Bundesbank und Wirtschaftsprüfer kontrollieren regelmäßig, ob Sie die SFO einhalten. Wissen Sie, ob alle dafür relevanten Dokumentationen vollständig und aktuell sind? Wie sehen die Prozesse dahinter aus? Mit ECM beantworten Sie diese Fragen im Handumdrehen: Sie automatisieren und dokumentieren Prozesse, schaffen Transparenz über alle SFO-relevanten Unterlagen und verbessern dadurch Compliance und Qualität.

Mehr als ein Drittel der Banken in Deutschland hat Lücken in der Prozessdokumentation, bei 34 Prozent ist die Regelung von Verantwortlichkeiten unklar. Die Ergebnisse der Studie des Beratungsunternehmens Procedera sind alarmierend. Denn solche Unklarheiten gehen nicht nur auf Kosten von Qualität und Service – sie sind auch ein Compliance-Risiko. Die BaFin verlangt, dass Prozessbeschreibungen und -dokumentationen im Rahmen der MaRisk in der Schriftlich fixierten Ordnung (SFO) aufgeführt werden. Die SFO soll Transparenz darüber schaffen, wie Verantwortlichkeiten, Risikosteuerung, interne Revision, Datenschutz- und Compliance-Maßnahmen geregelt sind. Und die korrekte Dokumentation davon wird von der Bankenaufsicht regelmäßig überprüft. Bei Lücken müssen Banken mit Bußgeldern und eng gesetzten Fristen für Nacharbeiten rechnen. Sie sollten also jederzeit eine aktuelle und vollständige SFO vorlegen können.

Damit Sie die SFO einhalten können, müssen Sie verschiedene Dokumentationen und Beschreibungen erstellen. Das sind z.B.

• Strukturbeschreibungen: Organigramme, Vertretungsregeln & Kompetenzordnungen
• Prozessbeschreibungen: Verfahrensrichtlinien, Prozessgrafiken, QM-Anweisungen & Notfallpläne
• IT-Dokumentationen: System-, Verfahrens- & Anwenderdokumentationen
• Änderungsmitteilungen: Nachweise darüber, dass Mitarbeiter über aktualisierte Prozesse & Dokumente informiert wurden

Dabei kommen schnell hunderte Dokumente zusammen. Sie sollten jederzeit sofort auffindbar sein – nicht nur im Fall einer Prüfung, sondern auch bei der regelmäßigen Pflege und Aktualisierung. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ohne Verzögerungen nach den gültigen Vorgaben arbeiten können. Dafür brauchen diese wiederum jederzeit Zugriff auf die aktuelle SFO. Wer die Verwaltung und Veröffentlichung im Fileverzeichnis, per E-Mail oder gar auf Papier organisiert, stößt aber schnell an Grenzen. Der Aufwand ist groß, kostet Zeit und führt im schlimmsten Fall zu Fehlern und Compliance-Verstößen. Einfacher und sicherer geht es mit dem Doxis SFO-Organisationshandbuch.

Doxis bietet mit dem SFO-Organisationshandbuch eine digitale Lösung, die den Verantwortlichen und allen Mitarbeitern das Einhalten von Compliance- und QM-Vorgaben erleichtert. So z.B. bei der Aareal Bank: „Mithilfe des elektronischen Organisationshandbuchs Blue Book auf Basis von Doxis dokumentieren wir Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen und Anweisungswesen gemäß der gesetzlichen und bankenaufsichtlichen Anforderungen“, berichtet Petra John, Fachverantwortliche für das Thema SFO bei der Aareal Bank. Die Bank kann damit beispielsweise jederzeit nachweisen, welche Kreditprozesse und Arbeitsanweisungen zu welchem Zeitpunkt gültig waren. Neben der Sicherheit, die regulatorischen Anforderungen erfüllen zu können, bringt das digitale SFO-Organisationshandbuch aber vor allem beim Thema Prozesseffizienz Vorteile.

Weniger Aufwand bei der Pflege & Veröffentlichung

Abstimmungsrunden mit viel manuellem Aufwand wie Dokumentenverteilung und –Ablage ziehen SFO-Prozesse in die Länge und verhindern, dass neue Anweisungen zeitnah von Mitarbeitern umgesetzt werden können. Doxis hilft Ihnen beim Erstellen aller Struktur- und Prozessbeschreibungen mit Dokumentvorlagen und automatisiert das Prüfen und Freigeben. So werden neue SFO-Dokumente schneller und mit weniger Aufwand veröffentlicht. Die Automation kommt auch bei der Verteilung z.B. von aktualisierten Arbeitsanweisungen zum Einsatz. Mitarbeiter erhalten dazu automatisiert Benachrichtigungen und können direkt bestätigen, dass sie diese gelesen haben. Doxis protokolliert den ganzen Prozess und macht ihn damit direkt nachweisbar.

Transparenz über alle gültigen Dokumente:

Bei all den Organisationsrichtlinien den Überblick zu behalten, ist ohne Hilfsmittel nicht leicht. In Doxis finden Sie alle Prozessbeschreibungen, IT-Dokumentationen etc. strukturiert im digitalen SFO-Handbuch – samt begleitender Dokumente. Außerdem wissen Sie hier sicher, welche Version die aktuell gültige ist und welche ihr vorausgegangen sind. Doxis archiviert sie alle revisionssicher und hält Aufbewahrungsfristen automatisiert ein: Ein versehentliches Löschen oder Verändern ist nicht möglich. So stellen Sie auch Prüfern jederzeit alle relevanten Unterlagen korrekt bereit – einfach auf Knopfdruck.

Besseres Qualitätsmanagement:

Neben der Compliance-konformen Dokumentation ist das SFO-Organisationshandbuch ein wichtiger Baustein für das Qualitätsmanagement: Sie stellen damit sicher, dass alle Prozesse nach den gesetzlichen Vorgaben und internen Standards ablaufen. Doxis unterstützt Sie bei weiteren Verbesserungen der Qualität: Sie werden automatisiert daran erinnert, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Das erleichtert das Qualitätsmanagement und gibt Ihnen die Chance, Kernprozesse und Service noch besser und effizienter zu gestalten.

Das Doxis SFO-Organisationshandbuch ist eine Lösung, mit der Banken die Erstellung, Pflege und Veröffentlichung der SFO automatisieren. Doch was ist mit den Kernprozessen in verschiedenen Abteilungen? Viele Fachbereiche sind durchaus damit beschäftigt, Abläufe zu verbessern – aber meist nur im Rahmen ihres Zuständigkeitsbereichs. Der Blick auf die Bank als Gesamtorganismus bleibt auf der Strecke, Prozesse enden an System- und Abteilungsgrenzen. Das verhindert nicht nur effizientes Arbeiten und schnellen Kundenservice: Es erschwert auch die vollständige Dokumentation aller Prozesse und IT-Systeme. Banken wie die Aareal Bank setzten daher mit Doxis auf eine einheitliche ECM-Plattform, die alle dokumentengetriebenen Prozesse abbildet und Transaktionen aus Fachanwendungen wie SAP integriert. So erhalten Mitarbeiter Zugriff auf Informationen aus allen Quellen, Prozesse sind durchgehend transparent abgebildet und direkt im Doxis SFO-Organisationshandbuch dokumentierbar.