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Digitale Dokumentenablage

Ihr Weg zum papierlosen Büro

Die digitale Dokumentenablage organisiert und verwaltet Unternehmensdokumente an einem zentralen Ort. Das Potenzial reicht aber weit über die reine Ablage von Dokumenten und deren Digitalisierung hinaus: Moderne Dokumentenablage-Systeme verbinden zentrale Organisationsstrukturen mit Funktionen, die Kollaboration stärken, einen schnellen Zugriff auf Informationen fördern und ganze Geschäftsprozesse optimieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Funktionen Dokumentenablagen heute erfüllen und warum es Zeit ist, Altsysteme gegen moderne Lösungen zu ersetzen.

DMS als digitales Archiv

Jedes DMS ist auch ein digitales Archiv. Für bestimmte Dokumententypen ist eine revisionssichere Dokumentenablage verpflichtend. Funktionen des DMS müssen hierfür die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) erfüllen - ob das DMS diese erfüllt, erkennen Sie an der entsprechenden Zertifizierung.

Laut GoBD archivieren Unternehmen ein digitales Dokument revisionssicher, wenn es vor nachträglicher Änderung und Manipulation geschützt ist. Das DMS speichert und verwaltet Dokumente entsprechend auffindbar, sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar und verlustfrei.

Must-have-Funktionen der digitalen Ablage

Bei der Auswahl einer Dokumentenmanagement-Software steht die rechtssichere Aufbewahrung häufig im Vordergrund. Um die Effizienz unternehmensweit zu steigern und ganze Workflows zu unterstützen, benötigt es jedoch noch weitere wichtige Funktionen.

Wie die Funktionen in der Praxis aussehen, zeigen wir exemplarisch anhand eines typischen Workflows rund um die Dokumentenablage.

Datenerfassung

Ablagesysteme erfassen Daten und Dokumente mithilfe von drei unterschiedlichen Funktionen:

  1. Ersetzendes Scannen überführt Papierdokumente in ein elektronisches Format.

  2. Über Schnittstellen erfasst das DMS Dokumente automatisch aus Drittsystemen.

  3. Per Drag-and-drop ziehen Sie Dokumente und Dateien direkt ins DMS.

Verschlagwortung, Klassifizierung und Datenextraktion

Ein Ablagesystem mit OCR-Technologie braucht es für alle papiergebundenen Prozesse im Rahmen der Digitalisierungsstrategie. Die OCR-Technologie erfasst unstrukturierte Textinhalte eines Bild-Dokuments und hinterlegt sie durch Mustererkennung in einem maschinenlesbaren Format.

Im Anschluss klassifiziert das DMS die Dokumente auf Basis der Textinhalte. Im Zuge der Datenextraktion legt die Software die Informationen schließlich in einer strukturierten Form ab.

Strukturierte Datenablage und Validierung

Im Workflow ist der nächste Schritt die Validierung der Daten – Sie prüfen, ob Informationen im richtigen Kontext vorliegen. Funktionen eines DMS unterstützen die menschliche Validierung von Daten und fügen automatisierte Validierungsschritte hinzu.

Das bedeutet: Ein DMS vereinfacht das manuelle Validieren von Daten, da diese bereits extrahiert vorliegen. Mitarbeiter gleichen so nur noch die extrahierten Daten mit den Informationen aus dem Dokument ab. Zusätzlich gleicht das DMS die extrahierten Informationen mit den zugehörigen Dokumenten automatisiert ab.

Stimmen alle Daten überein, legt das DMS das Dokument in der passenden elektronischen Akte, kurz eAkte, ab. Bewerbungsunterlagen befinden sich dann zum Beispiel in der Bewerberakte, Stammdaten eines Lieferanten in der Lieferantenakte und ein Vertrag in der Vertragsakte.

Indexierte Metadaten

Strukturiert abliegende Dokumente erleichtern die Suche nach Informationen im System. Dafür wichtig sind Funktionen wie die Volltextsuche oder Indexierung über Metadaten. Nutzern ist es so möglich, Dokumenteninhalte schnell zu finden, ohne das gesamte Dokument zu lesen.

Revisionssichere Archivierung

Sobald das Dokument inaktiv ist, archiviert das DMS es revisionssicher. Eine Rechnung ist beispielsweise inaktiv, sobald sie bezahlt ist.

Erweiterte Funktionen der Revisionssicherheit stellen sicher, dass Sie zu jedem Zeitpunkt gesetzeskonform archivieren. Die Automatisierung spart Zeit und ist diesbezüglich ein Sicherheitsfaktor.

Die digitale Ablage für alle Systeme

Viele renommierte Softwarehersteller wie SAP und Salesforce sind führend in ihren jeweiligen Gebieten der CRM- oder ERP-Lösungen. Vorhandene Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung sind hingegen ausbaufähig. Mithilfe von Schnittstellen integrieren sie ein DMS nahtlos in die spezialisierte Lösung und erweitern so die bestehende Infrastruktur um die Funktionen eines DMS.

Idealerweise besitzt das DMS vorgefertigte Integrationen zu führenden ERP- und CRM-Systemen wie SAP, Salesforce und Microsoft Dynamics. So vermeiden Sie Medienbrüche.

Doxis als Dokumentenmanagement-Lösung für SAP SuccessFactors

Durchgehende Prozesse schaffen Sie mit einem Dokumentenmanagement-System wie Doxis, das Informationen systemübergreifend zusammenführt. Doxis bietet beispielsweise Integrationsmöglichkeiten zu Systemen wie Microsoft 365, SAP, SAP SuccessFactors und Salesforce.

So gewinnen Sie mit Hilfe von Doxis einen 360°-Blick innerhalb von SAP SuccessFactors:

  1. Mit der Bewerbung auf eine inserierte Stelle startet der Bewerbungsprozess in SAP SuccessFactors.

  2. Doxis übernimmt die in SAP hinterlegten Stammdaten sowie Dokumente des Bewerbers und erstellt eine Bewerberakte.

  3. Sie arbeiten weiterhin in SAP SuccessFactors, greifen aber direkt über die Integration auf die Ordnerstruktur in Doxis zu und hinterlegen dort alle Dokumente.

  4. Im Fortlauf der Bewerbung laden Sie den Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein. Zugriffsrechte auf die Bewerberdaten erhält nur derjenige, der den Vorgang bearbeitet. Das sichert die DSGVO-konforme Speicherung sensibler Daten.

  5. Auch bei Einstellung bleiben alle Dokumente in Doxis. Alle hinterlegten Informationen wie Adressdaten und Bewerber überträgt Doxis in die Vertragsvorlage.

  6. Sobald der Vertrag fertiggestellt ist, startet der Signaturworkflow aus Doxis heraus. Der Signaturgeber erhält eine E-Mail und setzt die Unterschrift verifiziert direkt in Doxis.

  7. Mit der Unterschrift wechselt der Bewerber in die Rolle des Mitarbeiters. Doxis überträgt die Informationen aus der Bewerberakte in die Mitarbeiterakte des neuen Teammitglieds.

Was ist eine digitale Dokumentenablage?

Die digitale Dokumentenablage ist per Definition ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit integriertem digitalen Archiv. Gemeint ist eine Software, welche die Dokumentenverwaltung beziehungsweise das Dokumentenmanagement an einem zentralen digitalen Ort bündelt. Kurz gesagt: Sie ist die Single Source of Truth für sämtliche Informationen.

Fortschrittliche Dokumentenablagen sind cloudbasiert und integrieren sich über Schnittstellen nahtlos in Drittsysteme. Dadurch entsteht ein beidseitiger Informationsfluss zwischen DMS und Drittsystem: Alle eingehenden Dokumente erfasst das DMS strukturiert und hinterlegt sie kontextbezogen in der elektronischen Akte. Sobald das Dokument inaktiv ist, verschiebt es sich in das Archiv.

Vorteile einer digitalen Dokumentenablage

Als Single Source of Truth beschleunigt die digitale Dokumentenablage die Dokumentensuche, legt Dokumente versioniert ab und archiviert sie rechtssicher. Das sorgt für verbesserte und sichere Workflows.

Hey Doxi, was sind die Vorteile der digitalen Dokumentenablage?

  • Effiziente Datenorganisation aller Unternehmensdaten an einem digitalen Ort

  • Schneller und einfacher Dokumentenzugriff beschleunigt die Auskunftsfähigkeit

  • Dokumente sind revisionssicher und compliant aufbewahrt

  • Optimierte Dokumentenstruktur durch elektronische Akten, die alles ordnen

  • Einmalig vorliegende Dokumente können mittels Referenzen/Verlinkungen mit mehreren Akten verknüpft werden

  • Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Personen möglich

Übrigens: Ein weiterer Vorteil der elektronischen Dokumentenablage ist der Effizienzgewinn. Sind Dokumente in automatisierte Workflows eingebunden, verbessert das die Ressourcensteuerung, entlastet Mitarbeiter bei Routineaufgaben und erhöht die Prozesssicherheit. Denn Aufbewahrungs- und Löschfristen sind ebenfalls automatisiert. Damit entsprechen die Prozesse im Dokumentenmanagement den gesetzlichen Anforderungen.

Voraussetzung dafür ist die voll digitalisierte Dokumentation von Unterlagen, sprich: der Abschied von Papierdokumenten.

Das DMS – Grundlage der digitalen Ablage

Voll digitalisiert sind Unterlagen dokumentiert, wenn sie elektronisch vorliegen. In einem Dokumentenmanagement-System verwalten Sie Dokumente und Dateien datenbankgestützt sowie automatisiert – und das entlang ihres Lebenszyklusses. Dieser beginnt, wenn das Dokument im digitalen Posteingang eingeht und endet mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Funktionen eines DMS im Überblick

Die Funktionen eines DMS unterstützen ein organisiertes sowie rechtssicheres Dokumentenmanagement und fördern kollaboratives Zusammenarbeiten an Dokumenten.

Das sind die wichtigsten Funktionen eines DMS:

  • Dokumente speichern: Alle Dokumente und Dateien eines Unternehmens liegen in der digitalen Dokumentenablage innerhalb von eAkten in einer strukturierten Form ab.

  • Dateien versionieren: Das DMS speichert automatisch die neueste Version eines Dokuments, bewahrt aber gleichzeitig alle Versionsstände für eine verlustfreie Dokumentation auf.

  • Zugriffsrechte bestimmen: Mithilfe eingestellter Berechtigungskonzepte erhalten nur die Nutzer Zugriff auf die Dokumente, die diesen besitzen dürfen.

  • Informationen recherchieren: In einem DMS sind Informationen so abgelegt, dass sie schnell wieder auffindbar und abrufbar sind.

Weitere Funktionen eines DMS unterstützen das kollaborative Arbeiten. Beispielsweise automatisiert ein DMS Arbeitsabläufe. Es stößt Bearbeitungsprozesse an, teilt Aufgaben zu oder benachrichtigt über Änderungen, die Kollegen im Dokument hinterlassen. Chaos entsteht durch die gleichzeitige Zusammenarbeit nicht: Das DMS trennt Kommentare und Notizen nachvollziehbar und legt dafür eigene Versionen an.

Vom DMS zum modernen ECM-System

Mit einem DMS ist der erste Schritt in Richtung eines digitalisierten Dokumentenmanagements getan. Optimal ist die Lösung für viele Unternehmen noch nicht. Sie sehen sich mit mangelnden Integrationsmöglichkeiten in bestehende Unternehmenssysteme, Schwierigkeiten bei der revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten und starren Strukturen konfrontiert.

Enterprise Content Management Systeme lösen Altsysteme Stück für Stück ab. Sie offerieren Funktionen, die Legacy-Lösungen fehlen: Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz, innovative Workflow-Ansätze, Cloud statt On-Premises und skalierbare sowie flexible Weiterentwicklung.

Gründe für ein ECM-System als Zukunft der digitalen Dokumentenablage

So transformiert Doxis Intelligent Automation Ihr Dokumentenmanagement:

  • Doxis verbindet und managt Content und automatisiert Prozesse systemübergreifend.

  • Es erhöht den Informationskontext durch KI-gestütztes Content Understanding.

  • Es bietet dedizierte Cloud-native State-of-the-art Solutions für Geschäftsbereiche.

  • Es integriert sich nahtlos in Geschäftsanwendungen wie SAP, Microsoft, SharePoint und mehr.

  • Es bietet spezialisierte Business-Lösungen auf horizontaler Ebene für Bereiche wie HR, QM, P2P etc.

  • Es stellt erweiterte Service- und Support-Pakete für jedes Servicelevel bereit.

  • Es ist ein skalierbares und zukunftssicheres Archiv für 24/7 Dokumentenmanagement.

Noch mehr Gründe für Doxis: Der Gartners Critical Capabilities Report 2021 vergibt für die Doxis-Technologie die Note hervorragend und laut Forrester verfügt Doxis über das beste Produktangebot.

Fazit: Die Zukunft der digitalen Dokumentenablage

Digitale Dokumentenablagen sind heute weit mehr als reine Archiv- und Ablagesysteme. Unternehmen suchen nach neuen Lösungen, die sich effizient in bestehende Workflows und Systeme integrieren und diese verbessern. Denn digitale Dokumentenablagen bündeln sämtliche unternehmensbezogenen Informationen an einem Ort und schaffen sichere sowie schnelle Wege der kollaborativen Zusammenarbeit.

Ein ERP- oder CRM-System allein reicht nicht aus. Drittsysteme sind weiterhin notwendig, um Dokumente und Daten rechtssicher zu archivieren und zu verwalten. Doxis Intelligent Content Automation setzt dort an, wo Altsysteme scheitern: Es integriert sich flexibel in bestehende Software und schafft so ein rechtssicheres und skalierbares Umfeld für alle Prozesse des Dokumentenmanagements.

Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Dokumentenablage

Warum ist eine digitale Ablage wichtig?
Digitale Ablagen dienen der Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Sie tragen zu einer nachvollziehbaren Dokumentation bei und beschleunigen den Zugriff auf Wissen.
Was sind Vorteile einer elektronischen Dokumentenablage?
In einer elektronischen Dokumentenablage ordnen Sie Dokumente strukturiert und revisionssicher, optimieren die Dokumentenstruktur, verknüpfen Dokumente miteinander, beschleunigen den Zugriff auf hinterlegte Dokumente und ermöglichen paralleles Arbeiten am gleichen Dokument.
Welche Arten der digitalen Archivierung gibt es?
Die digitale Archivierung unterscheidet sich in drei Arten: der Dokumentenarchivierung, der revisionssicheren elektronischen Datenarchivierung und der elektronischen Langzeitarchivierung.

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