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XRechnung – sind Sie für die E-Rechnungspflicht bereit?

Mit dem Datenformat XRechnung versenden und empfangen Sie Rechnungen rein elektronisch. So erfüllen Sie die ab Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen. Damit eine eRechnung dem Format der XRechnung entspricht, muss sie den standardisierten Formatvorgaben folgen.

Wir zeigen in diesem Beitrag, was die XRechnung kennzeichnet und wie sie Rechnungsprozesse verändert.

Was ist eine XRechnung?

Bei XRechnung handelt es sich um ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen (eRechnungen). Es erfüllt die Anforderungen, um eRechnungen zu versenden und weiterzuverarbeiten. Die elektronische Rechnungsstellung funktioniert bei der XRechnung über einen XML-basierten Datenaustausch. Deshalb ist das XRechnung-Format auch als XML-Rechnung bekannt.

Durch das XML-Format ist die XRechnung maschinenlesbar. Rechnungssoftware erstellt, übermittelt und verarbeitet die Rechnungsdaten automatisch weiter. Anders als klassische Papierrechnungen oder PDF-Dateien sind XRechnungen für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar. Stattdessen liegen die Rechnungsdaten codiert vor. Die Rechnungsinhalte bleiben aber die gleichen.

Elektronische Rechnungsformate nach EU-Norm EN 16931

Wann eine Rechnung eine eRechnung ist, bestimmt die europäische Norm EN 16931. Sie definiert ein einheitliches, europaweites Datenmodell für eRechnungen und ist als EU-Mindeststandard für die elektronische Rechnungsstellung zu verstehen.

Auf dieser Basis entwickelte die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Zusammenarbeit mit dem Bund und Ländern in Deutschland XRechnung als nationales Rechnungsformat. Es erfüllt genauso die Vorgaben der EU-Norm wie das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD.

Beide Formate wurden entwickelt, um die EU-Richtlinie 2014/55/EU umzusetzen. Sie stellt Anforderungen an die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Der Fokus auf den öffentlichen Sektor begründet sich darin, dass die Rechnungsformate im Zuge der seit 2020 gültigen E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich entstanden. Ab 2025 sind sie auch für den B2B-Bereich relevant.

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Aufbau einer XRechnung

Das Format XRechnung folgt einer standardisierten Struktur. Nur wenn alle Pflichtfelder der XRechnung korrekt ausgefüllt sind, ist diese verwertbar. Verwertbar bedeutet in diesem Sinne, dass Systeme die eRechnung untereinander automatisiert austauschen und weiterverarbeiten können – und zwar ohne Informationsverluste oder menschliches Zutun.

Voraussetzungen der XRechnung

Darüber hinaus handelt es sich nur um eine XRechnung, wenn folgende Anforderungen an die Rechnung erfüllt sind:

  • Die eRechnung ist kein eingebettetes Objekt.

  • Die eRechnung ist compliant zu den XML-Schema-Definitionen der EN 16931.

  • Die eRechnung entspricht den spezifizierten Geschäftsregeln der XRechnung.

  • Die eRechnung übernimmt für alle Informationselemente die semantischen Beschreibungen des Standards XRechnung.

  • Die eRechnung ist valide hinsichtlich der technischen Umsetzung.

Elemente der XRechnung

Insbesondere sind die technischen Details der XRechnung einzuhalten. Nur durch sie sind die Inhalte der Rechnung in einer einheitlichen und standardisierten Weise erfasst. Folgende drei Elemente sind relevant:

  • XML-Datei: Die XRechnung basiert auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). Es stellt Daten klar, strukturiert und für Maschinen als Code lesbar dar.

  • Syntax: Die XRechnung enthält eine Syntax, die Daten konsistent und korrekt formatiert. Sie umfasst beispielsweise Elemente wie Kopf- und Fußzeilen oder Steuerinformationen.

  • Datenmodell: Die XRechnung ist ein Datenmodell, das zwischen Pflichtfeldern und optionalen Angaben unterscheidet.

Pflichtangaben der XRechnung

Sofern Sie die eRechnung an eine öffentliche Behörde senden, enthält die XRechnung als verpflichtende Angabe eine Leitweg-ID. Teilweise besitzen diese auch Unternehmen, da es zu den Pflichtfeldern zählt. Darüber hinaus enthält die XRechnung folgende verpflichtende Angaben:

  • Rechnungsempfänger-Daten: zum Beispiel Anschrift sowie Kontaktdaten

  • Rechnungssteller-Daten: zum Beispiel Umsatzsteuer-ID und Kontaktdaten

  • Rechnungsdetails: zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer

  • Zahlungsdetails: zum Beispiel Zahlungswege, Zahlungsfristen, etwaiger Skonto

XRechnung vs. ZUGFeRD – was ist der Unterschied?

Neben der XRechnung ist ZUGFeRD ein vom Bund empfohlener Standard für eRechnungen. Anders als XRechnung ist ZUGFeRD bereits heute in vielen Rechnungsprogrammen implementiert. Das erleichtert es für Sie, schon frühzeitig die E-Rechnungsverordnung zu erfüllen – ergo: von papierbasierten auf elektronische Rechnungen zu wechseln.

Technisch unterscheidet ZUGFeRD von der XRechnung, dass es ein hybrides Datenformat ist. Während XRechnung auf einem reinen XML-Format basiert, das nur Maschinen lesen können, ist ZUGFeRD sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar. Wie XRechnung enthält jede ZUGFeRD-Rechnung eine XML-Datei. Zusätzlich beinhalten ZUGFeRD-Rechnungen eine Sichtkomponente. So bleiben die eRechnungen weiterhin für Menschen lesbar. Vor allem in der Übergangszeit können Unternehmen mit ZUGFeRD noch entscheiden, ob sie die eRechnungen maschinell oder manuell weiterverarbeiten.

Ist die XRechnung rechtsgültig?

Genauso wie ZUGFeRD ist XRechnung ein rechtsgültiges Rechnungsformat, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht nachzukommen.

Ab Januar 2025 müssen Unternehmen Rechnungen aus B2B-Umsätzen elektronisch empfangen können. Die bis 2027 geltenden Übergangsregelungen richten sich nur an die Erstellung und Verarbeitung von eRechnungen:

  1. Bis Ende 2025: Stimmt der Rechnungsempfänger zu, dürfen Sie weiterhin papierbasierte Rechnungen oder eRechnungen in einem sonstigen elektronischen Format ausstellen.

  2. Bis Ende 2026: Liegt Ihr Vorjahres-Gesamtumsatz bei maximal 800.000 Euro, verlängern sich die oben genannten Regelungen für Sie als Rechnungssteller.

  3. Bis Ende 2027: Stimmt der Rechnungsempfänger weiterhin zu, dürfen Sie eRechnungen in einem sonstigen elektronischen Format übermitteln, sofern es elektronisch über das EDI-Verfahren erfolgt.

Wichtig dabei: eRechnungen im Format XRechnung müssen wie jede andere Rechnung die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung erfüllen. Das bedeutet, dass Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) benötigen, das ein revisionssicheres Archiv besitzt.

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XRechnung – auch international relevant?

Mit der XRechnung kommt Deutschland den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU nach. Denn die XRechnung konkretisiert die EU-Norm EN 16931. Das bedeutet: Die XRechnung sorgt maßgeblich dafür, dass wir in Deutschland der E-Rechnungspflicht compliant zum EU-Recht nachkommen. Das macht sie zu einem europaweiten gängigen Format für die Stellung elektronischer Rechnungen.

Als EU-weites Rechnungsformat für den elektronischen Rechnungsaustausch passt sich XRechnung an kommende Gesetzesänderungen an. Aktuell plant die EU, das Mehrwertsteuersystem europaweit zu vereinheitlichen. Das Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the Digital Age) stützt sich ebenfalls auf die EU-Norm CEN 16931. So erfüllt XRechnung langfristig auch all jene Änderungen, die mit dem Maßnahmenpaket ViDA auf Unternehmen in Europa zukommen.

Der digitale Rechnungsprozess mit XRechnung

Hey Doxi, wie sieht der Rechnungsprozess mit XRechnung aus?

Digitale Rechnungsprozesse für Empfänger

Um eRechnungen im Format XRechnung empfangen zu können, benötigen Sie ein Rechnungseingangsprogramm, wie Doxis, das dieses Format unterstützt. Dann empfängt das System die eRechnungen automatisiert. Da die XRechnung die Rechnungsinformationen im XML-Format bereitstellt, liegen die Daten direkt elektronisch vor. Sprich: Sie benötigen weder OCR-Technologie (Optical Character Recognition), noch müssen Sie die Daten extrahieren oder klassifizieren. Sie liegen direkt strukturiert vor.

Egal, ob XRechnung oder ZUGFeRD: Die Eingangsrechnungsverarbeitung funktioniert in Doxis in sechs Schritten.

  • Schritt 1: Die Eingangsrechnung geht bei Doxis zur Verarbeitung ein.

  • Schritt 2: Doxis legt das Dokument automatisch in der passenden elektronischen Akte ab.

  • Schritt 3: Das System prüft die Eingangsrechnung auf ihre sachliche und formelle Richtigkeit.

  • Schritt 4: Wenn alle Daten stimmig sind, startet Doxis den Rechnungsfreigabeworkflow.

  • Schritt 5: Rechnungen mit Bestellbezug bucht Doxis automatisch (Dunkelbuchung).

  • Schritt 6: Zum Schluss wird die Rechnung revisionssicher im Archiv abgelegt.

Digitale Rechnungsprozesse für Versender

Es gibt drei Wege, um XRechnungen zu versenden:

  1. über externe Dienstleister

  2. über Webformulare von Portalen wie dem ZRE-Bund

  3. über Ihr ERP-System

Wir empfehlen Drittes. Dies setzt voraus, dass Ihr ERP-System XRechnung als Format unterstützt. Sollten Sie eRechnungen im XRechnungs-Format an öffentliche Verwaltungen senden wollen, benötigen Sie weitere Anbindungen.

Klassische Rechnungsportale wie Peppol unterstützen XRechnung und/oder ZUGFeRD als Rechnungsformat. Sobald das Rechnungsportal an Ihr ERP-System angeschlossen ist, überträgt es Ihre Rechnungen automatisch in das Format XRechnung und versendet sie.

XRechnung als Standardformat für eRechnungen

Unternehmen müssen heute ihre Rechnungsprozesse umstellen, um ab Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen zu können. XRechnung ist neben ZUGFeRD ein Rechnungsformat, das alle Pflichten erfüllt, die mit der E-Rechnungspflicht einhergehen.

Doxis macht Ihnen die Rechnungsverarbeitung leicht: Es managt eingehende eRechnungen und archiviert sie gesetzeskonform. Ihre Prozesse bleiben während der gesamten Verarbeitung durchgehend elektronisch.

Die häufigsten Fragen zum Rechnungsformat XRechnung

Gilt die XRechnung als Alternative zu ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine gleichwertige Alternative zu ZUGFeRD, um elektronische Rechnungen zu versenden, empfangen und weiterzuverarbeiten. Der Bund empfiehlt beide Rechnungsformate.
Was sind die Vorteile der XRechnung?
Eine XRechnung basiert auf einem XML-Format und ist maschinenlesbar. Dadurch entfallen alle manuellen Schritte in der Rechnungserstellung, -verarbeitung und -archivierung. Die Systeme erstellen, übermitteln und verarbeiten die mit XRechnung erstellten eRechnungen automatisiert.
Ist die XRechnung konform mit der E-Rechnungspflicht?
Der Standard XRechnung erfüllt alle Anforderungen an die kommende E-Rechnungspflicht. Für Unternehmen schafft sie eine verlässliche Rechnungslösung, um auch compliant gegenüber weiterführenden Änderungen auf EU-Ebene (zum Beispiel ViDA) zu bleiben.

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