Informationsschranken sind eine große Hürde bei der Digitalisierung von übergreifenden Geschäftsprozessen. Einzelne Lösungen können in der Regel auch nur einzelne Prozessschritte abbilden. Wer bspw. allein auf SAP setzt, erhält nur eine halbfertige, halbintelligente Lösung. Erst im Zusammenspiel der einzelnen Applikationen entstehen smarte Automatisierungen. Erfahren Sie, wie die AUGUST STORCK KG ihre Purchase-to-Pay- (P2P) und Order-to-Cash-Prozesse (O2C) komplett automatisiert und so ihren Geschäftsbetrieb nachhaltig sicherstellt.

Als Unternehmen der Fertigungsindustrie ist STORCK in besonderem Maße auf funktionierende Lieferketten angewiesen: Rohstoffe und Betriebsmittel müssen pünktlich und vollständig in der Produktion eintreffen und die herstellten Waren müssen zur gewünschten Zeit in der erwarteten Menge und Qualität in den Regalen des Einzelhandels stehen. Die Herausforderungen dabei sind vielfältig: Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Handel muss über Distanzen hinweg funktionieren, schnelle flexible Prozesse sind unerlässlich, um auf Änderungen rechtzeitig zu reagieren.

Würde STORCK bei seinen Prozessen entlang der Lieferkette nur auf SAP setzen, wären digitale Workflows nur bedingt möglich! Mit dem ERP lassen sich zwar Bestellungen, Aufträge und Rechnungen als digitale SAP-Belege abwickeln, die dazugehörigen Original-Dokumente wie eingehende Angebote, Lieferscheine oder Rechnungsformulare können damit aber zunächst nicht digital abgelegt oder in Prozesse integriert werden. STORCK hat darum bereits Mitte der 1990er sein SAP um die Enterprise Content Management (ECM)-Plattform Doxis ergänzt. Dank Doxis stellt das Fertigungsunternehmen die richtigen Informationen – in und außerhalb von SAP – zur richtigen Zeit und im richtigen Prozesskontext bereit, erleichtert Mitarbeitern das Treffen von Entscheidungen und automatisiert zeitraubende manuelle Tätigkeiten.

„Als jahrzehntelanger SAP- und SER-Kunde hat sich die AUGUST STORCK KG mit vielen Trendthemen im ERP- und ECM-Bereich auseinandersetzen und diese bewerten müssen“, erklärt Dirk Stentzel, IT-Projektleiter im Cross-Functional Application Management der AUGUST STORCK KG. War es anfangs die Fragestellung „Wie können SAP R/2 und das elektronische SER-Archiv integriert werden?“, ging es nach der Umstellung auf SAP R/3 Anfang des neuen Jahrtausends um mehr als eine revisionssichere Ablage: Prozesse sollten auf Basis digitaler Informationen unternehmensweit gesteuert werden: „Eine verlässliche Konstante in der gesamten Digitalisierung ist seit Beginn des Einsatzes von SAP R/3 die konsequente Nutzung der SAP-Schnittstellen zu Doxis und des SAP Business Workflows. Wir ergänzen diese mit den Stärken der Doxis-Plattform, z.B. um Informationen zur Weiterverarbeitung in SAP aus den Eingangskanälen zu extrahieren oder wenn es um das Steuern von Dokumenten ohne SAP-Bezug geht.“

Ausgangspunkt in Sachen Prozessautomation war bei STORCK der automatisierte Rechnungseingang. SAP bietet hier lediglich das belegweise Buchen der Informationen. Das Prüfen und Freigeben der Rechnungen hingegen deckt es aber so nicht ab. Heute übernimmt Doxis Intelligent Invoice Automation for SAP in Verbindung mit dem SAP Business Workflow diese Schritte mit vollautomatischen Buchungen. Das spart den Mitarbeitern in der Buchhaltung manuellen Aufwand, ist weniger fehleranfällig und geht zudem weitaus schneller. Doxis erkennt dank KI-basierter Verfahren die relevanten Rechnungsinformationen und kann durch Abgleich mit bestehenden SAP-Informationen schon vor der eigentlichen Buchung wichtige Parameter für die Weiterverarbeitung identifizieren. STORCK kann so z.B. Skonti besser ausnutzen und sicherstellen, dass seine Lieferanten rechtzeitig bezahlt und Mahnungen reduziert werden.

Nach den positiven Erfahrungen mit der Rechnungsverarbeitung fasste STORCK weitere Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess ins Auge: „Wir haben sukzessive weitere Inbound-getriggerte Geschäftsprozesse mit Doxis abgebildet und konnten so z.B. die Produktivität im Finanzwesen, Einkauf und der Fertigwarendisposition nachhaltig steigern und die Prozesssicherheit erhöhen“, freut sich Dirk Stentzel. Mit Doxis münden alle zentralen Eingangskanäle (Papier, E-Mail, EDI) in automatisierten Buchungen, z.B. Rechnungen in SAP FI, Auftragsanlagen in SAP SD und Einkaufsbelege in SAP MM. Ein umfangreiches Routing-Regelwerk sorgt dafür, dass notwendige Freigaben oder Nacharbeiten den verantwortlichen Personen in Sekundenschnelle zur Verfügung gestellt und Fachabteilungen spürbar entlastet werden: „Aus Sachbearbeitern werden Prozess- und Veränderungsmanager, die ihre Prozesse nun steuern und optimieren und nicht mehr nur operativ abarbeiten!“, so Dirk Stentzel.

Neben dem P2P-Prozess hat STORCK auch die Zusammenarbeit mit dem Handel weiter optimiert. Das Abwickeln von Zahlungsavisen (Vorankündigung von Zahlungen) und etwaigen Reklamationen seiner Kunden bildet das Unternehmen daher mit Doxis durch automatisierte, KI-gestützte Workflows ab.

Als Süßwarenhersteller unterliegt STORCK zudem zahlreichen Regularien und muss z.B. die Nachhaltigkeit von Rohstoffen oder die Unbedenklichkeit von Einsatzstoffen nachweisen. Auch diese Compliance-Anforderungen kann STORCK mit Doxis und SAP dokumentieren. Die gesamte P2P- und O2C-Prozesskette wird über alle beteiligten Bereiche hinweg unterstützt, lässt sich intelligent steuern und flexibel anpassen. Bei Doxis sind KI und Automation feste Bestandteile der ECM-Plattform, sodass STORCK selbst komplexe Prozesse – mit und ohne SAP – abbilden, jederzeit anpassen oder neu aufsetzen kann. Dirk Stentzel sieht in diesem flexiblen Zusammenspiel die Basis für nachhaltige Digitalisierung: „STORCK, SER und SAP: Das ist ein kongeniales Trio, der Fels in der Brandung der Digitalisierung!“