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Warum SharePoint als DMS nicht ausreicht

Microsoft SharePoint steht für digitale Zusammenarbeit und einfachen Dokumentenaustausch. Nah am bekannten Dateisystem verbindet es dezentrale Teams durch die Bereitstellung von Informationen über Webseiten. Die integrativen Fähigkeiten in Verbindung mit Teams, OneDrive und anderen Microsoft Produkten ergänzen den digital Workspace. Aber reicht SharePoint als Dokumentenmanagement-System (DMS) wirklich aus? Betrachten wir ein Beispiel aus der Praxis, um diese Frage zu beantworten.

SharePoint als DMS: Einfach aber Standard

SharePoint ist als Dokumentenmanagement-System beliebt, weil es so einfach ist. Die Anwendung ist intuitiv und der Grundgedanke, nämlich der möglichst einfache und strukturierte Zugriff auf Informationen, ist gut umgesetzt. Einfach heißt aber auch, dass das System recht starr ist und nur Standardprozesse und -anforderungen bedient. Für den Start in die Digitalisierung und für Unternehmen mit geringen Anforderungen ist SharePoint als DMS bestens geeignet.

Mit steigender Komplexität kommen Limitierungen

Sind die Geschäftsprozesse fernab von Standards, durchlaufen Dokumente mehrere Abteilungen oder sind die Compliance-Anforderungen hoch, stößt SharePoint als DMS schnell an Grenzen. So erging es auch einem unserer Kunden, einem global operierenden Konzern. Microsoft SharePoint war mit verschiedensten Anwendungsfällen bereits jahrelang als DMS im Einsatz und wurde umfangreich genutzt. Doch bei kaum einem Anwendungsfall reichte der Standardfunktionsumfang des Dokumentenmanagements von SharePoint aus. Um die Limitierungen aufzulösen, wurde programmiert, erweitert, angepasst sowie nach neuen Lösungen und Umwegen gesucht. Weitaus schlimmer: Manchmal wurden Limitierungen einfach hingenommen.

Die größten Limitierungen mit SharePoint als DMS

Wie schnell das Dokumentenmanagement von SharePoint an seine Grenzen stößt, zeigt sich schon an einfachen Workflows. Unser Kunde hatte jedoch zwei ganz konkrete Probleme, die es zu lösen galt.

1. Workflows: automatisiert, sicher, Compliance-konform

Sichere Vertragsverwaltung

Die Verwaltung von Verträgen war ein konkreter Anwendungsfall des Konzerns, in dem SharePoint als DMS an Grenzen stieß.

Dazu wurden das Metadatenmodell erweitert, bestimmte Funktionen zur Erinnerung und Benachrichtigung ergänzt, sowie eine Workflow-Lösung hinzugekauft. Außerdem wurden noch weitere Funktionen zur Volltextsuche, Vererbung von Metadaten usw. ergänzt. Manche Funktionen mussten dabei speziell für diesen Anwendungsfall entwickelt und umgesetzt werden.

Fehlende Compliance-Funktionen

Besonders herausfordernd waren dabei dringend notwendige Funktionen wie Zugriffsberechtigungen, Workflows und Aufbewahrungsfristen der darin befindlichen Vertragsdokumente. Gerade diese Themen stellten in SharePoint jedoch auch gleichzeitig den größten Aufwand dar.

Großer interner Programmierungsaufwand

Während die Anwender die grundsätzlichen Funktionen aus SharePoint zur Zusammenarbeit und zum Dokumentenmanagement gut nutzen konnten, standen den Administratoren eher die „Schweißperlen auf der Stirn“.  

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2. Digitale Collaboration: effizient und transparent

Gute Ablage, fehlender Austausch

Auch in der Zusammenarbeit von Projektteams tauchten bei dem Konzern Limitierungen in der Arbeit mit SharePoint auf. Für jedes Projekt wurde eine SharePoint Seite angelegt, auf der sich alle internen Projektbeteiligten austauschen konnten.

Ein Austausch fand jedoch nicht statt. SharePoint als DMS wurde lediglich als Dokumentablage genutzt, bspw. für Zeichnungen und Pläne, Schriftverkehr oder Abnahmedokumente. Der gewünschte Mehrwert im Bereich als Collaboration wurde nicht realisiert, da diese Ablage eben nur ein moderneres Dateisystem darstellt.

Weitere Funktionen für den Austausch wurden letzlich gar nicht genutzt, obwohl sie spezifisch auch für diesen Anwendungsfall umgesetzt wurden. Die Gründe hierfür lagen allerdings etwas tiefer.

Eine Lösung für die Zusammenarbeit in Projekten war dringend notwendig.

Insellösungen und Datensilos

Alle Dokumente und Informationen sollten zusammengefasst und an einem Ort verfügbar sein. Was jedoch nicht bedacht wurde, waren alle Dokumente, die aus Drittsystemen kommen. Diese wurden nicht manuell im SharePoint abgelegt, weil der Aufwand jeweils viel zu hoch wäre. So gab es neben den individuellen Dokumenten viele weitere Informationen, die aus dem ERP-System oder aus dem Fertigungsprozess stammten und nicht ins SharePoint DMS übertragen wurden. Daher war die Sicht auf das Gesamtprojekt immer unvollständig und es fehlten wichtige Informationen, wie beispielsweise Abrechnungen, Bearbeitungsstatus und Angebote.

Die Folgen der Limitierungen des SharePoint DMS

In den Arbeitsprozessen des Konzerns tat sich durch die Limitierungen eine Lücke auf, die insbesondere drei Auswirkungen hatte:

  1. Die Akzeptanz der Lösung wurde nach anfänglicher Euphorie über die Jahre stets geringer. Workarounds (Schatten-IT!) waren die Folge.
  2. Der Aufwand für die Pflege und Suche der Dokumente wurde immer größer, die erhoffte Transparenz bei der Zusammenarbeit nahm dagegen ab.
  3. Fehlende Funktionen für Zugriffsberechtigungen und das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erhöhten das Risiko für Compliance-Verstöße.

Das Ergebnis war, dass nie alle Informationen an einem Ort auffindbar waren und Qualität und Compliance in den Projekten nur durch großen manuellen Aufwand hochgehalten werden konnten.      

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Zwei Wege, ein Ziel: Die 360-Grad-Sicht auf Informationen schaffen

Grundlegend für den Erfolg ist stets die Frage, mit welcher Software all diese Anforderungen erfüllet werden kann. Immer wieder gibt es dafür nicht die EINE Lösung, sondern eine Kombination aus mehreren.

An diesen Beispielen zum Vertragsmanagement und der Zusammenarbeit in Projekten ist leicht erkenntlich, dass SharePoint als DMS allein nicht alle Themen und Herausforderungen lösen kann, egal wie viel Aufwand investiert wird. So lag es also auch an uns, herauszufinden, welche Wege tatsächlich aus Sicht der Anwender zum Ziel führen und so sinnvoll sind, dass sich hieraus ein Mehrwert für sie und das gesamte Unternehmen ergeben kann. In Verbindung mit der ursprünglichen Zielsetzung beider Teilprojekte (also Vertragsmanagement und der Zusammenarbeit in Projekten) sind wir mit unserem ganzheitlichen Ansatz einer 360-Grad-Sicht in die Workshops mit dem Kunden gegangen. Heraus kamen dabei zwei unterschiedliche Ansätze für die beiden Teilprojekte.

Weg 1: Migration nach Doxis

Im Bereich des Vertragsmanagements wurde eine Migration der bestehenden Verträge nach Doxis bevorzugt. Durch die vorhandenen Standardfunktionen im Lösungspaket für das Vertragsmanagement konnte die Komplexität durch Pflege und Erweiterung der bestehenden SharePoint-Lösung massiv reduziert werden.

Die Migration wurde über einfache Standardmechanismen durchgeführt. Nach Abschluss und Feststellung der Vollständigkeit konnten die SharePoint-Seiten und Dokumente gelöscht werden. In Doxis wurden mehrere zehntausend Vertragsakten angelegt und die Dokumente aus SharePoint übernommen.

Gerade die Archivierung von Dokumenten stellt dabei ein Standardverfahren dar, welches als Funktion ideal zu bestehenden SharePoint-Umgebungen passt: Die Dokumente werden kopiert oder verschoben, deren Metadaten übernommen und unter den entsprechenden Richtlinien für Aufbewahrung und Zugriffsberechtigungen in Doxis archiviert.

Weg 2: Föderierter Ansatz

Im Falle der Lösung für das Projektmanagement wurden die Stärken von SharePoint genutzt. Es blieb der zentrale Einstiegspunkt für alle Projektbeteiligten und wurde lediglich durch die fehlenden Informationen ergänzt. Über Content Bridges werden alle notwendigen Dokumente aus dem ERP-System und anderen wichtigen Anwendungen in Doxis archiviert und durch die zugehörigen Metadaten automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet.

Projektakten in Doxis mit Informationen aus SharePoint

Auf Basis der Dokumente aus SharePoint werden automatisch Projektakten in Doxis erstellt. Diese lassen sich wiederum aus SharePoint einsehen und öffnen. Dies hat zwei Vorteile:

  1. Alle SharePoint-Nutzer können über die integrierte Doxis Projektakte alle zum Projekt zugehörigen Dokumente strukturiert sehen und suchen – egal auf welchem Weg sie erzeugt und abgelegt wurden.
  2. Alle Nicht-SharePoint-Anwender können zudem über Doxis auf alle Projektdokumente zugreifen und somit auch auf die aus SharePoint abgelegten und nach Doxis übernommenen Dokumente.

Mit diesem föderierten Ansatz (Content Federation) werden Informationen aus beiden Systemen verfügbar und schaffen die 360-Grad-Sicht auf alle projektbezogenen Dokumente.

Ausblick: Informationen und Prozesse noch besser vernetzen

Hey Doxi, wie ist der Ausblick?

Eine Möglichkeit, die bei dem Konzern bislang überhaupt nicht in Betracht kam, wird nun als nächstes Ziel umgesetzt werden: Projekte und Verträge miteinander verbinden. Da bei unserem Kunden ein Projekt stets auch auf einem oder mehreren Verträgen basiert, gehören beide Welten zusammen. Durch die Migration der Verträge nach Doxis und die vollständige Projektakte können nun auch die Verträge mit Projekten und die Projekte mit Verträgen verknüpft werden. Damit wurde die Rundumsicht erweitert und erleichtert insbesondere den Projektleitern auch den Zugriff und Überblick über die zugehörigen Projektverträge.

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