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Archivado SAP: almacenamiento de documentos a prueba de auditorías
De acuerdo con las leyes relacionadas con la conservación de registros electrónicos, las empresas deben conservar sus documentos empresariales digitales durante un período de tiempo determinado y a prueba de auditorías. Esto puede suponer diferentes retos para las compañías, ya que SAP no proporciona un archivado apto para auditorías. Y, de la misma manera, el volumen de datos y documentos que gestionan las empresas es cada vez mayor, lo que aumenta considerablemente el trabajo administrativo.
En este artículo te explicamos cómo implementar de manera eficiente el almacenamiento a prueba de auditorías en SAP gracias a interfaces a sistemas externos.
Archivado de datos vs. archivado de documentos: ¿qué diferencias hay?
SAP distingue entre archivado de datos y archivado de documentos.
Archivado de datos
El archivado de datos implica la conservación y el almacenamiento a largo plazo de los datos que ya no se utilizan de manera activa. Las empresas tienen que archivar estos datos cuanto antes en los sistemas adecuados y en un formato a prueba de auditorías.
Esto supone que, aunque puedes seguir accediendo a los datos si lo necesitas, las funciones de edición están limitadas. Como objeto de archivo, los datos ya no se pueden modificar.
Archivado de documentos
Las empresas deben almacenar ciertos documentos relacionados con su actividad (como contratos, facturas o informes anuales) en un formato a prueba de auditorías y durante el período de conservación legalmente establecido. Los requisitos que debe cumplir el archivado digital se recogen en las normativas pertinentes.
¿Qué es el archivado a prueba de auditorías?
En general, el archivado a prueba de auditorías implica el almacenamiento de datos y documentos de un modo que permita su ubicación y rastreo. Por ejemplo, se deben proteger ante modificaciones, falsificaciones o manipulaciones posteriores. No puedes editar los documentos y los datos una vez archivados.
De este modo, queda regulado en las normativas correspondientes cómo se deben gestionar los objetos de archivo para ser considerados a prueba de auditorías. Los sistemas de almacenamiento te ayudan a almacenar los objetos de archivo adecuadamente y de manera completa. Por su parte, los historiales de versiones proporcionan un registro de todos los cambios realizados en los documentos. Esto significa que se pueden rastrear todas las actividades empresariales, y es la única manera de garantizar que los archivos son aptos para auditorías en todo momento. El archivado a prueba de auditorías evita la pérdida de datos y documentos.
Consejo: infórmate sobre las normativas aplicables y la seguridad a prueba de auditorías en nuestro glosario.
El problema con el archivado en SAP
En SAP, guardas los datos y los documentos en un servidor de contenido, por ejemplo, un servicio aparte. Almacenar los documentos sin más no es lo mismo que archivarlos. Los sistemas de archivado adecuados tienen en cuenta los requisitos legales y cumplen con los principios básicos del archivado digital.
Sin embargo, los sistemas de almacenamiento sencillos como SAP Content Server no ofrecen un archivado apto para auditorías y no cumplen con los requisitos legales mínimos. El archivado conforme con la ley solo se puede conseguir con sistemas externos conectados con SAP a través de interfaces. Estos sistemas son los que te proporcionan un archivado de tus documentos a prueba de auditorías.
Archivado a prueba de auditorías con un sistema de terceros
Los sistemas externos o de terceros, como los sistemas certificados de gestión documental (DMS) o de gestión del contenido empresarial (ECM), te pueden ayudar a almacenar la información en formatos aptos para auditorías. Lo ideal, obviamente, es contar con un software que ofrezca una interfaz estándar a SAP y así garantizar un flujo correcto de la información en ambas direcciones.
¿Cómo se aplica esto de manera práctica?
- Puedes trabajar en SAP como sueles hacerlo y, por ejemplo, crear un nuevo proveedor*.
- Esto inicia un evento en el DMS y crea automáticamente una carpeta de proveedor.
- De esta manera, cualquier documento y archivo relevante para el proveedor se almacena en la carpeta correspondiente del sistema DMS o ECM,
- a la que luego podrás acceder directamente en SAP utilizando la interfaz.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraArchivado apto para auditorías: ¿en un DMS o en un ECM?
Sistema de gestión documental
Los sistemas de gestión documental gestionan todos los documentos de tu negocio en una ubicación centralizada, desde el momento en el que se crean hasta que se eliminan. Esto también implica el archivado apto para auditorías de los documentos, ya sean facturas, contratos, datos de candidatos o registros de transacciones.
Asimismo, los DMS gestionan toda la información de conformidad con el RGPD. La seguridad a prueba de auditorías también incluye el tratamiento de datos personales confidenciales de acuerdo con las leyes y normas aplicables.
Sistema de gestión del contenido empresarial
Por su parte, los sistemas de gestión del contenido empresarial pueden hacer muchas más cosas. Normalmente, el propio núcleo de un sistema ECM es el DMS, el cual se complementa con diferentes aplicaciones de software que configuran unos procesos empresariales ampliamente automatizados. Lo que consiguen las interfaces es poder expandir las funcionalidades del ECM al propio SAP.
Por ejemplo, el reconocimiento de texto por OCR y la extracción de datos automatizada que proporciona el DMS sirven para capturar y estructurar la información a partir de un documento escaneado. A partir de ahí, el ECM transfiere toda esta información al entorno SAP. Si, por otra parte, integras otros sistemas de terceros, como Microsoft Office, Salesforce, o SAP SuccessFactors, puedes crear unos workflows fluidos entre múltiples programas.
Caso de uso: solución de archivado para SAP SuccessFactors con un sistema de ECM
Basándonos en el ejemplo de SuccessFactors, te mostraremos cómo conseguir un archivado de datos apto para auditorías en SAP gracias a un sistema ECM. SAP SuccessFactors se define como una suite de gestión de la experiencia humana que incluye soluciones para los departamentos de RR. HH., desde la selección hasta la formación.
Archivo de datos a través de ECM en SAP SuccessFactors
Ey, Doxi, ¿cómo funciona el archivado de datos mediante sistemas ECM en combinación con SAP SuccessFactors?
La interfaz conecta el sistema ECM con SAP SuccessFactors. Cuando se recibe una candidatura, no solo se crea un nuevo candidato en SAP SuccessFactors, sino que también se genera un nuevo registro en el ECM. A partir de ahí, se transfieren automáticamente todos los documentos y se ponen a disposición de los usuarios autorizados. En este registro se pueden encontrar todos los documentos del candidato, desde el CV hasta la carta de presentación.
Por otro lado, una vez iniciado el workflow, los empleados pertinentes pueden revisar la candidatura a través de un enlace a la carpeta digital de candidato en la pantalla correspondiente y acceder a los documentos en Doxis directamente desde SAP SuccessFactors.
Beneficios del archivado de documentos y datos de SAP en un sistema de ECM
Combinar un sistema ECM con SAP te aporta cuatro beneficios principales:
- Cumplimiento normativo: las carpetas y los datos se archivan en un formato apto para auditorías, algo que no es posible contando únicamente con SAP.
- Centralización de la información: todos los documentos se almacenan en un solo software.
- Tecnologías eficientes: los ECM, mediante el uso de la última tecnología, como el OCR, la IA y el aprendizaje automático, te permiten automatizar tus procesos empresariales y hacer que sean más eficientes.
- Fluidez entre sistemas: los sistemas ECM integran sin fisuras el archivado a prueba de auditorías en SAP, y sin necesidad de cambiar entre programas.
SAP y el sistema de ECM intercambian la información entre ellos de manera automática, y la comunicación entre los sistemas y el usuario también se realiza con total fluidez. Esto supone que sigues implementando todas las tareas en SAP mientras el sistema ECM trabaja en segundo plano. No tienes que abandonar SAP para archivar o visualizar documentos.
Las tecnologías del ECM te proporcionan otros beneficios adicionales, por ejemplo, la tecnología OCR combinada con la IA, que aumenta tu eficiencia y, por lo tanto, te ahorra tiempo y recursos. De este modo, puedes diseñar tu siguiente proyecto de archivado todavía más rápido y de manera más automatizada. Y todo ello, obviamente, sin salir de tu sistema SAP.
Resumen: consigue un archivado de datos en SAP a prueba de auditorías
En definitiva, los datos y documentos que archivas en SAP no cumplen necesariamente (o al menos no por defecto), con la normativa vigente en materia de protección de la información. De acuerdo con estas normativas, los documentos, los datos y los registros deben permanecer protegidos. Sin embargo, los sistemas ECM o DMS te pueden asegurar un archivado en SAP a prueba de auditorías. Como parte de tu infraestructura, el sistema de ECM archiva los documentos y los datos de acuerdo con las leyes aplicables, pero el acceso y la administración se siguen realizando a través del sistema SAP. Esto simplifica los procesos de trabajo y los hace más eficientes. Los procesos automatizados también ofrecen un enorme potencial para la gestión de datos: a partir de ahora, podrás utilizar tus recursos de un modo totalmente optimizado.