Virtual Assistant: Wie KI-Assistenzen die Dokumentenarbeit erleichtern

Ein Virtual Assistant – auch bekannt als virtuelle Assistenz, digitaler Assistent oder Digital Assistant – ist eine KI-basierte Softwarelösung, die darauf ausgelegt ist, Nutzer bei alltäglichen Arbeitsprozessen aktiv zu unterstützen. Dabei erkennt und verarbeitet der Assistent sprachliche oder textbasierte Eingaben, interpretiert deren Bedeutung und reagiert in Form von Aktionen oder Informationen.

Technologisch basiert ein Virtual Assistant auf künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP). Diese Komponenten ermöglichen es der Software, Inhalte zu verstehen (Content Understanding), kontextbezogen zu reagieren und mit der Zeit durch wiederkehrende Nutzungsdaten dazuzulernen. Das Ziel: Prozesse im Unternehmen beschleunigen, Fehler reduzieren und standardisierbare Abläufe teilweise oder vollständig automatisieren.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und KI-Assistenz?

Während die KI-Automatisierung darauf ausgerichtet ist, wiederkehrende, standardisierte Aufgaben vollständig selbstständig auszuführen, unterstützt eine KI-Assistenz den Menschen interaktiv, kontextbezogen und situationsabhängig in seiner Tätigkeit. Der Mensch bleibt also stets aktiv in den Prozess eingebunden.

Wichtig ist: Auch eine KI-Assistenz kann durchaus einzelne Arbeitsschritte automatisieren, etwa Daten suchen, Dokumente ablegen oder Informationen weiterleiten. Doch im Gegensatz zur reinen Automatisierung geht sie einen Schritt weiter – sie versteht Inhalte. Kurzum: KI-Automatisierung ersetzt menschliche Arbeit – KI-Assistenz unterstützt.

Hey Doxi, wie verarbeiten virtuelle Assistenzen wie du Anfragen Schritt für Schritt?

Ein digitaler Assistent im Umgang mit Informationen, Dokumenten und Prozessen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Digitale Assistenzen entlasten Mitarbeiter, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie Informationen suchen, ablegen oder weiterleiten übernehmen.
• Digitale Assistenzen beschleunigen Prozesse, indem sie  den Kontext eines Dateneingangs analysieren und zur richtigen Zeit die passenden Inhalte liefern.
• Digitale Assistenzen steigern die Produktivität, indem sie Eingabefehler vermeiden und unnötige Arbeiten durch automatisierte Abläufe verhindern.

Ein Virtual Assistant ist mehr als nur ein smartes Tool. Dienste wie Virtual Assistants verändern unsere Arbeitswelt grundlegend und so auch Arbeitsprozesse.

Konkret bedeutet das: Mitarbeiter müssen nicht mehr wissen, wo eine Information gespeichert ist oder wie sie einen Prozess manuell starten. Eine kurze Eingabe genügt, um die Information zu erhalten, die sie brauchen, um weiterarbeiten zu können. Somit schaffen Virtual Assistants strukturelle Voraussetzungen, um Prozesse möglichst effizient und effektiv zu gestalten und die Produktivität in Unternehmen zu steigern.

Mit zunehmender Reife der KI-Technologie werden Virtual Assistants immer intelligenter und somit noch vielseitiger einsetzbar:

• Einzelhandel: begleiten Bestellvorgänge, beantworten Rückfragen zu Lieferungen oder navigieren Nutzer durch komplexe Produktkataloge
• Dokumentenmanagement: zeigen relevante Inhalte im Kontext an und automatisieren Dokumentenprozesse wie Unterlagen suchen, klassifizieren, ablegen und archivieren
• Business Process Management: unterstützen dabei, Workflows zu starten, zu überwachen und zu steuern, weisen auf Engpässe hin, zeigen aktuelle Bearbeitungsstände an
• Logistik: verbessern die Transparenz entlang von Lieferketten, tracken Waren
• Industrielle Fertigung: melden Anomalien im Produktionsablauf, schlagen Wartungsmaßnahmen vor, analysieren Daten in Echtzeit
• Compliance: erkennen verdächtige Transaktionen oder risikoreiche Muster, unterstützen Compliance-Teams bei Audits

Im ECM-System Doxis sorgt der Virtual Assistant Doxi für effizientere Prozesse und ein besseres Informationsmanagement. Ob beim Beantworten von Fragen zu Dokumenten oder der Recherche – Doxi agiert als zentraler Bestandteil eines intelligenten digitalen Arbeitsplatzes.

So unterstützt Doxi Sie bei Ihrer Arbeit:

Doxi Document Insights: Inhalte zusammenfassen und beantworten

Als virtuelle Assistenz fasst Doxis Dokumentinhalte zusammen, beantwortet Nutzerfragen und schlägt auf Basis des Dokuments relevante Fragestellungen vor. Stellen Sie Doxi eine Frage, beantwortet Doxi diese und zeigt parallel, auf welche Textstelle sich die Antwort bezieht. So können Sie direkt in den Dokumenttext springen und Antworten verifizieren.

Alternativ nutzen Sie Doxi für die Dokumentenanalyse: Doxi erkennt Themen im Dokument und bietet auf dieser Basis gezielte Fragen zur Navigation und Vertiefung an.

Doxi extrahiert relevante Metadaten aus Dokumenten mit nur einem Klick. Bei einer Rechnung erkennt Doxi zum Beispiel automatisch die Rechnungsnummer, den Lieferanten, das Datum und die einzelnen Positionen. Bei einer Kundenanfrage extrahiert Doxi hingegen Informationen wie Stammdaten und Kundennummer. Die erkannten Informationen werden im Hintergrund passend zur Dokumentenklasse verschlagwortet, sodass sie jederzeit über die Suche auffindbar sind.

Doxi integriert sich in Microsoft-Office-Dokumente wie PDFs oder Word-Dokumente. Dies bietet Mitarbeitern im Büro die Möglichkeit, Doxi direkt im geöffneten Dokument zu nutzen. Mitarbeiter können, ohne die Anwendung wechseln zu müssen, Doxi per Chat Fragen stellen oder Zusammenfassungen und Übersetzungen anfordern.

Ebenso lässt sich Doxi in andere Systeme wie Outlook integrieren. Geht eine E-Mail ein, erkennt Doxi automatisch, dass es sich um eine E-Mail eines Kunden handelt. Es schlägt Aktionen vor, etwa Eingänge im Kundenordner zu archivieren oder Freigabe-Workflows zu starten.

Ebenso ist es möglich, Doxi um weitere Aktionen zu bitten. Stellt zum Beispiel ein Kunde per E-Mail eine Frage zu einer Rechnung, braucht sich der Bearbeiter nicht selbst durch das Dokument zu navigieren. Doxi übernimmt die Arbeit, öffnet also das Dokument oder zeigt gesuchte Passagen auf Anfrage an und formuliert sogar einen Entwurf für die Antwort an den Kunden.

Automatisierte Workflows

Als Virtual Assistant erledigt Doxi auf Wunsch auch ganze Aufgaben. Geht beispielsweise eine Rechnung ein, gleicht Doxi die Rechnung mit der Bestellbestätigung ab. Sind Metadaten wie die Ordnernummer oder Kostenstelle vorhanden, schlägt Doxi basierend auf den vorhergehenden Dokumenten einen Bearbeiter zur Rechnungsfreigabe vor und stößt den Workflow an.

Hey Doxi, mit welchen Funktionen unterstützt du das Invoice Management als Virtual Assistant?

Wenn Mitarbeiter mit einem intelligenten Virtual Assistant zusammenarbeiten,vereinfacht. präzisiert und beschleunigt die Informationsarbeit für das gesamte Unternehmen oder die Organisationen. Eine Eingabe genügt und die Mitarbeiter erhalten augenblicklich leicht verständliche Zusammenfassungen von Dokumenten, hilfreiche Antworten auf ihre Fragen oder passende Handlungsvorschläge. Als Intelligent Content Assistant kombiniert Doxi modernste KI-Technologie mit tiefem Systemverständnis: So schaffen Sie die Grundlage für eine neue, automatisierte Wissens- und Arbeitskultur.

Häufige Fragen zum Thema Virtual Assistant