FrançaisSER Blog Customer Stories & Use Cases
Reconnaissance de l‘écriture manuscrite : numériser l‘écriture manuscrite avec la technologie d’OCR et l‘IA
Des notes personnelles aux comptes rendus de réunion écrits, en passant par les anciens documents manuscrits conservés dans les archives, tous ces documents contiennent des informations difficilement accessibles et, parfois, difficilement lisibles au format papier. Numériser des documents manuscrits au sein d‘un système de gestion documentaire (GED) tombe alors sous le sens : les informations qu’ils renferment sont à nouveau facilement accessibles, les données replacées dans leur contexte métier et des documents entiers peuvent être immédiatement retrouvés.
Dans cet article, découvrez comment convertir rapidement et précisément l‘écriture manuscrite au format numérique à l‘aide de la technologie d’OCR et de l‘intelligence artificielle (IA).
Numériser des documents manuscrits : pourquoi est-ce important en contexte professionnel ?
Principaux points de la réunion, notes de conversation téléphonique ou brèves réflexions : tous ces éléments sont rapidement saisis à la main. Si elles ne sont pas numérisées, ces informations sont perdues à jamais. Il en va de même pour les documents anciens conservés dans les archives : mal conservées, les transcriptions historiques s‘effacent avec le temps. Mais, même s‘ils survivent à l‘éternité, les documents papier sont inutilisables pour les processus opérationnels et stratégiques.
En numérisant les documents manuscrits, vous rendez toutes les informations importantes de votre entreprise facilement utilisables et retrouvables.
Centraliser la gestion documentaire dans la GED
La numérisation des manuscrits s‘effectue de préférence au sein d‘un système de gestion électronique des documents (GED). Il vous permet de centraliser la création, l’édition, la vérification et l’archivage de vos documents. Ainsi, tous vos documents commerciaux et de travail sont facilement accessibles à vos seuls salariés autorisés.
Les informations manuscrites sont toujours enregistrées dans la GED dans leur contexte. Concrètement, cela signifie que des réflexions à propos d’un contrat sont jointes à sa copie numérisée. Ainsi, vos collègues peuvent visualiser leurs propres pensées, y réagir ou en faire le suivi. Si les notes autrefois manuscrites ne sont plus d‘actualité, elles n‘en demeurent pas moins importantes, car elles indiquent le motif de la création d’une nouvelle version d’un document à un instant T.
Amélioration de la qualité des données
La numérisation de textes manuscrits permet également d‘améliorer la qualité des données. Les données sont, d’une part, enregistrées dans leur contexte, ce qui minimise les dark data dans l‘entreprise. D‘autre part, elles ne peuvent être éventuellement valorisées qu‘une fois numérisées : par exemple, si le texte n‘est pas lisible à l‘œil nu en raison d‘une graphie particulière ou d‘une écriture illisible.
Doxis Intelligent Content Automation
Avec Doxis Intelligent Content Automation, SER vous fait passer au niveau supérieur de l'enterprise content management
Lire maintenantNumériser l‘écriture manuscrite avec la technologie d’OCR : mode de fonctionnement
Vous numérisez les textes manuscrits à l‘aide de la technologie d’OCR (Optical Character Recognition), c‘est-à-dire de la reconnaissance optique des caractères. Il s‘agit d‘un procédé qui transforme les mots et chiffres au format papier en données lisibles par un ordinateur ou qui convertit justement l‘écriture manuscrite en texte, lequel peut également faire l‘objet de recherches électroniques. Un scan numérise des documents, comme des notes manuscrites, uniquement sous forme de fichier image. Seule la technologie d’OCR permet de filtrer des mots spécifiques au sein du fichier.
Quelles sont les limites de la technologie d’OCR ?
La reconnaissance optique des caractères repose sur la reconnaissance de modèles. En principe, cette technologie permet aussi de convertir l‘écriture manuscrite en texte lisible par un ordinateur. Par ailleurs, la reconnaissance des formes rend la numérisation de l‘écriture manuscrite beaucoup plus difficile, car, qu‘il s‘agisse d‘écriture cursive ou d‘écriture d‘imprimerie, chaque personne dans le monde possède une écriture différente. Il est donc difficile de trouver un modèle. C‘est l‘écriture qui décide de la manière d‘écrire le « E » ou le « Z ». Cette technologie est ainsi relativement sujette aux erreurs lorsqu‘il s‘agit de convertir des manuscrits au format numérique.
Pourquoi l‘IA est-elle indispensable à la numérisation de l‘écriture manuscrite ?
L‘intelligence artificielle corrige les points faibles de la reconnaissance optique des caractères. Les logiciels d‘OCR dotés d’une intelligence artificielle sont suffisamment souples pour reconnaître des modèles même dans les écritures les plus diverses. Cette association de technologies accroît nettement la précision des textes convertis. Il est ainsi possible de bien numériser des manuscrits complexes comportant des lettres et des signes impairs.
Parallèlement, l‘intelligence artificielle améliore la qualité des données. Si un document de référence en lien avec le document manuscrit est présent dans la GED, l‘IA compare les deux documents. Elle identifie ainsi les éventuelles erreurs et signale les divergences.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantNumériser l‘écriture manuscrite avec la reconnaissance optique des caractères assistée par l‘IA
Hé Doxi, comment fonctionne la reconnaissance de texte OCR dans le système de gestion documentaire (GED) ?
Doxis s‘appuie sur la reconnaissance optique des caractères assistée par l‘IA pour numériser vos documents papier.
Étape 1 : numérisation de remplacement de documents manuscrits
Commencez par numériser vos documents manuscrits. La numérisation de remplacement vous permet de détruire le document manuscrit après l‘avoir numérisé. Le document scanné remplace alors le document original. L‘idéal est de numériser tous les documents d‘une entreprise dès leur réception.
Tous les documents convergent alors vers la boîte de réception électronique. Si, par exemple, une note manuscrite rédigée sur un post-it accompagne un document, celle-ci est aussi numérisée d’emblée pour créer des processus documentaires transparents.
Étape 2 : reconnaissance optique des caractères - conversion d’une image en texte
La reconnaissance optique des caractères convertit ensuite le fichier image numérisé en texte lisible par l’ordinateur.
Étape 3 : extraction des données du document
Comme il ne s‘agit pas d‘un type de document classique (contrat ou facture, par exemple) qui suit un modèle uniforme, il n‘y a pas non plus de classification suivie d‘une extraction de données. Du moins, pas comme au sens traditionnel du terme. Au lieu de cela, l‘IA lit le contenu et l‘interprète.
Étape 4 : classement, exploitation et archivage des documents
Si, par exemple, des notes ont été prises lors d‘un rendez-vous avec un client et que son numéro a été noté, l‘IA peut clairement attribuer le document à ce client. Des assistants intelligents comme Doxi sont alors en mesure d’enregistrer le document dans le bon contexte et dans le bon dossier électronique. Dans cet exemple, il est donc stocké dans le dossier des comptes rendus d‘entretien du dossier électronique du client correspondant.
Numériser ses manuscrits pour en exploiter les données
Si les informations continuent d’être notées sur papier, elles doivent néanmoins être mises à disposition. La solution ? La reconnaissance optique des caractères assistée par l‘IA. Grâce à l’apprentissage machine, l‘IA en apprend toujours plus et peut même convertir des écritures manuscrites. Avec Doxis, vous numérisez tous vos documents, y compris vos documents manuscrits, dès leur réception.
