Bereits seit 1992 nutzt HANSA-FLEX SER-Software für die Rechnungsarchivierung. 2014 stand die digitale Personalakte auf der Agenda – und es sollen noch viele weitere digitale Prozesse und Lösungen folgen. Doch HANSA-FLEX geht den Wandel zum digitalen Unternehmen nicht nur technisch an: Die Digitalisierung soll auch in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden und so die Akzeptanz der neuen Arbeitsweise stärken. Personalleiterin Nina Orywal war mit ihrer Abteilung eine der ersten, die es mit dem richtigen Change Management-Ansatz geschafft hat, dieses Ziel zu erreichen. Wie sie dabei vorgegangen ist, erzählt sie uns heute.

Frau Orywal, mit Ihrer Personalabteilung gehören Sie zu den Vorreitern, wenn es um das Thema Digitalisierung in Ihrem Unternehmen geht. Warum war gerade das Projekt digitale Personalakte so wichtig?

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine tragende Säule für den Erfolg von HANSA-FLEX. Das Personalmanagement ist also extrem wichtig. Unsere Personalabteilung befindet sich an unserem Hauptsitz in Bremen und kümmert sich allein um die 2.200 Angestellten in Deutschland. Bei der Bewerberauswahl, Einstellungsprozessen und Weiterbildungen kommen Tausende von Dokumenten zusammen. Früher hatten wir dafür an die 2.000 Papierakten. Sie können sich vorstellen, was das für Arbeit bedeutet. Wir waren ständig mit dem Ablegen und Suchen von Dokumenten beschäftigt: Eine Stunde pro Mitarbeiter und Tag! Wenn man das auf das Team hochrechnet, macht das richtig was aus. Außerdem konnten wir auf Papier den gesetzlichen Rahmenbedingungen nicht mehr ausreichend nachkommen. Da mussten wir einfach was tun. Darum hatte das Projekt auf unserer digitalen Agenda Priorität.

Das ist tatsächlich rekordverdächtig. Welche Auswirkungen hatte die neue Lösung auf das Unternehmen? Wie haben Ihre Kollegen auf die veränderte Arbeitsweise reagiert?

Das Ergebnis spüren wir täglich: Wir brauchen kein angemietetes Archiv mehr und die Durchlaufzeiten sind drastisch gesunken. Das ist natürlich am Ende des Tages auch bares Geld wert und wirkt sich auf das ganze Unternehmen aus. Den Kollegen in der Personalabteilung ist der Umstieg leicht gefallen. Zum einen waren sie ja von Beginn an mit dabei, wussten, was auf sie zukommt, und hatten selbst bereits viel Herzblut in das Projekt gesteckt. Das schafft natürlich Begeisterung. Zum anderen ist Doxis sehr intuitiv. Es hat eine MS-Office adaptierte Oberfläche, die einem gleich bekannt vorkommt. Die Kollegen konnten sich gut zurechtfinden und sofort damit arbeiten. Damit war die Umstellung der Arbeitsweise für sie einfach. Jetzt freuen sich alle jeden Tag aufs Neue, dass sie schnell digital Informationen bekommen und auch unterwegs auf ein Dokument zugreifen können. Die Akzeptanz ist wirklich sehr, sehr groß. Wir waren alle froh, dass wir so schnell eine Lösung hatten, mit der wir wirklich live arbeiten konnten, anstatt nur in der grauen Theorie davon zu sprechen. Wer hätte gedacht, dass ein Projekt mit so wenig Aufwand eine so große Veränderung schafft?

Veränderung ist ein gutes Stichwort: HANSA-FLEX plant noch weitere ECM-Lösungen, die viel in Bewegung bringen werden. Wie wird der digitale Wandel weitergehen?

Wir nutzen ja schon lange das Archiv, auch für die SAP-Datenarchivierung. Da werden Daten aus verschiedensten Abteilungen archiviert, z.B. aus dem Einkauf, der Produktion, aus der Buchhaltung und dem Vertrieb. Daneben gibt es noch das Dokumentenmanagement und wir haben auch unsere gesamte Rechnungsverarbeitung mit Doxis automatisiert. Das sind Lösungen, die überall zum Einsatz kommen und bei Prozessen helfen, die sich durchs gesamte Unternehmen ziehen. Aber auch unsere Abteilungen kommen bei der Digitalisierung nicht zu kurz. Wir in der Personalabteilung haben unsere Personalakte. Unser Innendienst benutzt dagegen das digitale Vertragsmanagement von SER für seine Mietverträge. Diese Lösung wird bald auch für Dienstleistungs- und Wartungsverträge zum Einsatz kommen. Auf Dauer wollen wir sie so erweitern, dass sie für alle Abteilungen zugänglich ist. Das ist das Schöne an Doxis: Wir setzen es gezielt für einzelne Bereiche ein, aber auch im gesamten Unternehmen, so wie wir es brauchen. Das ist viel einfacher, als jedes Mal nach einer neuen Software zu suchen und sie aufwendig zu integrieren.

Da haben Sie noch einiges vor! Warum ist es so wichtig, das HANSA-FLEX den Wandel zum digitalen Unternehmen konsequent vorantreibt? ...

Bei uns sollen alle Prozesse ineinandergreifen. Wir wollen z.B. den gesamten Prozess von einer Kundenanfrage über das Angebot bis zur Fertigung so optimal wie möglich gestalten. Dafür brauchen wir dann aber auch eine digitale Lösung, die alle Schritte ohne Brüche abbildet. Was nützen mir einzelne Kunden-, Lieferanten- und Materialakten, wenn jede Abteilung letztendlich getrennt damit arbeitet und nicht weiß, was der andere macht? Mit einer einheitlichen Lösung können wir dagegen eine durchgängige Digitalisierung erreichen, ohne dass es an irgendeiner Stelle hakt. Das bringt in Summe eine enorme Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und ermöglicht eine Prozessoptimierung, die uns als Unternehmen noch produktiver macht. Für die Zukunft ist es für uns auf jeden Fall wichtig, Schritt für Schritt weiter in diese Richtung zu gehen.