Chaque jour, les entreprises reçoivent d’innombrables documents au format papier et sous forme électronique, par exemple des e-mails et des formulaires en ligne. La classification des documents est une étape importante du processus de saisie de ces documents et de traitement de leurs informations ; en outre, la technologie d’IA joue un rôle essentiel dans cette classification en garantissant la classification automatique des documents électroniques ou numérisés et l’optimisation de leur saisie.

Cet article donne un aperçu complet de l’automatisation de la classification des documents et de la manière dont elle peut améliorer vos processus d’input management.

Définition : Qu’est-ce que la classification des documents ?

Lors de cette opération, les documents sont affectés à des classes de documents prédéfinies. Le document est saisi, les informations qu’il contient sont lues, puis la technologie comprend de quel type de document il s’agit. La solution détermine également l’emplacement où le document doit être stocké, les informations à extraire et le flux de travail vers lequel il doit être acheminé.

Ces solutions s’appuient sur des technologies comme la reconnaissance optique des caractères (OCR) et l’IA, qui reconnaissent les différences les plus fines entre les catégories de documents. La reconnaissance optique des caractères sert à saisir, classer et structurer le contenu textuel des fichiers images. Elle permet de stocker, de gérer, de rechercher et d’analyser les documents et les informations qu’ils contiennent.

L’importance de la classification des documents

Une classification des documents qui fonctionne bien est une étape importante pour l’efficacité de l’input management : lorsque vous améliorez la classification de vos documents, vous pouvez tirer parti de la numérisation de l’information, utiliser des logiciels d’extraction de cette même information et l’acheminer vers un flux de travail. Dans le cas contraire, l’input management peut être lente et inefficace. Des arriérés et des retards peuvent se produire. Les erreurs de classification de documents peuvent également avoir un impact négatif sur les flux de travail en aval.

Comment la classification des documents fonctionne-t-elle avec l’IA ?

Saisie des documents électroniques et physiques

La première étape consiste à numériser les documents papier, c’est-à-dire à les scanner, ce qui permet de créer un fichier électronique au format JPG ou PDF. Si un document est déjà disponible sous forme numérique, il convient d’abord de déterminer s’il est non structuré, semi-structuré ou structuré. Par exemple, un format d’image et des fichiers PDF scannés sont considérés comme non structurés, car l’information qu’ils renferment est disponible sous forme numérique sans pouvoir être lue et traitée par l’équipement. Les informations individuelles ne sont pas non plus classées ni structurées. Le numéro de facture, par exemple, n’est pas clairement identifiable par l’équipement comme numéro de facture. Un fichier PDF, en revanche, est partiellement structuré, car ses informations sont au moins lisibles par la machine, mais elles ne sont pas clairement attribuées. Les données reçues au format XML, comme les formats ZUGFeRD et XRechnung pour les factures électroniques en Allemagne et dans l’UE, sont considérées comme structurées parce que les informations qu’elles contiennent sont reconnues et traitées par le logiciel correspondant.

Classification des documents

Pour classer les documents non structurés et semi-structurés, un logiciel d’OCR qui capture le contenu est nécessaire . Il s’agit d’une technologie qui détecte le texte dans une image numérique. Elle numérise les informations du format de l’image et les met à disposition du système.

Lorsque vous utilisez l’IA pour classer des documents, les informations sont lues avec une meilleure qualité et mieux comprises ; même les fichiers manuscrits ou mal numérisés sont plus faciles à capturer. L’IA compare les documents aux documents existants, ce qui permet de comprendre les informations disponibles.

Au cours de l’étape suivante d’extraction des données, l’IA évalue les informations saisies et les enregistre dans un format structuré. Elle détecte le numéro d’une facture, par exemple, et l’ajoute dans le système.

Pourquoi la classification automatique des documents est cruciale

Automatisation des flux de travail

L’automatisation de la classification des documents prend essentiellement en charge les tâches accomplies par le service courrier : à la place d’un employé, le système identifie le type de chaque document. Il décide ensuite des traitements aval qui doivent logiquement être exécutés. Si le document entrant est une facture, il est acheminé vers la comptabilité. L’étape suivante du processus est la vérification des factures. En revanche, une candidature est transmise au service des ressources humaines, qui la gère, ou une réclamation est transmise au service clientèle, etc.

Avantages de l’automatisation de l’input management

La classification des documents est une étape essentielle de la préparation de l’information en vue de son traitement numérique et de son extraction ultérieure. Par exemple, si une classe de documents est mal définie, le document risque d’être acheminé vers le mauvais employé, d’être mal classé ou de se retrouver dans le mauvais flux de travail, où il risque d’être traité de manière incorrecte ou trop tardive. La découverte de l’erreur risque de prendre des jours ou des semaines. En conséquence, une facture court le risque d’être payée en retard. Sans classification des documents, l’input management peut s’avérer un processus inefficace, coûteux et lent.

Ce type de traitement est plus efficace grâce à l’automatisation. L’IA et l’apprentissage automatique améliorent en effet la qualité des données en détectant mieux le type de document.

Gains de temps et économies de ressources

En pratique, la classification des documents assistée par IA permet d’organiser et d’analyser automatiquement de grandes quantités de documents. Alors que l’organisation manuelle des documents peut prendre des heures, l’automatisation peut vous faire gagner un temps précieux. Le système vérifie également que les documents sont complets et exempts d’erreurs. L’automatisation de la classification des documents améliore donc l’efficacité globale.

Amélioration de la satisfaction des clients

Utiliser la technologie de classification des documents pour optimiser l’input management permet aussi d’automatiser certains aspects du service à la clientèle de l’entreprise et de résoudre efficacement les problèmes quotidiens. Le système identifie rapidement et facilement la catégorie d’un problème client et le transmet automatiquement au service concerné. Les dossiers clients sont résolus plus rapidement, sans arriérés de traitement ni longues périodes d’attente pour trouver le bon conseiller du service clientèle.

Respect sans faille des règles de protection des données et de conformité

Compte tenu des nombreuses réglementations relatives au traitement des données, il est important que les entreprises stockent les informations de manière à ce qu’elles ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées. Lorsque les documents sont mieux organisés et ne comportent pas d’erreurs, votre entreprise est en mesure de stocker les informations pertinentes pour l’activité conformément aux réglementations et aux délais de conservation applicables.

Mise en œuvre d’un processus de classification intelligente des documents

Pour mettre en place la classification automatique des documents dans votre entreprise, vous devez d’abord comprendre vos processus actuels, y compris les services par lesquels les documents parviennent dans l’entreprise. Les services habituels qui traitent souvent un grand nombre de documents sont la comptabilité, les ressources humaines et le service clients.

Un système de classification automatique des documents prend en charge les tâches effectuées par le service courrier classique de l’entreprise. Les documents entrants sont correctement saisis, puis classés avant que les informations qu’ils contiennent ne soient extraites, puis acheminées vers le flux de travail approprié. En utilisant les technologies d’IA et d’apprentissage automatique, vous pouvez améliorer la précision et l’efficacité de vos processus d’input management.

FAQ sur la classification des documents