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Factur-X : le format hybride pour la facturation électronique obligatoire
Les entreprises qui ont déjà mis en place des processus de facturation électronique sont bien placées pour faire face à la prochaine obligation de facturation électronique. Factur-X est un format de facture électronique déjà utilisé par les entreprises françaises pour envoyer des factures à l’administration fiscale, notamment. C’est pourquoi les ERP et les logiciels de facturation les plus répandus le prennent en charge. Cette situation facilite le passage du traitement manuel au traitement électronique des factures.
Cependant, le plus grand avantage est le caractère hybride de Factur-X : ce format permet à la fois le traitement de factures électroniques et non électroniques.
Factur-X expliqué simplement
Factur-X correspond à la norme européenne EN 16931. Factur-X est un format de données de facturation standardisé pour la génération et le traitement ultérieur des factures électroniques (e-factures). Format de données hybride, il est lisible par les humains et les machines.
Fonctionnement de Factur-X
Une facture électronique au format Factur-X est constituée de deux éléments :
- Un document PDF (PDF/A-3)
- Des données de facturation intégrées au format XML
Le document PDF constitue le composant visuel de la facture électronique. Il est lisible par l’homme. Une copie identique de la facture au format XML est incluse dans le PDF. Si vous envoyez une facture au format Factur-X, vous envoyez automatiquement les données XML structurées et lisibles par machine. Les logiciels peuvent ainsi poursuivre le traitement de la facture électronique par voie électronique.
Formats approuvés pour les factures électroniques
Vous devrez satisfaire à toutes les exigences en matière de facturation électronique d’ici 2028 au plus tard. Vous ne pourrez alors envoyer et recevoir des factures que dans un format approuvé. Factur-X est considéré comme un format autorisé et est donc conforme aux exigences obligatoires en matière de facturation électronique.
Factur-X est-il également pertinent au niveau international ?
Factur-X est un format de facture pertinent au niveau national, car les entreprises peuvent l’utiliser pour répondre aux exigences de la facturation électronique. Outre les règles commerciales nationales, Factur-X est également conforme aux normes Cross Industry Invoice (CII) de l’organisme de normalisation européen CEN. Factur-X est donc un format de facture que vous pouvez utiliser au niveau national et international.
D’ailleurs, la loi sur la facturation électronique n’est pas la seule à modifier les modalités de traitement des factures par les entreprises en Europe. Outre les processus de facturation électronique, l’UE envisage également d’harmoniser le système européen de TVA. En conséquence, le paquet de mesures ViDA (ou TVA à l’ère numérique) imposera de nouvelles exigences aux systèmes de facturation des entreprises. Au plus tard lors de l’entrée en vigueur de la ViDA, un format de facture européen uniforme sera obligatoire. Factur-X répond à ces exigences.
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Processus de facturation électronique pour les destinataires
Les factures au format Factur-X sont réceptionnées par les systèmes informatiques de manière entièrement automatique. Factur-X fournissant les données des factures directement au format XML, aucune technologie d’OCR (reconnaissance optique de caractères) n’est nécessaire. Il n’est pas non plus nécessaire d’extraire et de classer les données. Celles-ci étant déjà disponibles sous forme de données structurées, le logiciel peut les importer directement.
Cependant, votre solution doit prendre en charge le format Factur-X. Dans Doxis, le traitement des factures comprend les étapes suivantes :
Étape 1 : Doxis accepte la facture électronique entrante directement pour traitement.
Étape 2 : il enregistre automatiquement la facture dans le dossier électronique contextuel.
Étape 3 : il vérifie si la facture entrante est correcte d’un point de vue formel et factuel.
Étape 4 : il exécute le processus d’approbation des factures.
Étape 5 : il comptabilise automatiquement les factures avec la référence du bon de commande (automatisation de la comptabilité fournisseurs).
Étape 6 : il archive la facture en respectant les principes de l’archivage à valeur probante.
Processus de facturation électronique pour les expéditeurs
Pour envoyer des factures Factur-X, vous devez connecter votre ERP à un logiciel de création de factures au format Factur-X. Dans ce cas, vous générez vos factures dans votre ERP. Ces factures sont ensuite transférées automatiquement au format Factur-X, puis envoyées.
Si vous envoyez des factures à des services publics, sachez qu’ils travaillent souvent avec un portail de facturation comme Peppol. La connexion correspondante est donc nécessaire. D’autre part, votre système de facturation requiert idéalement une connexion Peppol pour collecter les factures. Vous pouvez alors recevoir, traiter et transmettre des factures au format Factur-X de manière entièrement automatique.
En résumé : recevoir et traiter des factures électroniques avec Factur-X
Les entreprises françaises doivent se préparer à recevoir et à traiter des factures électroniques à partir de septembre 2026. Pour être prêtes, il leur faut une solution de facturation qui prend en charge des formats de données approuvés tels que Factur-X pour les factures électroniques. Avec la solution Doxis, vous pouvez mettre en place des processus électroniques cohérents et gérer le traitement et l’archivage de vos factures conformément à la loi.
