Doxis News: Doxis vernetzt Informationen über Systemgrenzen hinweg

Bärbel Heuser-Roth

Ist die IT-Landschaft in Ihrem Unternehmen auch so vielfältig: Ihre Kerngeschäftsprozesse steuern Sie z.B. mit SAP, Ihre Kunden betreuen Sie mit Salesforce, Ihr Personal managen sie mit SAP HCM oder SAP SuccessFactors, mit Ihren Kollegen arbeiten Sie via Microsoft Teams zusammen? Ihre jeweiligen Anwendungsgebiete beherrschen diese spezialisierten Systeme perfekt, aber was ist mit den Daten und Dokumenten, die sich in diesen Systemen befinden? Doxis Intelligent Content Automation (ICA) schafft eine gemeinsame Informationsbasis über Systemgrenzen hinweg und hilft Ihnen dabei, die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen mit Collaboration Tools abzusichern und Prozesse zu automatisieren.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Beispiele dafür, wie Doxis 25.1 sich in Drittsysteme integriert und Ihre Geschäftsprozesse effizienter und sicherer macht:

Teilen Sie Ihre Doxis eAkten und Workspaces mit Microsoft Teams und bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam mit Ihren Kollegen
Lassen Sie sich bei der Korrespondenz mit Lieferanten von Doxis Intelligent Invoice Automation for SAP unterstützen
Erfahren Sie, wie Sie mit Doxis Human Resources und SAP HCM Personaldaten und -dokumente jederzeit im Zugriff haben
Finden Sie heraus, wie Sie Ihr Unternehmen mit Obligation Management vor Vertragsrisiken schützen
Entdecken Sie den neuen Fast Starter Document Approval Process und steuern Sie Ihre Dokumentfreigaben sicher per Workflow

Einfach und sicher zusammenarbeiten

Kennen Sie das auch? Sie arbeiten mit Kollegen in einem Microsoft Teams Channel gemeinsam an einem Dokument, dann beenden Sie das Meeting. Wochen später brauchen Sie die finale Fassung und können das Dokument einfach nicht mehr wiederfinden. Mit diesem Problem stehen Sie nicht alleine da! Die Integration von Doxis und Teams bringt Ordnung ins Teamwork und verbindet das beste beider Welten: Teams bietet die bewährten Collaboration-Funktionen, Doxis sorgt für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten im Kontext, für Versionierung und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung.

Sie können Doxis eAkten und Workspaces bestimmten Teams-Kanälen fest zuordnen, Nachrichten und Dokumente aus den Teams-Kanälen automatisch oder manuell in Doxis ablegen, Doxis eAkten und Postkörbe direkt in Teams als Tab einbinden oder ad hoc für einen Teams-Kanal freigeben und gemeinsam mit Kollegen die enthaltenen Dokumente in Teams bearbeiten.

Doxis Workspaces und eAkten für die Bearbeitung in Teams freigeben

Automatisieren Sie Ihre Lieferantenkorrespondenz

Wenn Sie in der Kreditorenbuchhaltung arbeiten, kennen Sie das: Fehlerhafte Lieferantenrechnungen müssen Sie zurückweisen und die Lieferanten über die Gründe informieren. Sorgfalt und Genauigkeit sind hier gefragt, sonst kann es leicht zu Spannungen kommen und sogar Geschäftsbeziehungen schädigen. Doxis Intelligent Invoice Automation for SAP nimmt Ihnen bei der Kommunikation mit Ihren Lieferanten Arbeit ab. Sie müssen Ihr SAP-System dafür nicht einmal verlassen. Eine Korrespondenzfunktion zur Ablehnung von Lieferantenrechnungen ist direkt in die Rechnungsvalidierung integriert. Sie wählen einfach den passenden Grund für die Zurückweisung aus und das Schreiben wird automatisch erstellt und per Email verschickt.

Zeit sparen und Fehler vermeiden mit automatisierter Korrespondenz

Personalunterlagen im Griff mit Doxis HR & SAP HCM

SAP HCM - das SAP-System für Human Capital Management - ist zwar in die Jahre gekommen und der Support von SAP für 2027 abgekündigt, aber in vielen Unternehmen ist SAP HCM noch im Einsatz und auch für SAP SuccessFactors-Nutzer im Bereich Payroll bis auf weiteres unverzichtbar. Doxis Human Resources (HR) unterstützt das HR-System von SAP auch weiterhin und stellt den SAP HCM-Nutzern die vollen Dokumentenmanagement-Fähigkeiten der Doxis-Plattform in SAP zur Verfügung.

So erhalten Sie:

Übersicht und Kontrolle über die Personalunterlagen
Doxis Personalakten für einen sicheren und schnellen Zugriff auf alle Mitarbeiter-bezogenen Informationen und Dokumente
Automatische Erinnerungen, damit Sie Fristen nicht aus den Augen verlieren
Schlankere HR-Prozesse, wie automatisiertes On- & Off-Boarding, Workflow-gesteuerte Bewerbungsprozesse etc.
Sichere, gesetzeskonforme Aufbewahrung personalbezogener Daten und Dokumente & rollenbasierte Zugriffsrechte
Stets aktuelle Informationen in beiden Systemen durch einfache Synchronisierung von Doxis HR und SAP HCM

Personaldatensatz in SAP HCM, verknüpft mit der Doxis Personalakte

Vertragsrisiken im Blick mit Obligation Management

Sie möchten Ihr Unternehmen vor vertraglichen Risiken schützen? Doxis Contract Lifecycle Management hilft Ihnen dabei. Mit dem enthaltenen Obligation Management haben Sie potenziell riskante Vertragsklauseln wie Konventionalstrafen bei Überschreiten von Lieferterminen jederzeit im Blick. Sie erkennen sofort, welche vertraglichen Risiken ein Vertrag enthält, wer für vertragliche Verpflichtungen zuständig ist etc.

Vertragsrisiken mit Obligation Management überwachen

Dokumente abstimmen leicht gemacht

Verlieren Sie auch manchmal den Überblick, mit wem Sie ein Dokument bereits abgestimmt haben und wer seine Freigabe noch erteilen muss? Dann laden Sie sich doch aus unser Fast Starter-Bibliothek Doxis Document Approval herunter und erstellen Sie schnell einfache Genehmigungsprozesse, um Dokumente abzustimmen und nachzuverfolgen. Unsere Fast Starter sind vorkonfigurierte Content Apps für spezielle Use Cases, die Sie selbst ganz einfach installieren und out-of-the-box sofort benutzen können.

An spezifische Anwendungsfälle angepasste Freigabeworkflows befinden sich in unseren Standardlösungen wie z.B. Doxis HR für das Personalmanagement, Doxis Contract Lifecycle Management zur Verwaltung von Verträgen und in den Doxis Invoice Management-Lösungen. Mit Doxis Business Process Management (BPM) können Sie völlig frei beliebig detaillierte Approval-Prozesse abbilden.

Document Approval Fast Starter aus der Bibliothek herunterladen und sofort eigene Abstimmungsprozesse einrichten

Fazit

In Zeiten von „Best-of-Breed“ - für jede Aufgabe das am besten geeignete System – wird es für Unternehmen immer wichtiger, den Überblick über ihre geschäftsrelevanten Informationen nicht zu verlieren. Doxis ICA bildet die Brücke zwischen den Systemen und sorgt für eine Single-Source-of-Truth, damit Ihre Geschäftsprozesse bestmöglich unterstützt und wo immer möglich automatisiert werden können.

Bärbel Heuser-Roth

Bärbel Heuser-Roth beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Informationslogistik, Prozessmanagement und Compliance-Themen sowie den Einsatzmöglichkeiten intelligenter Verfahren zur automatisierten Erschließung von[nbsp]Informationen. Dazu gehören auch die Untersuchung und Dokumentation[nbsp]verschiedenster Enterprise Content Management-Projekte in Unternehmen[nbsp]und Organisationen.