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Moderne Collaboration – Definition und Vorteile

Die digitale und globale Vernetzung hat die Arbeitswelt enorm verändert. Unter dem Schlagwort "New Work" werden neue Methoden entwickelt, die das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten unterstützen. Auch in puncto "Collaboration" hält die zunehmende Digitalisierung verschiedenste Möglichkeiten bereit, mit denen sich Workflows effizienter gestalten lassen. Was aber genau bedeutet "moderne Collaboration" und welche Vorzüge bietet sie im Detail? Diese Fragen erläutern wir Ihnen gerne nachfolgend etwas spezifischer.

Collaboration in der Arbeitswelt 4.0:
"Was ist das?"

Unter dem Begriff "Collaboration" versteht man die kooperative Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien, die ein gemeinsames Ziel anstreben. Was aber heißt Collaboration nun in Bezug auf New Work? Ganz einfach: Sie läutet das Ende der Zeiten ein, in denen Teams noch gemeinsam in einem Büro vor Ort von acht bis fünf zusammenarbeiten mussten.

Collaboration steht somit für das effiziente, gemeinsame Bearbeiten einer Aufgabe oder eines Projekts. Mithilfe einer ausgereiften ECM-Software (ECM = Enterprise-Content-Management) können weltweit verteilte Gruppen und Teams sicher und unkompliziert miteinander agieren– und das ganz ohne Beschränkungen durch Aufenthaltsorte und Zeitzonen. Im Rahmen von Collaboration-Projekten kommunizieren sogenannte Remote-Teams heute sogar über mehrere Zeitzonen und Kontinente hinweg miteinander. Da ist es nicht weiter verwunderlich, dass diese Art des Arbeitens oftmals auch als "Social Collaboration" bezeichnet wird. Das Tool der ersten Wahl ist hierbei ein modernes ECM. Was gerade das Besondere bei solch einem System ist und warum es eine spezielle Collaboration-Software überflüssig macht? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, von welchen Vorteilen Sie genau profitieren, wenn Sie ein ECM zur Unterstützung der Collaboration in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten.

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10 Vorteile von Collaboration mit ECM

1

Immer und überall zusammenarbeiten

Verteilte, interdisziplinäre Gruppen und Teams arbeiten mit ECM "grenzenlos" zusammen.

Egal, an welchem Ort und in welcher Zeitzone Sie sich gerade befinden: Das ECM steht Ihnen und Ihren Geschäftspartnern online 24/7 rund um den Globus für Ihre Collaboration zur Verfügung.

Sie können spezifische Workspaces anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, elektronische Akten, Termine und Notizen zentral verwalten – ohne, dass Sie dafür jeweils eigene, spezielle Softwares installieren müssten. Features, wie beispielweise Kommentare, Aktivitäten-Feeds und Benachrichtigungen, halten Sie dabei stets auf dem Laufenden. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Beteiligten enorm.

2

Dokumente nachvollziehbar bearbeiten

Collaboration funktioniert, wenn Beteiligte direkt auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten können.

Im Gegensatz zu reinen Fileshare-Lösungen , oder einfachen Cloudspeichern & Co. erleichtert ECM das Dokumentenmanagement, denn …

Jedes Teammitglied weiß, von wem Informationen stammen.
Status und Gültigkeit von Informationen sind eindeutig sichtbar.
Wer welche Änderungen gemacht hat, bleibt transparent.
Alle Beteiligten arbeiten immer mit aktuellen Dokumenten.
Abstimmungen sind nachvollziehbar dokumentiert.
Es gibt keine redundante Datenhaltung.
Es bleibt klar, welche Dokumente zu welcher Aufgabe und zu welchem Vorgang gehören.

3

Projektinformationen direkt finden

Ein ECM beendet den Such-Marathon nach den richtigen Informationen.

Statt File-Verzeichnisse, E-Mails, Chats, Wikis etc. zu durchforsten, finden Team- und Gruppenmitglieder die richtigen und aktuellen Informationen sofort im ECM. Für die Recherche nach Aufgaben, Dokumenten, Akten und Nachrichten benötigen sie nur noch eine Anwendung. Die dadurch erheblich kürzeren Suchzeiten sind essenziell für eine produktive und digitale Zusammenarbeit.

4

Aufgaben und Vorgänge überblicken

Bei Collaboration mit ECM sieht jeder sofort, ob die Arbeit schon Früchte trägt.

Zu wissen, was bisher erreicht wurde und was noch aussteht, macht Fortschritt sichtbar. Gleichzeitig behält jedes Gruppenmitglied den Überblick über alle Aufgaben, Vorgänge und Ansprechpartner. So wird keine Arbeit doppelt – oder schlimmer – gar nicht gemacht.

5

Flexibel in der Planung bleiben

Bei der Arbeit an großen Projekten mit vielen Beteiligten ermöglicht ECM schnelle Reaktionen.

So passen Teams ihre Projektplanung flexibel an: Sie organisieren damit Aufgaben und die zuständigen Ansprechpartner schnell neu. Auf diese Weise haben sie die Möglichkeit, jederzeit auf veränderte Bedingungen zu reagieren, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

6

Für Sicherheit sorgen

Informationen gelangen mit einem ECM nicht in die falschen Hände.

Bei E-Mails, Filesharing etc. ist schwer kontrollierbar, wer welche Informationen bekommt. Darunter leidet die Compliance. Ein ECM schützt das Unternehmenswissen: In einem sicheren Datenraum im Web erhalten nur ausgewählte Personen Zugriff auf die Informationen.

7

Zeit und Geld sparen

All diese Vorteile von Collaboration mit ECM sparen Zeit:

Durch die vollständige und aktuelle Informationsbasis sind weniger zeitraubende E-Mails und Abstimmungs- bzw. Koordinationsmeetings nötig.

Zeiten für Abstimmung, Bearbeitung und Recherche werden minimiert.
Es kommt nicht zu doppelter Arbeit mit veralteten Informationen.
Die eingesparte Zeit spiegelt sich positiv im Ergebnis und Budget wider.

8

Nichts mehr verpassen

Collaboration mit Enterprise Content Management (ECM) hilft bei der gemeinsamen Kommunikation und Terminplanung:

Es informiert in Echtzeit über neue Ereignisse.
Es meldet Änderungen an Aufgaben und Dokumenten.
Es erinnert Beteiligte an Termine und Fristen.
Es protokolliert Entscheidungen und Freigaben
Es hält gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben automatisch ein

9

Einfacher zusammenarbeiten

Collaboration-Lösungen gibt es viele – ein ECM führt das Informationsmanagement effizient zusammen.

Je mehr isolierte Collaboration-Tools, umso schwieriger wird das Informationsmanagement. Mit ECM sind File-Verzeichnisse und E-Mails überflüssig. Informationen aus Wikis, Chats etc. werden im ECM einfach verfügbar. So schwindet der Aufwand, den das Bedienen vieler verschiedener Tools mit sich bringt.

10

Raum für Innovationen schaffen

Eine funktionierende Collaboration belebt den Teamspirit.

Teams und Gruppen, die auf ihre Informationen und Prozesse vertrauen können, kommen zu besseren Ergebnissen. Das motiviert: Mit reibungsloser Zusammenarbeit und Kommunikation entsteht Raum für neue, beflügelnde Ideen.

Vorteile einer
ECM-unterstützten Collaboration auf einen Blick

Collaboration mit ECM ermöglicht Ihnen den schnellen und gesicherten Austausch von Informationen und das asynchrone Bearbeiten gemeinsamer Dokumente und Aufgaben. Ein ECM hat viele Vorteile: Es schützt Informationen, macht Änderungen für alle Beteiligten nachvollziehbar und informiert sie über Neuigkeiten und Termine.

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