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eRechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Elektronische Rechnungen sind die Zukunft der Rechnungsstellung im B2B. Mit der eRechnung übermitteln, empfangen und verwalten Unternehmen ihre Rechnungen medienbruchfrei. Denn Rechnungsinhalte liegen elektronisch, also in strukturierten und maschinenlesbaren Datensätzen vor. Das beschleunigt finanzielle Transaktionen und erhöht deren Effizienz.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die eRechnung und wie sie Rechnungsprozesse verändert.

Was genau ist eine eRechnung?

Die Abkürzung „E-Rechnung“ steht für elektronische Rechnung. In § 2 der E-Rechnungsverordnung (ERechV) ist definiert, ab wann eine Rechnung als elektronisch gilt: wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (Extensible Markup Language) vorliegt.

Das gewährleistet die elektronische Abwicklung von Rechnungsprozessen – von der Ausstellung der Rechnung durch den Rechnungssteller bis zur Auszahlung des Geldes durch den Rechnungsempfänger.

Ist ein PDF eine eRechnung?

Die PDF-Rechnung ist das digitale Abbild einer Papierrechnung. Rein physisch liegt sie elektronisch vor. Dennoch erfüllt ein PDF nicht die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und ist demnach keine eRechnung. Grund hierfür ist das Format: Die Daten liegen weiterhin unstrukturiert vor und sind nicht von Maschinen auslesbar.

Was sind eRechnungsformate?

Dateiformate sind für die eRechnung freigegeben, wenn sie folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung
  • Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)

Vom Bund empfohlene eRechnungsformate sind XRechnung als Standard und ZUGFeRD.

XRechnung

Die XRechnung schafft eine nationale verlässliche Lösung für die Rechnungsstellung in Deutschland auf Basis hiesiger Geschäftsregeln. § 4 Abs. 1 ERechV definiert die XRechnung als offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard für öffentliche Auftraggeber.

Spezifikationen der XRechnung erfüllen die Richtlinie 2024/45/EU. Konkret bedeutet das: Unternehmen erfüllen mit der XRechnung Datenaustauschstandards nach europäischer Norm, indem sie Rechnungsdaten ausschließlich im XML-Format übermitteln, empfangen und weiterverarbeiten.

Die Vorteile der XRechnung auf einen Blick:

  • Open Source gewährleistet eine breite Nutzung des Standards.
  • Das Standard-Rechnungsformat garantiert gesetzeskonforme eRechnungsprozesse.
  • Eine vielfältige Integration der Komponenten in proprietäre und kommerzielle Software ist möglich.

ZUGFeRD

ZUGFerd ist ein Datenformat, das wie XRechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Anders als XRechnung übersetzt ZUGFeRD Rechnungsdatensätze so, dass sie elektronisch verarbeitbar sind. ZUGFeRD selbst ist keine Anwendungssoftware. Es ist ein Hybridmodell zwischen elektronischer und digitaler Rechnungsstellung. Sprich: ZUGFeRD ermöglicht parallel die elektronische und nicht-elektronische Rechnungsverarbeitung.

  • Die PDF-Datei ist die digitale Sichtkomponente im Rechnungsversand.
  • Für die elektronische Verarbeitung erstellt ZUGFeRD ein inhaltlich identisches Mehrstück auf Basis des XML-Formats.

Der Vorteil: Rechnungsdaten verwalten Sie durch ZUGFeRD ohne manuellen Aufwand in der gewünschten Rechnungswesen-Software. Gängige ERP-Systemen und Buchhaltungssoftwares unterstützen das Datenformat.

E-Rechnungspflicht 2025: Sind Sie bereit?

Die E-Rechnungspflicht ist bereits in Kraft getreten - doch sind sie betroffen und welche Übergangsregelungen gelten?

In unserem Webinar schauen wir uns das Ganze genau an und verraten Ihnen, was zu tun ist.

Archivierung von eRechnungen

E-Rechnungen enthalten wie Rechnungen in Papierform steuerlich relevante Daten und unterliegen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Sie beginnen am Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Während der Aufbewahrungsfristen müssen Unternehmen eRechnungen archivieren.

Gesetzliche Anforderungen

Die Archivierung von eRechnungen folgt den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD). Diese gelten neben eRechnungen ebenso für digitale Rechnungen, also Rechnungen in Form von PDFs. Dokumente wie Rechnungen sind GoBD-konform archiviert, wenn sie die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit sowie Vollständigkeit von Daten und Dokumenten erfüllen.

Gemäß des Gesetzes sind eRechnungen nur dann korrekt archiviert, wenn diese revisionssicher ist, also unter anderem unveränderbar und fälschungssicher.

Methoden und Technologien für die Archivierung

Prinzipiell ist die elektronische Rechnungsverarbeitung technologieneutral, Sie haben also die Wahl, welche Software Sie für die Verwaltung von Rechnungsdokumenten verwenden. Unser Tipp:

Sicherheitsaspekte bei der Langzeitarchivierung

eRechnungen zählen zu jenen Dokumenten, die Unternehmen langfristig aufbewahren. Die Langzeitarchivierung beschreibt in diesem Sinne die Erschließung, Erhaltung sowie dauerhafte Aufbewahrung und Bereitstellung von Informationen. Vorschriften der GoBD, AO, HGB und BDSG sind im Rahmen der Langzeitarchivierung für Unternehmen bindend.

ECM-Systeme mit digitalem Archiv wie Doxis erfüllen gesetzliche wie auch unternehmensinterne Sicherheitsstandards. Informationen legen Sie in Doxis regelkonform ab. Das unterstützt eine sichere Datenspeicherung.

eRechnung Pflicht

Seit dem 27. November 2020 ist die eRechnung Pflicht für alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden. Ab 2025 ist nun ein verpflichtendes E-Rechnungssystem für den B2B-Bereich geplant.
Die Gesetzesvorlage für § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) liegt bereits vor. Sie definiert den Begriff der elektronischen Rechnung neu.

Übergangsfristen

Zu Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. Da es ein Bewusstsein dafür gibt, dass die technische Umsetzung im Unternehmen eine gewisse Zeit braucht, gibt es bis 2027 Übergangsregelungen.

Bis wann Papierrechnungen und elektronische Rechnungen im unstrukturierten Format noch erlaubt sind:

  • Bis zum 31. Dezember 2025: Für alle B2B-Unternehmen.
  • Bis zum 31. Dezember 2026: Für Rechnungsaussteller, die eine Erlaubnis des Rechnungsempfängers besitzen und deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr nicht über 800.000 Euro hinausging.
  • Umsätze zwischen dem 01. Januar 2026 und 31. Dezember 2027, die Bestandsschutz für die Nutzung des EDI-Verfahrens besitzen.
  • Auf unbestimmte Zeit: Alle Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro dürfen Unternehmen weiterhin nach § 33 UStDV-E als sonstige Rechnung ausstellen.

Die Vorteile von eRechnungen

Der Umstieg auf eRechnungen empfiehlt sich für Unternehmen unabhängig der gesetzlichen Lage. Chancen der eRechnung ergeben sich für Rechnungssteller wie auch Rechnungsempfänger in den Bereichen Effizienz, Kostenersparnis, Compliance, Mitarbeiterentlastung und Wachstum.

Elektronische Verarbeitung erhöht die Prozesseffizienz

Nennenswert sind insbesondere die vereinfachten Prozessstrukturen in der Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung. So beschleunigt die eRechnung Durchlaufzeiten, begünstigt eine vereinfachte Rechnungserstellung und ermöglicht das automatisierte Einlesen der Rechnungsdaten auf Empfängerseite.

Erhöhte Prozess- und Datenqualität dank automatisierter Prozesse

Auch qualitativ unterscheiden sich die Prozesse der eRechnung von sonstigen Rechnungen. Dank automatisierter und elektronischer Prozesse braucht es keinen Menschen mehr, um Rechnungen zu erstellen, zu validieren oder im System zu verwalten. Daten liegen bereits qualitativ vor.

Verwaltung eingehender eRechnungen in Unternehmen

Nur spezialisierte Software erfüllt die Standards der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Verpflichtende technische Komponenten sind neben einem elektronischen Rechnungseingang, elektronische Prozesse für die Rechnungsverarbeitung sowie ein revisionssicheres Archiv.

Hey Doxi, wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung in Doxis?

  • Rechnungseingang: Doxis erfasst eingehende Rechnungen automatisch und hinterlegt sie im Rechnungseingangsbuch.
  • Rechnungsprüfung: Im nächsten Schritt extrahiert Doxis alle Rechnungsdaten und gleicht sie mit den Bestelldaten im ERP-System ab. Dabei validiert Doxis die Eingaben voll automatisiert.
  • Rechnungssuche: Die in Doxis strukturiert abgelegten Rechnungsdaten beschleunigen die Schlagwort-Suche nach spezifischen Informationen.
  • Rechnungsfreigabe: Liegen alle Daten korrekt ab, initiiert Doxis den Workflow an den nächsten Mitarbeiter. Das ist beispielsweise die Fachabteilung, welche die Rechnung freigibt oder die Buchhaltung, die dann die Zahlung auslöst.
  • Rechnung archivieren: Das revisionssichere Archiv von Doxis verwahrt Rechnungen GoBD-konform.

Dunkelbuchung

Die große Chance der eRechnung ist die Möglichkeit der Dunkelbuchung, also der vollautomatisierten Rechnungsbearbeitung.

Bislang müssen Softwares wie ein DMS Rechnungsdaten von PDFs noch mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) maschinenlesbar machen, extrahieren und in ein strukturiertes Format umwandeln.

Mit dem Umstieg auf die eRechnung ist dieser Schritt obsolet – genauso wie die menschliche Validierung von Daten. Das beschleunigt Rechnungsworkflows, garantiert fristgerechte Zahlungen und reduziert die Fehleranfälligkeit in der Datenübertragung.

Fazit: eRechnung erfordert neue Rechnungslösungen für Unternehmen

Mit der eRechnung etabliert sich ein neuer Rechnungsstandard am Markt. Das erfordert neue Rechnungslösungen für Unternehmen und somit frühzeitige Anpassungen der aktuellen Rechnungsworkflows. Perspektivisch ist die Einführung der eRechnung eine Chance: Liegen Rechnungsdaten zukünftig stets strukturiert vor, werden Dunkelbuchungen zum Standard und das bedeutet vollautomatisierte Prozesse und volle Effizienz. Mit Doxis gehen Sie die Rechnungsverarbeitung elektronisch an!

Häufige Fragen und Antworten zu eRechnungen

Wie funktioniert die eRechnung?
Elektronisch empfangen, übermitteln und verarbeiten Sie Rechnungen medienbruchfrei und automatisiert. Es handelt sich dann um eine eRechnung, wenn die Rechnungsinhalte in einem strukturierten elektronischen XML-Format vorliegen.
Ab wann sind eRechnungen Pflicht?
Rechnungsteller sind seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu versenden. Für den B2B-Rechnungsverkehr sind eRechnungen laut Gesetzesentwurf ab dem 01. Januar 2025 verpflichtend, wobei Übergangsregeln zu beachten sind.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist ein digitales Abbild einer Papierrechnung, ergo: nach neuer Definition keine eRechnung. Da es die Formatvorgaben einer eRechnung nicht erfüllt, zählt eine PDF-Rechnung unter die Rubrik „sonstige Rechnung“.

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