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Digitale Schriftgutverwaltung mit DMS

Schriftgüter sind Dokumente, die Behörden wie öffentliche Verwaltungen, Städte, Kommunen, aber auch Unternehmen aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen verwahren und ein potenzielles Archivgut darstellen. Liegen Schriftgüter in Papierform vor, sind vor allem die Verwaltung und die Suche nach Informationen sehr zeitaufwendig.

Mit der digitalen Schriftgutverwaltung innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) organisieren Sie Schriftgüter systematisch und archivieren sie rechtssicher.

Was ist Schriftgutverwaltung?

Per Definition meint die Schriftgutverwaltung, auch Records Management genannt, alle Prozessschritte, die über den gesamten Lebenszyklus eines Schriftguts anfallen – also Schriftgüter erstellen, nutzen, aufbewahren und löschen. Zu den Schriftgütern einer städtischen Behörde zählen zum Beispiel Urkunden, Verträge oder Baupläne. Der Lebenszyklus eines Schriftguts ist abhängig von dessen Wertigkeitsstufe:

  • Tageswert: Einmalige Informationen ohne bleibenden Wert

  • Prüfwert: Dynamische Daten mit zeitlich befristetem Wert

  • Gesetzeswert: Statische Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht

  • Dauerwert: Schriftgüter von langfristiger Relevanz

Gemäß der ISO 15489 folgt die Schriftgutverwaltung den Grundsätzen und Verfahren einer systematischen Aktenführung. Aufgaben der Schriftgutverwaltung inkludieren diesbezüglich neben der Verwaltung von Schriftgütern auch deren Kontrolle.

 

Elemente der Schriftgutverwaltung

Der moderne Weg, um Schriftgüter wie Handelsbriefe, Belege oder Patente zu verwalten, ist digital. Die Rede ist dann von der digitalen Schriftgutverwaltung.

Hey Doxi, was sind die Elemente der Schriftgutverwaltung Schritt für Schritt?

Dokumente digitalisieren

Die digitale Schriftgutverwaltung setzt voraus, dass jedes Schriftgut auch digital vorliegt. Im ersten Schritt digitalisieren Sie sämtliche Dokumente.

Das gilt fortlaufend für alle Dokumente, die Ihrer Behörde oder Ihrem Unternehmen weiterhin in Papierform zugehen. Mittels ersetzenden Scannens überführen Sie Papierdokumente in ein elektronisches Format. Idealerweise sind alle Prozesse der Schriftgutverwaltung Ende zu Ende elektronisch aufgesetzt.

Dokumente klassifizieren

Im zweiten Schritt klassifizieren Sie Dokumente nach ihrem Dokumententyp. Dafür müssen Papierdokumente maschinenlesbar sein. Diesen Schritt übernimmt OCR-Technologie im Vorfeld. Sie erfasst den Inhalt anhand von Mustern und wandelt ihn in maschinenlesbaren Text um.

Im Anschluss weisen Sie den Schriftgütern auf Basis der Textinhalte eine Klasse zu. Zum Beispiel erkennt das System anhand von Verschlagwortungen wie Ausweisnummer und Name, dass es sich um einen Personalausweis handelt.

Dokumente extrahieren

Passend zur zugeordneten Klasse extrahiert das System alle relevanten Informationen des Schriftguts und legt sie in Form von strukturierten Metadaten ab. Informationen wie die Fallnummer eines Bauantrags sind so direkt für Mitarbeiter einsehbar und schnell zugänglich.

Dokumente in einer eAkte ablegen

Den schnellen Zugang zu gesuchten Dokumenten gewähren Ordnungssysteme in der Schriftgutverwaltung. Ein Beispiel ist der Aktenplan. Er schafft einheitliche Strukturen. Traditionell organisiert der Aktenplan Papierdokumente in physischen Akten. Selbiges System lässt sich digitalisieren. Dann ist die Akte eine elektronische Akte, also eAkte.

Das System legt dann die Dokumente mitsamt der extrahierten Daten in der kontextbezogenen eAkte ab. Zum Beispiel erkennt es, dass ein Antrag für eine Baugenehmigung in die entsprechende Grundstücksakte gehört.

Wichtig: Dies setzt voraus, dass es vorkonfigurierte eAkten gibt, die sich den Anforderungen anpassen. Mit anderen Worten: Die eAkten müssen so eingerichtet sein, dass das System die Dokumente kontextbezogen der korrekten Akte zuordnen kann.

Zugriffe kontrollieren

Teil der Schriftgutverwaltung sind Zugriffskontrollen. Hierfür erarbeiten Sie in Ihrer Behörde oder in Ihrem Unternehmen entsprechende Berechtigungskonzepte, die Sie im System hinterlegen – Sie bestimmen, wann welcher Mitarbeiter befugt ist, auf eAkten oder spezifische Dokumente zuzugreifen.

Revisionssicher archivieren

Sobald ein Fall abgeschlossen ist oder das Dokument inaktiv wird, sind Sie bei geschäftsrelevanten und rechtlichen Dokumenten verpflichtet, diese zu archivieren. Dafür ist ein revisionssicheres Archiv notwendig. Es sichert die rechtskonforme Schriftgutverwaltung während der Aufbewahrungsfristen.

Darüber hinaus sichert die Langzeitarchivierung sämtliche Dokumente, die Sie dauerhaft aufbewahren und bereitstellen.

Ziele der Schriftgutverwaltung

Das Ziel der Schriftgutverwaltung ist, Schriftgüter nachvollziehbar, integer, sicher und zugänglich zu managen. Und das zu jeder Zeit.

Gerade für die behördliche Schriftgutverwaltung ist das ein Gewinn. Hier häufen sich die aufbewahrungspflichtigen Dokumente oftmals noch in Papierform. Und das führt unmittelbar zu ineffizienten Prozessen, die sich aus chaotischen Ablagen, zeitaufwendigen Prozessen und unsicheren Rechtsstandards ergeben.

Vorteile der elektronischen Schriftgutverwaltung

Die elektronische Schriftgutverwaltung löst diese Probleme. Das sind die Vorteile:

  • Dokumente legen Sie geordnet und strukturiert an einem zentralen Ort ab.

  • Mitarbeiter sparen durch einheitliche, transparente und optimierte Prozesse im Dokumentenmanagement Zeit.

  • Die einheitlichen Strukturen wahren höchste Rechtssicherheit und Prozesse, die compliant sind.

Kurzum: Mit der Schriftgutverwaltung sind Prozesse effizienter. Das wirkt sich positiv auf Arbeitsabläufe und Archivprozesse aus. Plus, Sie bleiben gegenüber Externen wie Bürgern und Partnern auskunftsfähig.

 

Schriftgutverwaltung mit einem DMS

Digitale Systeme verwahren und archivieren Schriftgüter nachprüfbar und dokumentieren sie transparent. Ein Beispiel für ein solches System ist ein DMS.

Funktionsweise eines DMS

DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Dabei handelt es sich um eine Software, mit der Sie Dokumente erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

Schriftgüter in eAkten im DMS ablegen

Innerhalb des DMS strukturieren Sie die Dokumente nach Aktenplan. Hierfür legen Sie die eAkten an, die Sie benötigen. In ihnen sortieren und ordnen Sie das Schriftgut. Während Sie beim physischen Aktenplan auf Trennblätter setzen, nutzen Sie bei einer eAkte Unterordner. Mit der festen Struktur nach Aktenplan schaffen Sie einheitliche und nachvollziehbare Prozesse. Diese beschleunigen wiederum Suchvorgänge, da Informationen zugänglich aufbereitet sind – natürlich in jedem Schritt des Lebenszyklus.

Archivierung entlang des Lebenszyklusses

Ein DMS erfasst Schriftgüter, bereitet sie für Bearbeitungs- und Suchprozesse auf und archiviert sie. Jedes DMS ist demnach auch ein digitales Archiv. Mit Doxis als DMS archivieren Sie Schriftgüter revisionssicher.

Workflows optimieren

Vor der Archivierung sind Dokumente ein Arbeitsmittel: Sie erfassen, bearbeiten und verwalten sie. Bei der papiergebundenen Schriftgutverwaltung ist mitunter bereits die Suche nach einem Dokument zeitaufwendig. Es befindet sich hinten im Regal oder in den Archiven eines anderen Gebäudes. Aufgaben, die bei der papierbasierten Schriftgutverwaltung viel Zeit einnehmen, sind im DMS zentralisiert und automatisiert.

Idealerweise greift die Automatisierung des DMS auch in anderen Lösungen. In Doxis ist bereits der Posteingang automatisiert. Doxis erfasst eingehende Dokumente digital, extrahiert die Informationen und legt sie in der richtigen eAkte oder in der Lösung für die Rechnungsverarbeitung zur Weiterverarbeitung ab.

 

Intelligente Schriftgutverwaltung mit KI

Noch effizienter ist der zusätzliche Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Schriftgutverwaltung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Arbeit mit KI weiter zu erleichtern:

Künstliche Intelligenz als Assistentin

Unsere künstliche Intelligenz Doxi assistiert Sachbearbeitern bei der Arbeit. Der Sachbearbeiter begegnet Doxi in verschiedenen Dokumenten wie PDFs, Word, E-Mails in Outlook oder PowerPoint. Dort vereinfacht und beschleunigt Doxi die Arbeitsprozesse.

Doxi beantwortet Fragen zum Dokument, schlägt Arbeitsschritte vor und führt diese auf Wunsch durch. Beispielsweise schlägt Doxi bei einem neuen Dokument vor, in welche eAkte es gehört. Stimmt der Sachbearbeiter zu, legt Doxi das Dokument automatisch entsprechend ab.

Künstliche Intelligenz für mehr Automatisierung

Wenn Sie künstliche Intelligenz wie Machine Learning einsetzen, gelingen Arbeitsschritte zudem völlig automatisiert. Machine Learning extrahiert, klassifiziert und strukturiert Daten. Dank künstlicher Intelligenz steigt die Datenqualität ohne Human in the Loop. Erst durch Machine Learning werden komplett automatisierte Workflows, wie die Dunkelbuchung, möglich.

In Kombination mit einem DMS spart das viel Zeit im bürokratischen Verwaltungsaufwand. Zeit, die Sie für Ihre Geschäftsprozesse wieder übrig haben.

 

Digitale Schriftgutverwaltung minimiert den Verwaltungsaufwand

Die Schriftgutverwaltung und die damit verbundene systematische Aktenführung sind Teil des dokumentierten Verwaltungshandelns von städtischen Behörden und privatrechtlichen sowie öffentlichen Organisationen. Doch erst digital ist die Schriftgutverwaltung auch effizient.

Volle Potenziale entfalten Sie mit einem DMS wie Doxis, das die Schriftgutverwaltung (teil)automatisiert und darüber hinaus ein revisionssicheres Archiv stellt. Neben Funktionen wie der Versionierung schafft das volle Transparenz über den gesamten Lebenszyklus von Schriftgütern.

Die häufigsten Fragen zur Schriftgutverwaltung

Was ist ein Schriftgut?
Ein Schriftgut ist ein Dokument, das eine Organisation aus geschäftlichen oder rechtlichen Gründen in den Registraturen aufbewahrt und das potenziell zu einem Archivgut wird.
Was versteht man unter Schriftgutverwaltung?
Die Schriftgutverwaltung umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgütern. Dabei folgt sie den Grundsätzen der ISO-Norm 15489.
Welche Anforderungen muss eine effektive Schriftgutverwaltung erfüllen?
Eine effektive Schriftgutverwaltung ist digital und inkludiert alle Prozessschritte, die ein Dokument entlang des Lebenszyklus durchläuft. Das inkludiert die revisionssichere Archivierung. Effektiv ist die Schriftgutverwaltung per se, wenn Schriftgüter nachvollziehbar, integer und transparent nach GoBD-Anforderungen vorliegen.
Was sind die Grundsätze der Aktenführung?
Die Grundsätze der Aktenführung besagen abgeleitet von den HGB-Vorschriften, dass Informationen richtig, vollständig, nachvollziehbar und prüfbar vorliegen. Während der Aufbewahrungsfristen sind sie vor Veränderung und Fälschung geschützt und nur für Berechtigte zugänglich.
Wie lange muss eine Behörde Unterlagen aufbewahren?
Wie lange Behörden Unterlagen aufbewahren müssen, ist von der Wertigkeitsstufe des Schriftgutes abhängig. Während einige Schriftgüter dauerhaft aufzubewahren sind, gelten für andere Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.

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