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Utiliza un plan de archivos para estructurar tu sistema de almacenamiento de documentos
Mucha gente conoce los planes de archivos, principalmente en el ámbito de la gestión de registros oficiales. Sin embargo, las empresas también pueden beneficiarse de una estructura de archivos bien planificada. Los planes de archivos organizan los documentos escritos y ayudan a mantener una vista general de grandes volúmenes de documentos, lo que facilita la búsqueda de la información.
En este artículo te contamos más sobre las ventajas de un plan de archivos y sobre cómo puedes crear uno para tu propio sistema de gestión documental.
¿Qué es un plan de archivos?
Un plan de archivos es una lista estructurada o jerarquía de categorías que se utiliza para clasificar y almacenar de manera sistemática los archivos y los documentos de una organización. Proporciona el marco de contenido de un archivo y permite el acceso a los documentos de acuerdo con su temática.
Los planes de archivos son lo mismo que los planes de registros, los planes de almacenamiento de archivos o los planes de carpetas. Suelen formar parte de las normas relativas a los registros. Estas normas regulan la gestión general de todos los registros de una organización o empresa.
¿Qué es un plan de archivos digital?
Tradicionalmente, el plan de archivos se utilizaba para organizar los documentos en papel. Un ejemplo de ello son, por ejemplo, los típicos separadores de las carpetas. Los planes de archivos digitales funcionan como estos separadores creando subcarpetas que generan una estructura organizada para los documentos digitales.
¿Cómo se estructura un plan de archivos?
La estructura de un plan de archivos es jerárquica y se basa en categorías y subcategorías. Se centra en las tareas que implican las actividades de la organización y, por ejemplo, puede dividirse en categorías (como departamentos, proyectos y clientes) o en determinados tipos de documentos. Es importante que el plan de archivos sea lógico y comprensible para los usuarios. Para ello, debes nombrar las categorías claramente de acuerdo con las convenciones lingüísticas de tu organización.
Es aconsejable revisar y actualizar periódicamente el plan de almacenamiento de archivos, según tus necesidades, para garantizar que cumple con los requisitos y procesos empresariales actuales.
¿Dónde es necesario el uso de planes de archivos?
Los planes de archivos son parte fundamental de la Administración pública. Sin embargo, las empresas también pueden sacar provecho de los planes de archivos, para, por ejemplo, almacenar información de los empleados en los registros correspondientes y en un formato bien estructurado, establecer un manual claro de gestión de la calidad u organizar todos los documentos de los proveedores con rapidez en carpetas específicas según se trate de presupuestos, pedidos, facturas o notas de entrega.
¿A qué se debe la importancia del plan de archivos?
Para las empresas, organismos públicos u otras organizaciones, la implementación de un plan de archivos y su adecuado seguimiento es muy importante para simplificar la organización, el archivado y el acceso a los documentos, así como para mejorar la eficiencia y cumplir con los requisitos normativos correspondientes.
Un plan de archivos bien diseñado regula qué documentos se guardan en cada carpeta y facilita su localización gracias a una estructura clara y comprensible. Asimismo, permite el registro completo de todos los documentos relevantes y controla quién puede verlos y editarlos.
¿Cuáles son las ventajas de un plan de archivos?
Un plan de almacenamiento de archivos bien estructurado ofrece diferentes beneficios a las organizaciones y empresas en cuanto a la gestión de sus documentos e información. He aquí algunas de las principales ventajas de un plan de archivos:
1. Diferentes tipos de documentos clasificados por temáticas
Con un plan de archivos, puedes agrupar los documentos que pertenecen a una misma temática. Por ejemplo, puedes organizar los documentos para una candidatura de empleo en un registro de candidato basado en los diferentes tipos de documentos implicados, como las cartas de presentación, los CV, los certificados, las referencias, las muestras y la correspondencia por correo electrónico.
También puedes asignar estos documentos a diferentes carpetas digitales sin tener que hacer copias para cada ubicación. Solo tienes que vincular el registro de candidato al registro de empleado correspondiente una vez que este se incorpora a tu empresa. De este modo, los documentos de candidatura de tu nuevo empleado pasan a estar directamente disponibles en su registro de empleado.
2. Menos tiempo de búsqueda
Gracias a la estructura jerárquica del plan de archivos, tus documentos son siempre fáciles de encontrar. Además de los documentos de candidatura, existen, por ejemplo, estructuras de carpetas subordinadas en tus registros de empleado para cuestiones contractuales, nóminas, cursos de formación y evaluaciones de rendimiento. Si ahora necesitas información sobre las condiciones laborales de un empleado, solo tienes que acceder a su registro de empleado y a la subcarpeta «contrato de empleo» para ver los acuerdos contractuales vigentes.
En un sistema de gestión documental (DMS), el plan de archivos te muestra la ruta a la ubicación donde está almacenado el documento. Puedes utilizar las funciones de búsqueda para buscar directamente documentos individuales utilizando, por ejemplo, la búsqueda de texto completo. La búsqueda en el plan de archivos también muestra los documentos en todo su contexto. De este modo, obtienes una vista completa directa de los contenidos de una carpeta.
3. Una mejor perspectiva de los procesos empresariales
El plan de archivos puede reflejar los distintos pasos y etapas de los procesos empresariales. De este modo, se mejora la transparencia del progreso de los proyectos y los workflows. Por ejemplo, puedes detectar más rápidamente si falta un documento porque la carpeta correspondiente está vacía.
4. Asignación de permisos sencilla
El plan de archivos puede sentar los cimientos para la implementación de controles de acceso. La estructura clara te permite limitar las autorizaciones a categorías o niveles específicos del plan de archivos. Esto garantiza que solo las personas autorizadas tienen acceso a determinados documentos y que se mantiene la protección de datos.
En la carpeta de empleado, por ejemplo, todos los documentos son visibles para cada trabajador de RR. HH., excepto la subcarpeta para las nóminas, porque solo los empleados seleccionados tienen acceso a ella. También es posible compartir las evaluaciones de los empleados con los jefes de equipo.
Crea un plan de archivos para SAP, Salesforce y más
Para crear un plan de archivos digital, elige una estructura de almacenamiento de archivos práctica con las categorías y subcategorías que necesitas de acuerdo con tus procesos y tu estructura organizativa. Integra esta estructura en tu DMS, donde gestionas todos tus documentos y a continuación, verás que estos se asignan automáticamente a carpetas digitales en función de los criterios definidos en el plan de almacenamiento de archivos.
Algunos DMS, como Doxis, ofrecen interfaces con soluciones autónomas. De esta manera, una vez conectado, Doxis implementa la estructura de archivos en el sistema relacionado, como, por ejemplo, Salesforce.
Statu quo: en la solución de CRM Salesforce todos los documentos relacionados con un cliente suelen almacenarse en una carpeta general sin estructurar. Por lo tanto, cuantos más documentos se acumulan, más confuso se vuelve el sistema de almacenamiento de archivos.
Solución: tras la integración de Doxis, el DMS puede crear automáticamente un registro de cliente con una estructura de archivo predefinida en el momento de añadir un nuevo cliente en Salesforce. De la misma manera, la estructura también se muestra directamente en Salesforce, y permite visualizar cuántos documentos hay en una carpeta para que puedas saber al momento si una carpeta está vacía o falta algún archivo.
El uso del plan de archivos mediante la integración de Doxis también funciona de forma similar con muchos otros sistemas de terceros, como Teams, SAP y SAP SuccessFactors.
Doxis Business Studio: genera un plan de archivos en minutos
Existe un programa de configuración adecuado para que cualquier administrador o el equipo de IT cree planes de archivos y conceptos de autorización individuales. Esta potente herramienta permite desarrollar espacios de trabajo y conceptos de autorización individuales. Pero si solo quieres crear rápidamente una nueva estructura de archivos o un nuevo modelo de datos, este enfoque no es el más sencillo.
Por eso nuestro DMS incluye Doxis Business Studio, una aplicación web que te permite realizar configuraciones sencillas de una manera ágil. La IA generativa integrada también te ayuda a crear planes de archivo:
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Di al sistema de IA qué necesitas. Por ejemplo: «Necesito una carpeta para candidaturas de empleo que incluya las subcarpetas pertinentes de cara a organizar todos los tipos de documentos relacionados con una candidatura».
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La IA crea automáticamente una estructura definitiva para el registro de candidaturas con las subcarpetas correspondientes.
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De hecho, puedes ajustar la estructura, si es necesario, añadir subcarpetas adicionales o eliminar las que no necesites. También puedes adaptar las nomenclaturas a tu estructura organizativa.
¿La ventaja principal? Que nunca empiezas de cero, sino que el sistema de IA te da unas sugerencias pertinentes que solo tienes que personalizar. En cuestión de minutos, puedes crear un plan de archivos completo que se ajuste a tus necesidades.
Gestión documental eficaz gracias al plan de archivos
Introducir un plan de archivos bien diseñado e implementarlo de forma coherente resulta fundamental para que los organismos públicos optimicen la gestión documental. Pero esta solución va mucho más allá, las empresas también se pueden beneficiar de unos planes de archivos que proporcionan estructuras claras y permiten clasificar la información por temática, lo que facilita la búsqueda de documentos y el control de los accesos según los roles.
Con la solución Doxis asistida por IA, puedes crear fácilmente estructuras de almacenamiento personalizadas para tu DMS y, gracias a las interfaces, transferirlas directamente a tus sistemas de terceros. Esto significa que siempre tendrás una buena perspectiva de enormes cantidades de documentos y un control transparente de tus procesos empresariales.