Hier ein Archiv im Rechnungswesen, da eins in der Personalabteilung, dazu ein in die Jahre gekommenes DMS und viele unterschiedliche Fileverzeichnisse und Workflow-Anwendungen verteilt über verschiedene Bereiche: So sieht die IT-Landschaft vieler Unternehmen nach wie vor aus. Wenn immer mehr Systeme hinzukommen und gekoppelt werden müssen, steigt der Entwicklungs- und Wartungsaufwand. Bei der Aktualisierung einer einzelnen Komponente ist nie sicher, ob das Gesamtkonstrukt weiter funktioniert. Ein durchgehendes Geschäfts­prozess- und Informationsmanagement mit automatisierten, ineinandergreifenden Prozessen und intelligenten Auswertungsmöglichkeiten ist auf so einer heterogenen Basis nicht möglich. Daher ist Konsolidierung ein strategisches Ziel für die IT.

In vielen Unternehmen kommen für die Verwaltung und die Arbeit mit Dokumenten mehrere Systeme zum Einsatz: Neben verschiedenen ECM-/DMS-Lösungen sind das z.B. das File-System, Social Collaboration-Tools und SharePoint. Bei großen Konzernen kommen schnell 10, 20 oder sogar mehrere hundert Systeme zusammen. Gerade bei Unternehmen mit vielen eigenständigen Einheiten, nach Firmenübernahmen oder Fusionen entstehen häufig solche Strukturen. Die Deutsche Bahn hatte z.B. einmal 20 verschiedene Dokumentenmanagement-Systeme im Einsatz, bevor sie ihre IT-Landschaft mit Doxis deutlich konsolidierte und sie heute zudem in der Cloud laufen lässt. Bei der Schweizer Versicherungsgruppe Helvetia wuchsen Informationen und IT durch die Akquise der Versicherungen Alba, Phenix und National Suisse zu einem ganzen Zoo an redundanten Systemen, die zusammengeführt werden mussten. Doch warum legen Unternehmen wie diese beiden überhaupt so viel Wert auf die Konsolidierung ihrer Systeme und Informationen?

Organisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften sind zum einen ein wahrer Ressourcenfresser: Allein der Betrieb erfordert einen hohen Wartungs- und Personalaufwand, ganz abgesehen von notwendigen Trainings und Schulungen für Administratoren und Anwender – falls überhaupt noch jemand im Unternehmen ist, der das Know-how für alte Systeme wie z.B. Mainfraime hat. Hohe Lizenz- und Wartungskosten für Altsysteme verringern den Spielraum im IT-Budget zusätzlich, sodass am Ende das Geld z.B. für die Weiterentwicklung von innovativen digitalen Kundenservices knapp wird.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass in die Jahre gekommene Archiv-, DMS- und Workflow-Lösungen heutige Anforderungen an das Informationsmanagement nicht erfüllen. Kein Wunder, wenn man sich die Altersstruktur der ECM-Installationen ansieht: Laut Bitkom sind gerade bei größeren Unternehmen Systeme seit durchschnittlich 13 Jahren im Einsatz – was nicht weiter bedenklich wäre, wenn nicht der letzte Release Jahre zurückliegen würde. Solche veralteten Systeme stoßen schnell an Grenzen, wenn die Anzahl der verwalteten Dokumente, Akten, Geschäftsprozesse und User wächst. Nicht vorhandene oder unzureichende Schnittstellen behindern die Integration mit anderen Fachanwendungen, sodass Prozesse nicht durchgehend abgebildet werden können und sich verzögern. Die fehlende Unterstützung aktueller Speichertechnologien verlangsamt das Abrufen von Informationen und damit das Bearbeiten von Vorgängen zusätzlich. Das frustriert auf Dauer sowohl Anwender als auch Kunden und Geschäftspartner, die auf der Wartebank sitzen müssen.

Weitere Zeit verlieren Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft durch die daraus resultierenden undurchsichtigen Ablagestrukturen, die redundante Datenhaltung und damit verbundene doppelte Datenpflege sowie das Entstehen von Datensilos. Schnelles, intelligentes Informations- und Prozessmanagement sind damit schwer möglich: Die zahlreichen Systemgrenzen erschweren eine durchgehende Automatisierung von Prozessen, für den Einsatz von KI fehlt die Informationsbasis bzw. können gar nicht alle Informationen damit gefunden und ausgewertet werden. Das hemmt das Potenzial dieser Technologie und die Innovationsfähigkeit von Unternehmen. Zudem werden so Compliance-Risiken wie Datenschutzverstöße wegen falsch aufbewahrter oder nicht identifizierbarer Informationen begünstigt.

Solange die IT-Landschaft noch ihren Dienst tut, ist der Handlungsdruck in Unternehmen meist nicht groß: „Never change a running system” heißt die Devise. Doch diese Sicht ist trügerisch, denn im Inneren bröckelt das Konstrukt lange bevor ein Schaden sichtbar wird. Warum also erst handeln, wenn der Support für die Altsysteme ausläuft, der Geschäftsbetrieb zum Stillstand kommt oder Compliance-Sanktionen ins Haus flattern? Was viele Unternehmen an ihrer heterogenen IT-Landschaft festhalten lässt, ist die Sorge um die „Nebenwirkungen“ einer Migration: Wenn Milliarden Dokumente migriert und Datenvolumen im Terabyte-Bereich bewegt werden, ist sorgfältige Vorbereitung nötig. Dazu muss das ganze Migrationsverfahren revisionssicher ablaufen, von der Daten- und Dokumentenmigration über die Tests bis hin zur Dokumentation. Solche Projekte erscheinen zunächst unkalkulierbar und risikobehaftet. Niemand kann und will es sich leisten, durch die Migration von Legacy-Anwendungen Daten zu verlieren, Compliance-Lücken zu begünstigen oder durch eine aufwändige Umstellung sogar seinen ganzen Betrieb lahmzulegen. Mit dem richtigen Migrationskonzept und einem stabilen ECM wie Doxis, das Informationen und System konsolidiert, ist diese Sorge allerdings gar nicht nötig.

Bei der klassischen DMS-Migration werden alle Daten eines Altsystems zunächst exportiert und dann in das neue System importiert. In der Zeit dazwischen gilt es allerdings, eine Downtime möglichst zu vermeiden. Denn Kunden und Geschäftspartner erwarten rund um die Uhr und rund um die Welt, dass z.B. Banktransaktionen, Schadenmeldungen oder Aufträge jederzeit angestoßen und bearbeitet werden können. Der Doxis Consolidation Service setzt genau hier an. Er ermöglicht eine schrittweise Dokumentenmigration nach Doxis im laufenden Betrieb:

Zunächst werden lediglich die Metadaten der Dokumente übernommen. Der größte Teil der zu migrierenden Daten bleibt am ursprünglichen Speicherort. Die Altsysteme können bereits jetzt nach und nach abgeschaltet werden, sodass Kosten für Wartung und Betrieb entfallen.

Die Anwender greifen über diese Metadaten in Doxis auf Bestände im Altsystem während des Wechsels genauso zu wie auf bereits in Doxis hinterlegte Dokumente, ohne einen Unterschied zu merken. Auch automatisierte Prozesse und Auswertungen mit KI laufen ohne Einschränkungen weiter.

Während der Migrationsphase neu erstellte oder eingehende Dokumente legen Anwender direkt in Doxis ab und nutzen das neue ECM aktiv für die tägliche Arbeit.

Die Dokumente aus dem Altsystem werden sukzessive ohne Performance-Verlust im Hintergrund nach Doxis migriert.

Dokumente und Daten mit einem Dokumentenmanagement zu konsolidieren, ist nur eine Seite der Medaille. Damit auch in Zukunft alle Informationen und Prozesse einheitlich und intelligent verwaltet werden können, darf das neue System nicht wieder die gleichen Schwachstellen wie die alten aufweisen und so erneute Schattenablagen und Workarounds begünstigen. Mit Doxis stellen Unternehmen das sicher:

• Das ECM ist skalierbar und wächst mit dem Unternehmen und seinen funktionalen sowie technischen Anforderungen mit – in der Cloud, on-premises oder als hybride Lösung.
• Mitarbeiter können von überall aus jederzeit schnell auf Informationen und Prozesse zugreifen und sie ohne Kopien oder E-Mails untereinander sowie mit Externen austauschen.
• Standardschnittstellen und offene APIs, mit denen sich z.B. SAP, Salesforce und Microsoft SharePoint & Teams einfach integrieren lassen, wirken dem Entstehen von neuen Datensilos entgegen, machen Informationen aus diesen Systemen in Prozessen verfügbar und ermöglichen ein einheitliches Compliance-Management.
• Auf Basis der einheitlichen Plattformtechnologie müssen Metadaten, Backups, Benutzerverwaltung, Sicherheitsdienste und Mandantenfähigkeit nur einmal definiert und implementiert werden und greifen dann für alle – auch später hinzukommende – ECM-Lösungen.
• Die integrierten Cognitive Services der Doxis-Plattform ermöglichen eine intelligentes Informations- und Prozessmanagement im gesamten Unternehmen
• Ein umfangreiches Angebot an Managed SERvices reduziert den Aufwand für Wartung & Administration zusätzlich und schont die IT-Ressourcen.

Gesunder Respekt vor einer DMS-Migration ist durchaus angebracht. Die Vorteile der Konsolidierung überwiegen jedoch die mit weiterbestehenden Altsystemen verbundenen Risiken um ein Vielfaches. Mit einem praxiserprobten Verfahren, Migrations-Know-how und der richtigen Technologie läuft die Migration zudem kalkulierbar und sicher ab. Zögern Sie also nicht länger: Nutzen Sie die Chance, Ihr Informationsmanagement aufzuräumen und zukunftsfähig zu gestalten.