Avant l'introduction du système d'archivage optique, l'ensemble du courrier était traité sous forme papier par le service compétent. 50 à 100 documents papier arrivaient chaque jour dans la corbeille de tâches. Personne ne savait vraiment quel collaborateur était en charge du traitement de quelle instance de processus. La recherche de documents sous forme papier au sein de volumineux dossiers traditionnels représentait souvent une tâche longue et fastidieuse. Les différents collaborateurs perdaient en effet beaucoup de temps à accéder aux documents recherchés dont ils avaient vraiment besoin. Le but de l'introduction de la GED/de l'archivage était de créer un archivage sécurisé et pérenne et d'améliorer le suivi de toutes les modifications apportées aux documents. La possibilité de choisir librement le système de stockage jouait aussi un rôle important.