Comme les rouages d’une pièce d’horlogerie complexe, les solutions de numérisation doivent parfaitement s’emboîter pour garantir un fonctionnement sans heurts pendant des années. Pourtant, s’appuyer uniquement sur SAP aboutit à une solution semi-finie et semi-intelligente. La pièce manquante ? Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) capable de parfaitement s’intégrer à SAP pour former des briques de base librement combinables afin de bâtir des solutions pérennes. AUGUST STORCK KG a eu recours à cette approche pour automatiser ses processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash et ainsi garantir la continuité de ses activités à long terme.

Ces deux dernières années ont mis en lumière qu’en matière de transformation numérique, de nombreuses entreprises ont beaucoup de retard à rattraper, en particulier en termes de stratégies et de solutions intelligentes de digitalisation de l’information et des processus. Des solutions qui non seulement génèrent des gains rapides, mais qui créent également la résilience indispensable pour résister à la pression du changement. AUGUST STORCK KG est une entreprise qui suit depuis longtemps cette philosophie d’intégration de la résilience. Depuis plus de 25 ans, STORCK fait appel à SAP et à Doxis, la plateforme de gestion de contenu d’entreprise de SER, pour gérer ses processus métier.

Depuis de nombreuses années, le confiseur allemand STORCK s’est engagé à garantir non seulement la livraison rapide et complète d’ingrédients bruts et de fournitures de ses ateliers de production, mais aussi la réception des bonnes quantités de produits dans la qualité attendue par ses détaillants. Plus que jamais, fournisseurs et détaillants doivent surmonter les obstacles liés à la distance physique pour collaborer. Des processus rapides et flexibles constituent un élément clé de l’équation et sont essentiels pour réagir rapidement aux changements. Ce serait un énorme défi si STORCK ne fonctionnait qu’avec SAP ! Si cet ERP peut traiter les commandes fournisseurs et clients et les factures sous forme de documents SAP numériques, les originaux associés — tels que les propositions de prix entrantes, les bons de livraison et les factures — ne peuvent pas être classés ou traités numériquement. C’est pourquoi, dès le milieu des années 1990, STORCK a ajouté un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) à sa solution SAP.

Grâce à la plateforme d’ECM Doxis, STORCK fournit la bonne information — qu’elles proviennent de SAP ou d’ailleurs — à la demande et dans le bon contexte. Elle simplifie la prise de décision par les employés et automatise les activités manuelles chronophages. « Client SAP et SER depuis plusieurs décennies, AUGUST STORCK KG suit et évalue de nombreuses tendances ERP et ECM », affirme Dirk Stentzel, chef de projet IT au sein de l’unité Gestion applicative transversale du confiseur allemand.

Au départ, la grande question était de savoir comment intégrer SAP R/2 au système d’archivage électronique de SER. Après avoir migré vers SAP R/3 au début des années 2000, STORCK a élargi son champ d’action à d’autres domaines que l’archivage à valeur probante. Le nouvel enjeu portait maintenant sur la gestion des processus à l’échelle de l’entreprise en s’appuyant sur la numérisation de l’information : « Depuis le déploiement de SAP R/3, nous avons pu continuer à utiliser les interfaces SAP-Doxis et le flux de travail SAP tout au long du processus de transition numérique. C’est une constante rassurante depuis le début. Nous les améliorons grâce à la plateforme Doxis. Ses atouts résident dans des domaines tels que l’extraction d’informations des canaux de communication entrants en vue d’un traitement ultérieur dans SAP, ou l’acheminement de documents sans référence SAP », poursuit Dirk Stentzel.

STORCK s’est attelé à l’automatisation de ses processus en commençant par le traitement des factures entrantes. Dans SAP, l’accent est mis sur l’enregistrement des informations document par document. Il lui manque donc des fonctionnalités essentielles telles que la vérification et la validation des factures. C’est ici qu’intervient Doxis Intelligent Invoice Automation pour SAP associé au flux de travail SAP, avec un enregistrement entièrement automatisé pour ces opérations. C’est à la fois plus rapide et cela réduit le travail manuel de l’équipe comptable. Doxis exploite une technologie d’IA pour identifier les informations pertinentes sur la facture. En comparant ces données aux données figurant dans SAP, la solution logicielle est en mesure de reconnaître les paramètres clés pour le traitement aval avant même que la comptabilisation n’ait lieu.

Avantages pour STORCK : une meilleure prise en compte des escomptes et le paiement rapide des fournisseurs, ce qui réduit le nombre de rappels. Après avoir constaté l’efficacité du traitement des factures suite à l’automatisation, STORCK a étendu le système à d’autres éléments de son processus Purchase-to-Pay : « Nous avons progressivement transféré de plus en plus de processus métier entrants vers Doxis et ainsi pu accroître durablement la productivité de la comptabilité, des achats et de la gestion des marchandises, et fiabiliser ces processus », explique Dirk Stentzel.

Avec Doxis, tous les canaux entrants centralisés (papier, e-mail, EDI) activent l’automatisation des écritures, comme l’enregistrement des factures dans SAP FI, la création de commandes dans SAP SD et des documents d’achat dans SAP MM. Des règles de routage complètes garantissent la mise à disposition des versions ou révisions nécessaires auprès du bon ou de la bonne responsable en quelques secondes, réduisant ainsi considérablement la charge de travail des différents services : « Les employés administratifs deviennent alors des gestionnaires de processus et du changement. Désormais, ils gèrent et optimisent leurs processus au lieu de se contenter de la saisie et de l’exécution », poursuit Dirk Stentzel.

Et STORCK ne s’est pas contenté de son processus Purchase-to-Pay ; il a également simplifié la collaboration avec ses détaillants. Les avis de paiement et les réclamations des clients sont désormais traités par Doxis et des flux de travail automatisés et assistés par l’IA. En tant que fabricant de confiseries, STORCK doit également se conformer à des règles et réglementations strictes, notamment sur le plan de la documentation de la durabilité des matières premières, la sécurité des ingrédients et bien d’autres choses encore. Avec Doxis et SAP, toutes ces obligations de conformité peuvent être remplies si nécessaire. L’ensemble de la chaîne de processus P2P et O2C est pris en charge par tous les services concernés et géré de manière intelligente et flexible pour s’adapter en cas de besoin. L’IA et l’automatisation faisant partie intégrante de la plateforme d’ECM Doxis, STORCK peut reproduire des processus complexes — avec ou sans SAP —, les adapter à la volée ou en déployer de nouveaux. Pour Dirk Stentzel, la souplesse de cette intégration constitue le socle d’une numérisation durable : « STORCK, SER et SAP : trois éléments moteurs de la transformation numérique. »