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Haz que los textos sean legibles: digitaliza tus documentos manuscritos con el OCR y la IA
Desde notas personales hasta actas de reuniones tomadas a mano o documentos manuscritos archivados desde hace muchísimo tiempo: la información en formato impreso es esencialmente inaccesible y a menudo apenas legible. ¿Cómo puedes resolver este problema? Digitaliza tus documentos manuscritos en un sistema de gestión documental (DMS). Desvela los datos ocultos y haz que la información sea fácilmente accesible, que esté disponible en el contexto empresarial adecuado y que puedas encontrar documentos enteros en segundos.
En este artículo, te mostramos cómo convertir de forma rápida y precisa tus documentos manuscritos a formato digital utilizando la tecnología de OCR y la inteligencia artificial (IA).
Digitalizar información manuscrita: ¿por qué es importante para tu negocio?
Ya sean notas de reuniones, resúmenes de llamadas telefónicas o una idea rápida apuntada en un papel, la escritura a mano suele ser la forma más rápida de capturar información. Pero, sin digitalización, esos detalles pueden perderse para siempre. Los documentos antiguos archivados corren la misma suerte: si se almacenan mal, se van deteriorando e, incluso si duran para siempre, su formato en papel los hace poco prácticos para las operaciones empresariales.
La digitalización de documentos manuscritos garantiza que la información valiosa no solo se conserve, sino que también sea accesible y utilizable cuando más importa.
Gestión documental centralizada con un DMS
La mejor forma de digitalizar documentos manuscritos es mediante un sistema de gestión documental (DMS). En lugar de dispersar notas por correos electrónicos, unidades compartidas y escritorios, el DMS lo mantiene todo en un solo lugar. Puedes crear, editar, verificar y archivar documentos asegurándote de que las personas adecuadas puedan encontrarlos.
Pero un DMS es mucho más. Mantiene las notas manuscritas en su contexto: las ideas vinculadas a un contrato permanecen con el documento digital, para que los compañeros puedan verlas, responderlas y hacer un seguimiento de los cambios. Incluso las versiones manuscritas más antiguas tienen una razón de ser, como mostrar la evolución de un documento con el tiempo.
Mejor calidad de los datos
Digitalizar los textos manuscritos impide que se acabe perdiendo información valiosa. Almacenar los datos en contexto ayuda a reducir los datos ocultos para que los detalles importantes no desaparezcan en cuadernos olvidados o archivadores misteriosos.
Hay información que solo resulta útil una vez digitalizada. Si la letra de alguien parece un código secreto o una receta médica, la tecnología de OCR interviene para hacerla legible, buscable y realmente útil.
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Leer ahoraDigitalizar escritura a mano con el OCR: ¿cómo funciona?
Los textos manuscritos se digitalizan mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Esta tecnología convierte las palabras y los números de la página en datos legibles por máquina, es decir, transforma la escritura a mano en un texto que se puede buscar digitalmente como cualquier otro. Mientras que un escáner digitaliza notas manuscritas y similares simplemente capturando una imagen, es la tecnología de OCR la que te permite buscar palabras concretas dentro del archivo.
¿Cuáles son las limitaciones de la tecnología de OCR?
El reconocimiento de texto por OCR funciona buscando patrones. En teoría, es ideal para convertir la escritura a mano en texto legible por máquina. Pero este mismo reconocimiento de patrones es lo que complica las cosas cuando hay que leer la escritura a mano, porque tanto si escribes en cursiva como en mayúsculas, la letra de cada persona es única. Al programa le cuesta encontrar un patrón cuando las es y las zetas son diferentes cada vez, y la tecnología acaba siendo relativamente propensa a errores.
¿Por qué es esencial la IA para digitalizar documentos manuscritos?
El OCR es excelente para convertir la escritura a mano en texto digital, pero tiene sus límites, sobre todo cuando se trata de garabatos que se parecen más a jeroglíficos que a palabras reales. Aquí es donde interviene la inteligencia artificial (IA). El OCR basado en IA reconoce patrones incluso en la escritura más inconsistente, proporcionando resultados mucho más precisos.
La IA también mejora la calidad de los datos cotejando el texto digitalizado con los documentos de referencia del sistema de gestión documental (DMS). Si algo no coincide, señala posibles errores, ayudando a detectar errores antes de que causen problemas.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraLa escritura manuscrita se une al reconocimiento de texto por OCR basado en IA
Oye Doxi, ¿cómo funciona el reconocimiento de texto OCR en el DMS?
Paso 1: Escaneo sustitutivo
El primer paso es el escaneo sustitutivo, digitalizar los documentos manuscritos para que la versión digital sustituya totalmente a la original. Esto significa que puedes deshacerte con seguridad de la copia en papel una vez escaneada, sin perder ninguna información. Lo ideal es digitalizar los documentos en cuanto llegan a tu empresa.
Se recopila todo en una bandeja de entrada digital. Si un partner comercial envía un documento con una nota adhesiva escrita a mano, ambos se digitalizan desde el primer momento. ¿El resultado? Un proceso documental totalmente digital de principio a fin: se acabó el papeleo desordenado y las notas perdidas.
Paso 2: Conversión de imagen a texto con el reconocimiento de texto por OCR
Una vez escaneados tus documentos manuscritos, el siguiente paso es el reconocimiento de texto por OCR. Como hemos explicado antes, esta tecnología convierte los archivos de imagen en texto legible por máquina, haciendo que las notas manuscritas se puedan buscar y utilizar.
Paso 3: Extracción de datos
A diferencia de los contratos o las facturas, los documentos escritos a mano no siguen un diseño estándar, por lo que no pueden clasificarse ni procesarse como los típicos datos estructurados. En su lugar, la IA interviene para leer e interpretar el contenido, reconociendo patrones y contexto para dar sentido incluso a la escritura menos convencional.
Paso 4: Archivo, disponibilidad y organización
Digamos que has garabateado notas y un número de cliente durante una reunión. La IA reconoce el contexto, vinculando esa información al cliente adecuado. Los asistentes inteligentes como Doxi se encargan de archivar el documento donde corresponde, como la carpeta de actas de la reunión en la eFile de cliente, para que sea fácil encontrarlo más tarde.
Arrojar luz sobre los datos ocultos
A veces, un bolígrafo y un papel siguen siendo la forma más rápida de capturar información. Pero si esas notas se quedan en papel, es como si no existieran. ¿La solución? Tecnología de OCR basada en IA. El aprendizaje automático ayuda a la IA a mejorar con el tiempo, reconociendo incluso la escritura más difícil.
Con Doxis, los documentos manuscritos se digitalizan en el momento en el que llegan para que nada se pierda por el camino. ¿Quieres ver cómo funciona? Ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ofrecerte una demo gratuita y sin compromiso.