Wie die digitale Auftragsbestätigung in SAP heute über Prozessstabilität entscheidet

In vielen Unternehmen sieht der Alltag bei Auftragsbestätigungen gleich aus: Lieferanten senden PDFs per E-Mail, die in persönlichen Postfächern landen. Von dort beginnt der manuelle Prozess – Bestellnummer suchen, Einkaufsbeleg öffnen, Positionen abgleichen, Bestätigungszeilen anlegen, Abweichungen eintragen.

Bei vielen Positionen oder hohem täglichen Eingang wird dieser Ablauf schnell zur Belastung. Abweichungen fallen leicht durchs Raster, mit spürbaren Folgen für Terminplanung, Kosten und Marge. Der Einkauf investiert vorher viel Sorgfalt in jede Bestellung – umso wichtiger ist es, dass diese Genauigkeit auch in der eingehenden Auftragsbestätigung zuverlässig sichtbar wird.

Die manuelle Verarbeitung unterbricht den Informationsfluss, macht den P2P-Prozess anfällig für Fehler und bindet Ressourcen, die Einkauf und Anforderer an anderer Stelle sinnvoller einsetzen könnten.

Eine der gravierendsten Fehlerquellen ist erstaunlich banal: Auftragsbestätigungen gehen verloren. Werden sie an persönliche Postfächer gesendet, reicht bereits Abwesenheit, um den Eingang zu übersehen. Das SAP-System wartet weiter, startet Mahnläufe – während der Lieferant glaubt, längst bestätigt zu haben.

Hinzu kommen inhaltliche Fehlerquellen:

• Nicht erkannte Abweichungen zwischen Auftragsbestätigung und Einkaufsbeleg, etwa bei Lieferterminen, Mengen oder Preisen.
• Folge-Auftragsbestätigungen, in denen Termine erneut verschoben oder Zuschläge wie Metall- und Rohstoffaufschläge angekündigt werden.
• Übertragungsfehler, wenn Mitarbeitende Abweichungen oder Bestätigungszeilen manuell in SAP einpflegen.

Ein typisches Beispiel: Es werden zehn Laptops zu einem bestimmten Datum bestellt, bestätigt werden sieben früher, drei später. Ohne systematische Prüfung bleibt unklar, ob der Bedarf wirklich gedeckt ist oder ob zusätzliche Beschaffungsaktionen nötig sind. Im großen Maßstab – mit Produktionsmaterial, Ersatzteilen und IT-Equipment – wird aus solchen Abweichungen ein erhebliches Risiko für die Prozesssicherheit.

Digitale Prozesse zur Auftragsbestätigung automatisieren genau diese kritischen Punkte. Sie stellen sicher, dass keine Auftragsbestätigung entgeht und machen Abweichungen gegenüber dem Einkaufsbeleg systematisch sichtbar.

Der erste Schritt zur Einkaufsdigitalisierung ist ein zentrales Eingangsszenario. Statt vieler persönlicher Postfächer wird ein allgemeines Postfach genutzt, an das Lieferanten ihre Auftragsbestätigungen senden. Von dort werden sie automatisiert übernommen, ausgelesen, dem SAP-Einkaufsbeleg zugeordnet und im System weiterverarbeitet. So sinkt das Risiko deutlich, dass Auftragsbestätigungen verloren gehen oder liegen bleiben.

Im Kern geht es darum, dass die Software erkennt, ob der Lieferant Abweichungen gegenüber dem Einkaufsbeleg meldet. Typischerweise betrifft das Preis, Menge oder Liefertermin – Parameter, in die der Einkauf im SAP-Bestellprozess viel Arbeit investiert. Eine gute Lösung erkennt darüber hinaus weitere Abweichungen, etwa bei Anlieferadresse, Incoterms oder Zahlungsbedingungen, und macht sie frühzeitig sichtbar. Das schafft echte Prozesssicherheit.

Digitale Lösungen wie Doxis Confirmation für SAP vermeiden Medienbrüche, prüfen automatisch auf Abweichungen und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Lieferanten. Sie tragen dazu bei, den gesamten P2P-Prozess zu stabilisieren. Für Unternehmen entsteht ein messbarer Vorteil: Nachgelagerte Prozesse wie Wareneingang und Rechnungseingangsprüfung lassen sich deutlich effizienter gestalten.

Im Arbeitsalltag von Einkäuferinnen und Einkäufern zählt jede Minute. Reine Hinweisfunktionen reichen dabei nicht aus. Intelligente Assistenten in der Software für eingehende Auftragsbestätigungen bieten hier echten Mehrwert: Sie identifizieren kritische Konstellationen, priorisieren Vorgänge und geben gezielte Warnhinweise – auf Basis klar definierter Regeln.

Diese Assistenten prüfen unter anderem:

• ob wichtige Angaben wie die Einkaufsbelegnummer fehl
• ob Preisabweichungen definierte Toleranzen überschreiten
• ob Lieferterminabweichungen zu groß für den jeweiligen Bedarf sind

Das Regelwerk lässt sich flexibel konfigurieren: Unternehmen definieren Toleranzen beispielsweise pro Lieferant, Werk, Material oder Einkäufergruppe. Eine Preisabweichung von plus drei Prozent kann dadurch in einem Fall akzeptabel sein, im anderen einen Alarm auslösen. Häufig werden die Ergebnisse in einem Ampelsystem dargestellt – von reinen Informationen bis zu echten Warnungen.

So werden aus intelligenten Assistenten verlässliche Begleiter im Alltag des operativen und strategischen Einkaufs. Sie machen Abweichungen sichtbar, bevor sie zu Margenverlusten oder Lieferproblemen führen.

Die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist ein zentraler Baustein für einen stabilen Purchase-to-Pay-Prozess. Zwar klingt das Ziel des Prozesses simpel – eine Auftragsbestätigung soll bestätigt werden –, doch in der Praxis entscheidet dieser Schritt darüber, wie reibungslos der Rechnungseingang später automatisiert werden kann.

Alles, was im Schritt der Auftragsbestätigung bereits geklärt ist, etwa:

• reduzierte Liefermengen
• neue Liefertermine
• geänderte Preise

muss im Rechnungseingang nicht erneut hinterfragt werden. Die Kolleginnen und Kollegen in der Finanzbuchhaltung erhalten Rechnungen, die zu den im System gepflegten Bestätigungen passen. Weniger Rückfragen bedeuten mehr Automatisierungspotenzial.
Damit wird die digitale Auftragsbestätigung zu einem Hebel, der weit über den Einkauf hinausreicht: Sie verbindet Einkaufsoptimierung, Prozessautomatisierung und Automatisierung im Rechnungseingang zu einer durchgängigen Linie – bis hin zu den Kennzahlen, die für CFOs relevant sind.

Mit einer digitalen Lösung für Auftragsbestätigungen werden Entscheidungen zu Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen direkt im SAP-System dokumentiert. Das schafft eine einheitliche Informationsbasis, reduziert Rückfragen und vermeidet Missverständnisse – besonders dann, wenn mehrere Personen mit denselben Bestellungen arbeiten.

Auch die Lieferantenkommunikation kann sich verbessern. Sobald Lieferanten wissen, dass eine Software für eingehende Auftragsbestätigungen eingesetzt wird, passen viele ihre Formulare an – etwa in Bezug auf Schriftgrößen oder die Platzierung wichtiger Angaben. Das erleichtert die maschinenlesbare Verarbeitung und macht den Prozess insgesamt effizienter und partnerschaftlicher.

Mehr Transparenz und Handlungsspielraum im Einkauf

Wenn Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeitet werden, entsteht im Einkauf ein neuer Handlungsspielraum. Lösungen wie Doxis Confirmation verbinden relevante Informationen aus SAP, machen Abweichungen sichtbar und führen Bestell- und Bestätigungsdaten zusammen. Für Teams mit hohem Bestellvolumen heißt das: weniger Routinearbeit und mehr Fokus auf die wirklich kritischen Fälle.

Besonders wirkungsvoll wird der Ansatz, wenn Auftragsbestätigung, Rechnungseingang und Bedarfsanforderung in einem System zusammengeführt werden. Unternehmen profitieren dann von einem durchgängigen Prozess – von der Banf über den Abgleich der Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsverbuchung. So entsteht eine konsistente Datenbasis, die spätere Klärungen reduziert und den gesamten P2P-Ablauf spürbar entlastet.

Wer eine Lösung zur automatisierten Auftragsbestätigung einführen möchte, sollte einige grundlegende Faktoren prüfen, um sicherzustellen, dass sie zu den eigenen Abläufen passt.

Systemlandschaft und Strategie

Ein guter Ausgangspunkt ist die Frage: Gibt es bereits eine Lösung für den Rechnungseingang? Falls ja, bietet der gleiche Anbieter auch ein Tool für die Auftragsbestätigung an? Ein Anbieter, der beide Bereiche abdeckt, kann Integration und Betrieb deutlich vereinfachen.

Standort und Ausrichtung des Anbieters

Wichtig ist die strategische Passung: Einige Unternehmen bevorzugen Partner mit Fokus auf den deutschsprachigen Markt, andere setzen auf international ausgerichtete Anbieter. Entscheidend ist, dass Lösung und Anbieter zur eigenen Organisationsstruktur sowie zu den individuellen Zielen passen.

Fachliche Anforderungen im Einkauf

• Ein Blick in den Alltag hilft bei der Auswahl:
• Wie viele Auftragsbestätigungen fallen an?
• Welche Formate und Varianten kommen vor?
• Wie arbeitet das Team – getrennt nach strategischem und operativem Einkauf oder kombiniert?
• Welche Abweichungen sollen heute und künftig geprüft werden?

Zusammenspiel mit der IT

Damit die Lösung später sauber läuft, müssen Fachbereich und IT gemeinsam klären, was technisch und organisatorisch machbar ist. Diese Abstimmung bestimmt letztlich den tatsächlichen Funktionsumfang – und ob die Lösung echte Entlastung bietet oder nur ein weiteres Tool im SAP-Workflow wird.

Auftragsbestätigungen gehören im Einkauf seit jeher zur Pflicht. Sie sichern ab, dass Lieferanten das liefern, was benötigt wird. Doch manuelle Prozesse im SAP-Bestellprozess machen diese Pflicht teuer, langsam und riskant. Zögern kostet mehr als handeln – denn wer heute nicht automatisiert, verliert morgen Effizienz und Transparenz.

Wer die eingehende Auftragsbestätigung in SAP digitalisiert, verwandelt diese Pflicht in eine Chance:

• Der Einkauf wird von Routinearbeiten entlastet und kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Der P2P-Prozess gewinnt an Stabilität, weil Abweichungen früh erkannt und geklärt werden.
• Die Finanzbuchhaltung profitiert von weniger Überraschungen im Rechnungseingang und einem höheren Automatisierungsgrad.

Oder anders gesagt: „Eine gute Software entdeckt Abweichungen, bevor sie zum Problem werden – das ist echte Prozesssicherheit.“

Sie möchten Ihre Einkaufs- und P2P-Prozesse weiterentwickeln? Steigen Sie gerne tiefer in die Themen Purchase-to-Pay inklusive Rechnungsverarbeitung ein.

Kernfragen zur digitalen Auftragsbestätigung kompakt beantwortet