous une forme vérifiable. Cela peut poser des difficultés, car SAP n’intègre pas de système d’archivage à valeur probante. Or, le volume de données et de documents que les entreprises doivent gérer ne cesse de croître, entraînant un surcroît de travail administratif.
Dans cet article, nous vous expliquons comment bien mettre en œuvre un système d’archivage à valeur probante dans SAP à l’aide d’interfaces avec des systèmes tiers.
Archivage de données et archivage de documents : quelles différences ?
SAP fait la distinction entre l’archivage de données et l’archivage de documents.
Archivage de données
L’archivage de données désigne le stockage et la conservation à long terme des données qui ne sont plus utilisées activement. Vous êtes tenu de les archiver le plus tôt possible selon les principes de l’archivage à valeur probante dans des systèmes adaptés.
Vous pouvez toujours y accéder, au besoin, bien que les fonctions d’édition soient limitées. En tant qu’objets d’archivage, les données ne peuvent plus être modifiées.
Archivage de documents
Vous êtes tenu de conserver certains documents liés à votre activité, tels que les contrats, les factures ou les rapports annuels, en en assurant la traçabilité, et ce pendant un délai de conservation fixé par la loi. Les exigences auxquelles une archive électronique doit répondre sont définies dans la réglementation GoBD.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
En général, l’archivage à valeur probante désigne le stockage des données et des documents de telle sorte qu’ils puissent être retrouvés de manière traçable. Par exemple, ils doivent être protégés contre toute modification, falsification ou manipulation ultérieure. Une fois archivés, ils ne peuvent plus être modifiés.
La réglementation GoBD fixe les modalités de conservation des éléments archivés selon les principes de l’archivage à valeur probante. Les systèmes de stockage peuvent vous aider à bien stocker l’intégralité de ces éléments. L’historique des versions permet d’enregistrer toutes les modifications apportées aux documents. En d’autres termes, toutes les activités sont traçables, et c’est la seule façon de garantir la possibilité d’auditer les dossiers à tout moment. L’archivage à valeur probante protège les données et les documents contre la perte.
Conseil : pour plus de détails sur les réglementations GoBD et la sécurité des audits, voir notre glossaire.
Le problème de l’archivage dans SAP
Dans SAP, les données et les documents sont enregistrés sur un serveur de contenu, c’est-à-dire un service distinct. Le simple stockage de documents n’est pas synonyme d’archivage. Les systèmes d’archivage adéquats tiennent compte des obligations légales et respectent les principes de base de l’archivage électronique.
Pour votre entreprise, cela signifie que les simples systèmes de stockage, comme Content Server de SAP, ne sont pas conçus selon les principes de l’archivage à valeur probante et ne répondent donc pas aux exigences légales minimales. Pour un archivage conforme à la législation, il vous faut des systèmes tiers interfacés à SAP puisque ces systèmes vous permettent d’archiver vos documents de manière traçable.
Archivage à valeur probante avec un système tiers
Des systèmes d’archivage tiers, comme les logiciels certifiés de gestion électronique des documents (GED) ou de gestion de contenu d’entreprise (ECM), peuvent vous aider à stocker l’information en respectant les principes de traçabilité. Idéalement, ce logiciel est capable en standard de s’interfacer avec SAP pour garantir la circulation de l’information dans les deux sens.
Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?
- Dans SAP, créez un nouveau fournisseur, par exemple.
- Cette opération déclenche un événement dans la GED et crée automatiquement un dossier fournisseur.
- Tous les documents et fichiers concernant ce fournisseur sont désormais stockés dans son dossier.
- Vous pouvez utiliser cette interface pour accéder aux documents et aux fichiers de la GED ou de l’ECM directement dans SAP.
Archivage à valeur probante dans une GED ou un ECM ?
Système de gestion documentaire
Un système de gestion documentaire centralise la gestion de tous les documents de votre entreprise : dès l’instant où ils sont créés jusqu’à leur suppression. Il gère également l’archivage à valeur probante des documents tels que les factures, les contrats, les données relatives aux candidats à des postes ou les enregistrements de transactions.
En outre, une GED gère toutes les informations en respectant les dispositions du RGPD. La sécurité d’audit comprend le traitement des données sensibles et personnelles conformément aux lois et règlements en vigueur.
Système de gestion de contenu d’entreprise
Un système de gestion de contenu d’entreprise peut, en revanche, aller encore plus loin. Le cœur d’un tel logiciel est généralement la GED, qui est complétée par une série d’applications logicielles permettant de mettre en place et d’automatiser en grande partie des processus opérationnels dans leur intégralité. L’interfaçage avec SAP étend le système aux fonctionnalités d’ECM.
Par exemple, la reconnaissance optique des caractères (OCR) et l’extraction automatisée de données de la GED servent à saisir et à structurer les informations présentes dans un document scanné. L’ECM les transfère ensuite à SAP. Si vous intégrez d’autres logiciels tiers en plus de SAP, tels que Microsoft Office, Salesforce ou SAP SuccessFactors, vous pouvez bâtir des flux de travail fluides entre plusieurs applicatifs.
Cas d’usage : solution d’archivage avec SAP SuccessFactors et un ECM
En prenant l’exemple de SuccessFactors, nous allons vous montrer comment un ECM peut faire en sorte que l’archivage des données dans SAP soit conforme aux principes de l’archivage à valeur probante. Se décrivant comme une suite de gestion de l’expérience humaine, SAP SuccessFactors comprend des solutions RH allant du recrutement à la gestion des apprentissages.
Archivage des données par ECM au sein de SAP SuccessFactors
Doxi, comment l’archivage des données fonctionne-t-il lorsqu’un ECM est connecté à SAP SuccessFactors ?
Une interface connecte l’ECM à SAP SuccessFactors. Lors de la réception d’une candidature, non seulement un nouveau candidat est créé dans SAP SuccessFactors, mais un nouvel enregistrement l’est également dans l’ECM. Tous les documents sont automatiquement transférés et mis à la disposition des utilisateurs autorisés. On y retrouve tous les documents du candidat, de son CV à sa lettre de motivation.
Le processus de traitement de la candidature commence alors et un employé peut l’examiner. Ce dernier clique sur le lien vers le dossier électronique du candidat sur l’écran du candidat et accède aux documents dans Doxis directement à partir de SAP SuccessFactors.
Avantages de l’archivage de documents et de données de SAP dans un ECM
Associer un ECM à SAP présente quatre principaux avantages :
- Conformité : les fichiers et les données sont archivés selon les principes de l’archivage à valeur probante, ce que SAP seul ne permet pas.
- Source unique de vérité : tous les documents sont stockés dans un seul logiciel.
- Efficacité des technologies employées : en utilisant les technologies de pointe prises en charge par l’ECM, comme l’OCR, l’IA et l’apprentissage automatique, vous pouvez automatiser vos processus métier et les optimiser.
- Éviter les changements de supports : un ECM intègre l’archivage à valeur probante dans SAP en toute transparence, sans basculement compliqué d’un logiciel à l’autre.
SAP et le logiciel d’ECM s’échangent des informations. La communication entre ces applicatifs et l’utilisateur est également transparente. Cela signifie que vous continuez à mettre en œuvre toutes les étapes de travail dans SAP. L’ECM fonctionne en arrière-plan. Vous n’avez pas besoin de quitter SAP pour archiver ou visualiser des documents.
D’autres avantages découlent des technologies embarquées dans l’ECM. Par exemple, la reconnaissance optique des caractères associée à l’IA fait partie intégrante d’un ECM. Les gains d’efficacité qui en résultent dans l’application permettent de gagner du temps et d’économiser des ressources. Vous pouvez ainsi concevoir votre prochain projet d’archivage de manière encore plus rapide et plus automatique, directement dans le système SAP, bien entendu.
En résumé : archiver les données avec SAP selon les principes d’archivage à valeur probante
Les fichiers d’archive de SAP ne respectent pas, par défaut, les exigences du Code des impôts allemand (AO), de la réglementation GoBD et du Code du commerce allemand (HGB). En vertu de ces réglementations, les documents, données et enregistrements doivent être protégés. Néanmoins, un ECM ou une GED peut vous aider à garantir l’archivage à valeur probante dans SAP. Dans le cadre de cette infrastructure, l’ECM archive les dossiers et les documents conformément à la réglementation. L’accès et la gestion continuent d’être effectués dans SAP. Cela simplifie et optimise les processus de travail. L’automatisation des processus autorise également la gestion des données : désormais, vous pouvez optimiser l’usage des ressources.
