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Tout savoir sur vos obligations concernant l’entretien professionnel.
L’entretien professionnel obligatoire, de quoi parle-t-on ?
L’entretien professionnel est un passage obligatoire dans la vie des entreprises en France. Chaque collaborateur a le droit, tous les deux ans, de faire le point sur son avenir professionnel avec un représentant de l’entreprise qui l’emploie. Loin d’être anecdotique, cet entretien est défini par la loi et s’accompagne d’obligations. Voyons tout cela.
Quelle est sa définition ?
L’article L 6315-1 du code du travail établit un entretien professionnel obligatoire entre tout salarié et son employeur. Cet entretien porte sur son évolution de carrière, l’évolution de son poste et ses possibilités de formation. Cet entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans et doit être complété, tous les six ans, d’un entretien professionnel approfondi qui revient sur le parcours et la carrière dans l’entreprise.
L’entretien professionnel n’est pas un bilan de son travail comme l’est l’ entretien annuel. Son objectif n’est pas d’évaluer les performances de l’employé·e à son poste mais de se focaliser sur son évolution professionnelle et notamment ses besoins en formation continue.
L’entretien professionnel obligatoire est aussi un excellent outil pour déterminer et anticiper les besoins futurs de l’entreprise en matière de compétences et de talents. En effet, il permet d’identifier les lacunes dans ces domaines lorsque tous les entretiens individuels ont été conduits en mesurant les écarts entre les compétences actuelles des employés et celles qui sont nécessaires à l’entreprise.
Que prévoit la loi ?
Deux lois votées en 2014 et 2018 encadrent les questions relatives à la formation professionnelle. Les objectifs de la puissance publique sont doubles:
- mettre en place un cadre légal pour inciter les entreprises à rester compétitives et productives en employant des collaborateurs bien formés et maîtrisant les compétences professionnelles nécessaires,
- s’assurer que la population active du pays a accès aux formations nécessaires pour entretenir ou acquérir les compétences nécessaires pour trouver et garder un travail. (maintenir l’employabilité)
En clair, avec la création d’un entretien professionnel obligatoire, l’Etat dote l’économie d’un outil destiné à combattre le chômage, maladie endémique de l’économie française, tout en poussant les entreprises à rester les plus compétitives possibles par le biais d’une meilleure adéquation de sa force salariale aux défis économiques auxquels elles sont confrontées.
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Lire maintenantQuelles sont les obligations légales de l’employeur ?
Une entreprise qui opère sur le sol français doit s’assurer que ces collaborateurs soient régulièrement formés en ce qui concerne leurs compétences professionnelles.
La loi stipule que toute entreprise doit informer chaque collaborateur, dès son embauche, qu'il “bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi.
L’entreprise doit donc non seulement conduire ces entretiens professionnels, mais aussi informer ses salariés de l’existence de ce dispositif dès l’embauche.
Toute entreprise qui ne respecte pas cette obligation, notamment si elle emploie plus de 50 personnes, devra abonder financièrement le compte personnel de formation de chacun de ses collaborateurs. Les sommes à verser pour chaque salarié se comptent en milliers d’euros.
Comment prouver le respect de ces obligations ?
Chaque entreprise a l’obligation de conserver les documents relatifs aux entretiens professionnels conduits tous les deux ans. Ces documents peuvent être des comptes-rendus, des synthèses d’entretiens et doivent entre autres comporter la date de l’entretien, les thèmes abordés comme l’évolution professionnelle, les besoins en formations.
Ces obligations de conservation sont similaires pour les entretiens approfondis qui doivent avoir lieu tous les six ans. Les documents doivent contenir les actions de formations passées, les évolutions prévues et doivent être datés.
Ces documents, qu’ils concernent l’entretien bisannuel ou l’entretien professionnel approfondi doivent être accompagnés d’une attestation signée par l’employé.
La loi ne prévoit pas de durée légale de conservation de ces documents mais il est recommandé de les conserver sur une période minimale de 6 ans afin de disposer des éléments de preuve nécessaires en cas de litige avec un employé ou de contrôle de la part de l’administration.
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Lire maintenantComment bien conserver les documents relatifs à l’entretien professionnel obligatoire ?
L’archivage des documents relatifs aux entretiens professionnels doit avoir une valeur probante. Cela signifie qu’ils doivent être conservés de manière à pouvoir être utilisés comme preuve en cas de litige ou de contrôle administratif.
Nous avons, dans d’autres articles de notre blog, déjà parlé de l’archivage à valeur probante, notamment en ce qui concerne les factures et autres documents comptables. Voici un rappel des principaux critères qui permettent de déterminer si votre archivage est conçu pour conserver des documents à valeur probante.
Une conservation fiable et sécurisée.
L’archivage des documents doit être fait de façon à garantir leur intégrité dans le temps. Cela passe par l’utilisation de formats de documents (tels que le format PDF/A pour les documents électroniques) qui interdisent leur altération. Le système d’archivage doit aussi être conçu pour permettre de restreindre l’accès à ces archives ainsi que le suivi des consultations par les personnes autorisées.
Un document signé.
Les comptes-rendus d’entretiens professionnels obligatoires doivent être signés à la fois par l’employé et l’employeur - ou le responsable hiérarchique idoine. Un archivage à valeur probante de ces comptes-rendus d’entretien doit garantir la validité de cette signature.
Le respect des normes d’archivage.
Une archive n’est pas une simple pile de cartons poussiéreux dans une pièce de stockage où une collection de fichiers numériques dans un disque dur quelconque. L’archivage répond à des normes. En cas d’archivage numérique, le respect d’une norme telle que la norme NF Z42-013 va aider à la démonstration du caractère probant des documents archivés. Cette norme définit effectivement les bonnes pratiques pour garantir l’intégrité, la pérennité et la confidentialité des documents électroniques. Le recours à une solution tierce d’archivage certifié rend plus aisé le respect des normes en vigueur.
Une conservation pérenne
Un système d’archivage à valeur probante doit être en mesure de garantir la conservation des documents dans le temps. Dans le cas d’archives financières et comptables, la loi prévoit une durée légale. Dans le cas des documents relatifs aux entretiens professionnels obligatoires, la loi ne précise aucune durée mais une entreprise doit être en mesure de stocker ces documents sur une durée minimale de 6 ans afin d’être en mesure de prouver, le cas échéant, son respect de la loi.
Une accessibilité en cas de besoin
Une archive n’en est pas une si les documents qu’elle contient ne sont plus accessibles au moment où il devient nécessaire de les consulter. Un système d’archivage à valeur probante doit garantir que les documents archivés restent lisibles, même après plusieurs années. Dans le cas d’archives électroniques, l’utilisation de formats spécifiques tels que le format PDF/A répond à ces obligations.
Hey Doxi, comment Doxis peut-il m’aider dans la gestion des entretiens professionnels obligatoires ?
La gestion des documents relatifs aux ressources humaines en entreprise est un des points forts de Doxis. Pour commencer, notre solution d’ECM (Enterprise Content Management ou Gestion de Contenu d’Entreprise) comporte des fonctionnalités de gestion des échéances. Avec Doxis, votre département RH ne passera pas à côté des dates où, pour chaque collaborateur, le moment de l'entretien professionnel obligatoire est arrivé.
Conjugué avec les fonctions de workflows automatisés, votre entreprise sera en mesure de respecter ses obligations légales sans avoir à recourir à une gestion administrative peu fréquente et donc sujette aux erreurs. Le système se chargera, par exemple, d’envoyer en temps et en heure un email - sans qu’une intervention humaine soit requise - aux responsables chargés des entretiens professionnels obligatoires.
Au-delà de ces fonctionnalités utiles pour respecter les échéances, Doxis est surtout une solution de gestion documentaire qui dispose de connecteurs avec des systèmes RH tels que ceux proposés par SAP. Que ce soit SAP HCM ou son successeur, SAP SuccessFactors, Doxis est en mesure de s'interfacer avec les outils familiers de votre département RH et de leur apporter la dimension d’archivage à valeur probante qui leur manque.
Nos équipes se tiennent à votre disposition pour une démonstration des capacités de Doxis pour la gestion des ressources humaines. Une démonstration peut être demandée ici.
