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ZUGFeRD: Das hybride Format für die E-Rechnungspflicht

Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse bereits heute elektronisch aufsetzen, sind auf die kommende E-Rechnungspflicht bestens vorbereitet. ZUGFeRD ist ein digitales Rechnungsformat für elektronische Rechnungen, das Unternehmen schon jetzt in Deutschland nutzen, um eRechnungen an öffentliche Auftraggeber* zu versenden. Deshalb unterstützen gängige ERP-Systeme und Rechnungsprogramme das Datenformat. Das vereinfacht für Sie den Umstieg von der manuellen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Der größte Vorteil ist aber der hybride Charakter von ZUGFeRD: So ermöglicht das Format sowohl die elektronische als auch nicht-elektronische Rechnungsverarbeitung.

ZUGFeRD einfach erklärt

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und entspricht der EU-Norm EN 16931. Bei ZUGFeRD handelt sich um ein einheitliches Rechnungsdatenformat, um elektronische Rechnungen (eRechnungen) zu erstellen und weiterzuverarbeiten. Als hybrides Datenformat ist es für Mensch und Maschinen lesbar.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Eine eRechnung im Datenformat ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten:

  1. Einem PDF-Dokument (PDF/A-3)

  2. Integrierte Rechnungsdaten im XML-Format

Das PDF-Dokument bildet die Sichtkomponente der eRechnung. Sie ist für Menschen lesbar. In der PDF integriert ist ein identisches Mehrstück der Rechnung im XML-Format. Wenn Sie eine Rechnung im Datenformat ZUGFeRD versenden, schicken Sie die strukturierten, maschinenlesbaren XML-Daten automatisch mit. Das gewährleistet, dass Programme die eRechnung elektronisch weiterverarbeiten können.

eRechnungen: ZUGFeRD oder XRechnung?

Es gibt weitere Datenformate, die Ihr Unternehmen nutzen kann, um eRechnungen zu erstellen. Der Bund empfiehlt neben ZUGFeRD die XRechnung.

Während es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Datenformat handelt, enthält die XRechnung Daten ausschließlich im XML-Format. Dadurch entfällt die Sichtkomponente der Rechnung gänzlich. Stattdessen liegt die Rechnung ausschließlich als codierte XML-Datei vor. Maschinen übermitteln, empfangen und verarbeiten die Rechnung automatisch ohne Zutun eines Menschen weiter.

Der Vorteil von ZUGFeRD: Durch die elektronische Weiterverarbeitung spart das Rechnungsformat wie die XRechnung manuellen Aufwand und Ressourcen im Unternehmen ein. Für Empfänger und Versender bleibt es aber mit ZUGFeRD weiterhin möglich, die Rechnung selbst zu betrachten und – zumindest übergangsweise bis zur E-Rechnungspflicht – manuell zu bearbeiten.

 

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Die Entwicklung des ZUGFeRD-Formats

Ziel in der Entwicklung von ZUGFeRD war von Beginn an, eine Lösung zu schaffen, die dabei hilft, die Einführung der eRechnung in Deutschland zu vereinfachen. Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Über die Jahre hat sich ZUGFeRD stetig weiterentwickelt:

ZUGFeRD 1.0

In der Version 1.0 sind die elektronischen Daten einer Rechnung mit der PDF-Datei verknüpft. Nationale wie auch internationale Unternehmen empfangen ZUGFeRD 1.0-Rechnungen. International ist ZUGFeRD unter dem französischen Standard Factur-X bekannt.

ZUGFeRD 2.0

In der Version ZUGFeRD 2.0 sind die Anforderungen der DIN EN 16931 berücksichtigt. Diese Aktualisierung war notwendig, damit ZUGFeRD ein gültiges Rechnungsformat für den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Behörden bleibt.

ZUGFeRD 2.0.1

In der Version 2.0.1 haben die Entwickler bestimmte Komponenten korrigiert, damit die neue Version den Anforderungen der DIN EN 16931 tatsächlich entspricht. Unter anderem sind in der neueren Version Fehler behoben und Codelisten aktualisiert. ZUGFeRD 2.0.1 dient jedoch auch dazu, die Version 2.0 weiter an den französischen Standard Factur-X anzugleichen.

ZUGFeRD 2.1

Seit der Version 2.1 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch aufgebaut. ZUGFeRD und Factur-X meinen fortan dasselbe Rechnungsformat.

ZUGFeRD 2.1.1

In der Version 2.1.1 wird ZUGFeRD um das X-Rechnungsprofil erweitert. Es erfüllt neben der DIN EN 16931 nationale Geschäftsregeln und verwaltungsspezifische Bestimmungen, die für den Rechnungsverkehr mit deutschen Behörden ebenfalls erfüllt sein müssen.

ZUGFeRD 2.2

Die Version 2.2 erweitert das Profil EXTENDED um Elemente, welche die Interoperabilität mit der Order-X verbessern sollen. Im gleichen Zuge vereinheitlichten die Entwickler die Dokumentation der beiden Formate.

 

Ist ZUGFeRD konform mit der E-Rechnungspflicht?

Deutsche Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, B2B-Umsätze elektronisch zu verarbeiten. Im B2G-Bereich gibt es die E-Rechnungspflicht schon seit 2020.

Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht

Für alle Unternehmen, die jetzt ihre Rechnungsprozesse umstellen müssen, gibt es Übergangsregelungen:

  1. Bis Ende 2025: Papierrechnungen für B2B-Umsätze bleiben weiterhin erlaubt, ebenso wie Rechnungen in einem sonstigen elektronischen Format bei Zustimmung des Rechnungsempfängers.

  2. Bis Ende 2026: Die oben genannten Regelungen verlängern sich für alle Rechnungssteller, deren Vorjahres-Gesamtumsatz maximal 800.000 Euro beträgt.

  3. Bis Ende 2027: Unternehmen dürfen Rechnungen in einem sonstigen elektronischen Format übermitteln, sofern es elektronisch über das EDI-Verfahren erfolgt und der Empfänger zustimmt.

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Versand von Rechnungen. Ihr Unternehmen muss ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dabei sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Dazu zählen ein revisionssicheres Archiv und ein konformes Dokumentenmanagement-System (DMS).

Weiterführende Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Blogbeitrag zur E-Rechnungspflicht.

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Zulässige Formate für eRechnungen

Spätestens ab 2028 müssen Sie alle Anforderungen an die eRechnung erfüllen. Rechnungen dürfen Sie dann nur noch in einem zulässigen Format versenden und empfangen. ZUGFeRD gilt als zulässiges Format und ist demnach mit der E-Rechnungspflicht konform. Gleiches gilt für die XRechnung.

Ist ZUGFeRD auch international relevant?

Als Rechnungsformat ist ZUGFeRD national relevant, da Unternehmen mit der Wahl des Formates die Anforderungen an eRechnungen erfüllen. ZUGFeRD erfüllt neben nationalen Geschäftsregeln überdies die Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG) des europäischen Standardisierungsgremiums CEN. Damit ist ZUGFeRD ein Rechnungsformat, das Sie für den nationalen wie auch internationalen Rechnungsverkehr nutzen können. International ist ZUGFeRD unter dem Namen Factur-X geläufig.

Wie Unternehmen europaweit Rechnungen verarbeiten, verändert übrigens nicht nur das E-Rechnungsgesetz. Neben elektronischen Rechnungsprozessen möchte die EU auch das Mehrwertsteuersystem europaweit vereinheitlichen. Das Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the Digital Age) stellt diesbezüglich Anforderungen an die Rechnungssysteme von Unternehmen. Spätestens wenn ViDA in Kraft tritt, ist ein EU-einheitliches Rechnungsformat obligatorisch. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen.

Der digitale Rechnungsprozess mit ZUGFeRD

Hey Doxi, wie sieht der Rechnungsprozess mit ZUGFeRD aus?

Digitale Rechnungsprozesse für Empfänger

ZUGFeRD-Rechnungen empfangen Systeme vollständig automatisiert. Da ZUGFeRD die Rechnungsdaten im XML-Datenformat direkt mitliefert, braucht es keine OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Auch müssen Sie die Daten nicht extrahieren und klassifizieren. Sie liegen schon als strukturierte Daten vor, sodass die Software sie direkt übernehmen kann.

Dies setzt voraus, dass Ihre Lösung in der Lage ist, das Format ZUGFeRD zu verarbeiten. In Doxis sieht die Rechnungsverarbeitung so aus:

  • Schritt 1: Doxis nimmt die digitale Eingangsrechnung direkt zur Verarbeitung entgegen.

  • Schritt 2: Doxis legt die Rechnung automatisch in der kontextbezogenen digitalen Akte ab.

  • Schritt 3: Doxis prüft, ob die Eingangsrechnung sachlich und formell korrekt vorliegt.

  • Schritt 4: Doxis startet den Freigabeworkflow der Rechnung.

  • Schritt 5: Doxis bucht Rechnungen mit Bestellbezug automatisch (Dunkelbuchung).

  • Schritt 6: Doxis archiviert die Rechnung revisionssicher.

Übrigens: Der Rechnungseingangsprozess von Doxis unterstützt neben ZUGFeRD auch die XRechnung.

Digitale Rechnungsprozesse für Versender

Um ZUGFeRD-Rechnungen zu versenden, müssen Sie Ihr ERP-System an eine Software anbinden, die Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt. Ist dies der Fall, erstellen Sie die Rechnung innerhalb des ERP-Systems. Anschließend wird die Rechnung automatisch in das Format ZUGFeRD übertragen und versendet.

Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Verwaltungen versenden, ist zu beachten, dass diese häufig mit einem Rechnungsportal wie Peppol arbeiten. Es sollte also eine entsprechende Anbindung bestehen. Im Umkehrschluss benötigt Ihr Rechnungssystem idealerweise auch eine Peppol-Anbindung, um die Rechnungen abzuholen. Dann empfangen, verarbeiten und übermitteln Sie ZUGFeRD-Rechnungen vollständig automatisiert.

Mit ZUGFeRD eRechnungen empfangen und verarbeiten

Deutsche Unternehmen müssen ab Januar 2025 bereit sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür brauchen sie eine Rechnungslösung, die zulässige Datenformate wie ZUGFeRD für eRechnungen unterstützt. Mit Doxis als Lösung schaffen Sie durchgängig einheitliche elektronische Prozesse und gehen die Rechnungseingangsverarbeitung und Archivierung gesetzeskonform an.

Die häufigsten Fragen zum E-Rechnungsformat ZUGFeRD

Was heißt ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Gemeint ist ein hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen, das Maschinen und Menschen lesen können.
Entspricht ZUGFeRD der E-Rechnungspflicht?
Das Rechnungsformat ZUGFeRD erfüllt alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Unternehmen können es für den nationalen, europäischen und internationalen Rechnungsdatenaustausch verwenden.
Wer braucht ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht erfüllt. Alle Unternehmen, die eRechnungen verpflichtend ausstellen müssen, benötigen dafür ZUGFeRD oder ein alternativ zulässiges Rechnungsformat.

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