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Versionierung: Der Goldstandard im Dokumentenmanagement

Die Versionierung ist eine der zentralen Aufgaben im Dokumentenmanagement. Textbeiträge für Webseiten, Verträge und alle Arten von Dokumenten gehen durch die verschiedensten Hände und über unterschiedliche Schreibtische – und dabei entstehen permanent neue Versionen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, braucht es ein geeignetes Versionskontrollsystem. Wir zeigen, wie das funktioniert, was genau hinter dem Begriff „Versionierung“ steckt und wie Sie Ihre Versionsverwaltung mit und ohne die Versionierung von Dokumenten umsetzen.

Versionierung mit Doxis

Was sind Versionierung und Versionsverwaltung?

Versionierung meint die Erfassung und Kontrolle von Änderungen. Das Hauptziel ist dabei, dass alle Beteiligten stets mit dem richtigen Dokument und entsprechend mit den richtigen Informationen arbeiten. Dadurch kommt es seltener zu Fehlern – auch weil Mitarbeiter* nicht erst nach der aktuellen Version suchen müssen. Alle an der Dokumentenverwaltung Beteiligten behalten zu jedem Zeitpunkt den Überblick und die Zusammenarbeit im Team verbessert sich. Dass die Lösung dafür nicht in unzähligen gespeicherten Versionen liegt, wird spätestens klar, wenn einmal mehrere Bearbeiter zeitgleich an einer Datei arbeiten.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) verhindern, dass derartige Situationen zu Versionschaos führen. Sie verwalten nur ein Dokument und können über die Versionshistorie jederzeit die vorherigen Versionen einsehen – und bei Bedarf wiederherstellen.

Versionsverwaltung ohne Versionierung

Hey Doxi, wie funktioniert Versionsverwaltung ohne Versionierung?

In der Regel kommen ohne Versionierung zwei Möglichkeiten der Versionsverwaltung zum Einsatz:

1. Alle Versionen zentral verwalten

Anwender arbeiten mit mehreren Dateien und benennen sie mit Kürzeln wie „V1“, „V2“, „V3“ usw., die die unterschiedlichen Versionen kennzeichnen. Bei dieser Variante weiß bis auf den Ersteller niemand, welche Version die aktuellste ist. Das kann für Teams schnell kompliziert werden, da alle immer auf der Suche nach der richtigen Version ihrer Dokumente sind.

Hinzu kommt, dass bei dieser Arbeitsweise schnell Datensilos entstehen. Mitarbeiter A lädt zum Beispiel ein Dokument aus dem DMS herunter und bearbeitet es. Mitarbeiter B, der das Dokument ebenfalls bearbeiten möchte, sieht im DMS durch die fehlende Versionierung die neueste Version nicht und bearbeitet die ältere. Kein Wunder, denn er kann ja nicht ahnen, dass es eine weitere Version auf dem Rechner des Kollegen gibt und dieser zum Beispiel Änderungen am Text oder einem Rechnungsbetrag vorgenommen hat.

Wenn Mitarbeiter C etwas ändern will und wieder eine Variante des Dokuments auf seinen Computer lädt, sind bereits drei verschiedene Versionen im Umlauf. Die Änderungen sind dadurch nicht für alle im Team transparent nachvollziehbar und die Kollegen arbeiten mit unterschiedlichen Informationsständen.

2. Alte Versionen überspeichern und lediglich ein Dokument verwalten

Die Bearbeiter von Dokumenten überspeichern die Originaldatei jeweils mit der aktuellsten Version und ersetzen sie in diesem Schritt. Hier liegt die Schwierigkeit darin, dass die Zwischenstände verloren gehen. Möchten Sie sich den Stand eines Textes von vor einer Woche noch einmal anschauen, weil Sie beispielsweise eine Formulierung zurückholen möchten, ist dies nicht mehr möglich.

Ohne Versionierung funktioniert die Versionsverwaltung nicht optimal. Es kommt zu Fehlern und Änderungen an Dokumenten sind schwer oder gar nicht nachvollziehbar.

Versionierung – die Vorteile nachvollziehbarer Änderungen

Wer seine Dokumente mit Versionierung verwaltet, genießt zahlreiche Vorteile. Die drei wichtigsten lauten:

  1. Klare Nachvollziehbarkeit: Alle Änderungen sind jederzeit transparent und übersichtlich verfügbar. Jeder Benutzer weiß genau, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat und kann die Versionsstände überblicken. Das bedeutet auch: Wenn mal etwas schiefgehen sollte, gibt es immer die Möglichkeit, innerhalb der Versionsverwaltung zu einem bestimmten Zeitstempel und damit auch Stand zurückzuspringen und Zugriff auf Informationen zu erhalten, die bei der Arbeit ohne Versionierung verloren gegangen wäre.
  2. Verbesserte Zusammenarbeit: Nicht nur die Nachvollziehbarkeit, auch die Transparenz und die Tatsache, dass alle beteiligten Personen stets mit dem neuesten Stand arbeiten, erleichtern Ihnen als Unternehmen den modernen Versionierungsprozess bei der digitalen Zusammenarbeit mit Unterstützung eines DMS ungemein. Die benötigten Absprachen werden weniger und alle wissen immer, welche Information an welcher Stelle zu finden ist – ganz ohne Versionsnummern.
  3. Erhöhte Sicherheit: Durch die transparent einsehbaren Änderungen in der Versionsverwaltung kommen Fehler zum einen seltener vor, zum anderen können Bearbeiter sie schneller beheben als ohne Versionierung. Zu Datenverlust kommt es nicht mehr – Informationen gehen durch die genaue Protokollierung der Änderungen nach Datum und Benutzer nicht mehr verloren.

Die richtige Software unterstützt Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Prozesse und setzt neue Maßstäbe bei der Versionierung von Dokumenten. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems wie Doxis wissen alle immer, wo die für sie wichtigen Dokumente zu finden sind. Sie können sich darauf verlassen, dass Sie mit der neuesten Version und aktuellen Daten arbeiten. Außerdem behalten Sie den Überblick über die unterschiedlichen Versionen Ihrer Dokumente und automatisieren die Erfassung von Änderungen an Dateien.

Die Versionskontrolle in einer Software ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Arbeitswelt und aus keiner Branche mehr wegzudenken. Aus einem Entwurf wird durch zeitgemäße Versionsverwaltung ein finalisiertes Dokument – entlang seines Entstehungsprozesses arbeiten alle Beteiligten mit ein und demselben Dokument. Der Zugriff erfolgt zentral und niemand kann aus Versehen die Änderungen seiner Kollegen überspeichern.

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So reformiert Versionierung den Arbeitsalltag

Die Versionsverwaltung von Dokumenten mit Versionierung sorgt für die Transformation der Arbeitswelt und hebt die unterschiedlichsten Prozesse auf ein neues Level. Änderungen an Dokumenten werden ganz einfach nachvollziehbar und die aktuellsten Informationen sind immer im Versionsverwaltungssystem. Besonders verständlich erklären lässt sich das am Beispiel eines Einstellungsprozesses mit Doxis:

Ein Unternehmen hat einen neuen Mitarbeiter gefunden und möchte diesen nun einstellen. Die Personalabteilung setzt einen Vertrag auf und öffnet dazu Doxis, um den Workflow zur Arbeitsvertragserstellung zu starten. Dieser umfasst die folgenden vier Schritte:

1. Bearbeitungsprozess

Berechtigte können Dokumente erstellen und bearbeiten.

Im ersten Schritt legt der zuständige HR-Mitarbeiter einen Standardarbeitsvertrag an. Darin hinterlegt er die Daten des Bewerbers sowie das Gehalt, welches das Unternehmen ihm anbietet. Die erste Version ist damit fertig.

2. Prüfprozess

Berechtigte können den Status ändern, prüfen und kommentieren, jedoch nicht bearbeiten.

Der HR-Manager prüft den angelegten Vertrag. Dabei fällt ihm auf, dass noch die wöchentliche Arbeitszeit angepasst werden muss. Der Prüfer oder Mitarbeiter übernimmt diese Aufgabe – in der Versionskontrolle ist jetzt die Version 2 abgespeichert.

3. Freigabeprozess

Das Dokument ist für die Bearbeitung gesperrt.

Bevor HR den Vertrag an den neuen Mitarbeiter verschickt, sperrt der Bearbeiter das Dokument und es kann nicht mehr verändert werden. Der Bewerber erhält das Dokument als PDF per E-Mail und nimmt sich die Zeit, es zu kontrollieren. Dabei merkt er, dass er mit dem angebotenen Gehalt nicht einverstanden ist und verhandelt daher nach.

Im Anschluss an die Einigung passt HR den Vertrag an. Dazu versetzt der Bearbeiter die Datei zurück in den Bearbeitungsstatus. Dabei entsteht die dritte Version.

Der Manager der Personalabteilung prüft den Vertrag erneut und er geht wieder an den Bewerber, der ihn digital unterschreibt.

4. Archivierung

Das Dokument kann nicht verändert oder gelöscht werden, alle Versionen sind archiviert.

HR sorgt für die revisionssichere Archivierung des Arbeitsvertrags. Das bedeutet: Er wird samt digitalem Signaturzertifikat GoBD-konform in der Mitarbeiterakte des neuen Beschäftigten abgelegt und vor nachträglicher Abänderung, Fälschung und Manipulation geschützt.

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Effiziente Arbeitsabläufe und verlässliche Daten dank Versionierung

Möchten Sie reibungslose Abläufe von Unternehmensprozessen und eine gute Zusammenarbeit im Team gewährleisten, ist eine moderne Versionierung mithilfe eines DMS unerlässlich. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitern damit eine geordnete und sichere Verwaltung, Nachverfolgung und verlässliche Arbeit mit Dokumenten und Informationen.

Durch die fortlaufende Versionierung machen Sie alle Änderungen und Aktualisierungen nachvollziehbar. Datenverlust und Datensilos gehören der Vergangenheit an. Stattdessen steigern Sie die Effizienz und die Qualität Ihrer Arbeitsabläufe.

Häufig gestellte Fragen zur Versionierung von Dokumenten

Wie funktioniert Versionierung?
Versionierung beschreibt den Vorgang, bei dem eine Software automatisch die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments anlegt und verwaltet. Die Nutzer arbeiten stets mit dem aktuellsten Dokument und können Änderungen über die Versionshistorie nachverfolgen.
Warum Versionierung mit DMS?
Wer ein DMS nutzt, spart Zeit, senkt die Fehlerquote im Umgang mit Dokumenten und sorgt insgesamt für straffere Abläufe bei der Bearbeitung von Dateien. Mit einem modernden Dokumentenmanagement-System können Sie alle Änderungen an Dateien nachvollziehen, da jede Version mit einem Zeitstempel sowie einer Nutzerkennung erfasst wird. Um Fehler rückgängig zu machen, können Sie eine ältere Variante wiederherstellen und Informationen aus der Vergangenheit zurückholen. Damit behalten Sie den Überblick und verbessern die Qualität Ihrer Dokumente.
Welche Arten von Versionierung gibt es?
Man spricht insgesamt von drei verschiedenen Arten der Versionierung. Die älteste davon funktioniert komplett lokal. Das bedeutet: Dateien werden lediglich auf einem Computer abgespeichert. Bei der zweiten Variante arbeitet man mit einem zentralen Archiv, auf das bei der neuesten Generation wieder verzichtet werden kann. Hier liegen dann die unterschiedlichen Speicherstände revisionssicher in der Cloud und können, falls gewünscht, wiederhergestellt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Version und Revision?
Bei jeder Änderung an einer Datei speichert man eine neue Revision ab. Das bedeutet: (Datei-)Versionen enthalten Revisionen. Das sind minimale Änderungen an Dateien bzw. Dokumenten. Eine Version ist hingegen eine größere Änderung. In ihr sind die Revisionen einer Datei für einen bestimmten Zeitraum enthalten.

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