Die Ärztekammer für Oberösterreich (ÄKOÖ) vertritt derzeit rund 7.600 Mediziner, davon ca. 2.500 niedergelassene Ärzte. Zu den vielfältigen Aufgabenbereichen gehören etwa die Interessensvertretung der Ärzte gegenüber der OÖ Gebietskrankenkasse, die Gestaltung des Stellenplans für Kassenärzte sowie die Unterstützung bei Aus-, Weiterbildung und Berufseinstieg.

Um die damit verbundenen Prozesse möglichst schnell, effektiv und sicher abwickeln zu können, setzt die ÄKOÖ auf Doxis von SER, das bereits viele Unternehmen im Gesundheitswesen nutzen. Die Entscheidung für die Zusammenarbeit fiel bereits im Jahr 2002 nach einer einjährigen Evaluierungs­phase. „Doxis war vom Leistungsspektrum her am besten und hat all jene Funktionen abgedeckt, die wir brauchten“, sagt Mag. Martin Keplinger, der für die Bereiche Vertragsarztstellen und IT der OÖÄK verantwortlich zeichnet. Für SER habe zudem die örtliche Nähe der Linzer Niederlassung gesprochen, ergänzt der LeiterStv. Reinhard Hechenberger.

Mit Einführung von Doxis wurde in einem ersten Schritt ein revisionssicheres, elektronisches Archiv installiert. Schnell zeigte sich, dass das Business Process Management von Doxis der Ärztekammer essenzielle Vorteile bringen würde. „Aufgrund der Selbstverwaltung und der Ärztegesetze muss so gut wie jedes Schriftstück, das offiziell das Haus der Ärztekammer verlässt, in der Regel von mehreren Funktionären unterschrieben werden. Da die Funktionäre untertags als Ärzte arbeiten und oft über ganz Oberösterreich verstreut sind, hat es früher oft Wochen gedauert, bis alle Unterschriften beisammen waren“, beschreibt Keplinger die Situation vor der digitalen Transformation. „Der elektronische Workflow, den wir komplett mit Doxis umgesetzt haben, ermöglicht es nun, dass wir etwa Anfragen unserer Mitglieder inklusive aller notwendigen Unterschriften noch am
selben Tag beantworten können.“ Für die leitenden Funktionäre, die die meisten Unterschriften leisten müssen, wurden außerdem Tablets zur Verfügung gestellt, womit die Freigabe per Handysignatur jederzeit & allerorts mobil möglich ist.

Die Ärztekammer für Oberösterreich hat vor kurzem begonnen, die ECM-Plattform von SER auch für die Collaboration mit externen Partnern zu nutzen. Beispiel Gebietskrankenkasse: „Unsere Ärzte sind Vertragspartner der Sozialversicherung, die meisten Entscheidungen sind paritätisch zu treffen. Die Gebietskrankenkasse kann nun via VPN-Leitung auf unser Doxis-System zugreifen und die relevanten Dokumente rechtsgültig unterschreiben, ohne dass das Dokument das Haus verlassen muss, was wiederum datenschutzrechtliche Relevanz besitzt“, sagt Martin Keplinger. In Planung ist die Einführung von Doxis^® iRoom^®, mit dem organisationsübergreifend unterschiedliche Kooperationsprojekte auf Web-Basis umgesetzt werden sollen.

Die Bedeutung der SER-Lösung für die ÄKOÖ beschreibt Reinhard Hechenberger so: „Doxis ist ein unverzichtbares Tool für den täglichen Gebrauch. Unsere Ansprechpartner kennen unsere Prozesse sehr genau, daher funktioniert die Zusammenarbeit sehr gut, ohne dass jedes Mal Grundsatzfragen diskutiert werden müssen.“ Martin Keplinger hebt zudem die Flexibilität von Doxis hervor: „Das Produkt gibt uns die Möglichkeit, es an unsere Prozesse anzupassen und nicht umgekehrt.“ Eine Stärke, die für eine erfolgreiche Digitalisierung unabdingbar ist und durch die die Ärztekammer ihre Zusammenarbeit signifikant verbessern konnte.

Der Artikel erschien erstmals im Fachmagazin für Qualität im Gesundheitswesen QUALITAS, Ausgabe 02/18. Autor: Wolfgang Franz.