Die ungeplante Abwesenheit von Arbeitnehmern aufgrund von Krankheit kann die Unternehmensprozesse unter Umständen empfindlich stören – insbesondere dann, wenn die Abwesenheit von Kollegen aufgrund krankheitsbedingter Ausfälle zu spät oder gar nicht an die relevanten Stellen kommuniziert wird. Doch auch abseits der direkten Folgen einer solchen ungeplanten Abwesenheit hat die Krankmeldung von Arbeitnehmern Auswirkungen auf das Unternehmen – jede Krankmeldung verursacht eine Abfolge von Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens, die im laufenden Tagesgeschäft erledigt werden müssen. Von der Erfassung der Krankmeldung über die Information relevanter Kollegen bis zur finalen Ablage und Aufbewahrung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. In vielen Unternehmen bedeutet dies immer noch in weiten Teilen eines: Handarbeit!

Das fängt bereits beim Mitarbeiter an, der die Krankmeldung übermittelt. Dieser muss die Ausfertigung für den Arbeitgeber teils noch postalisch übermitteln – doch wer geht im Krankheitsfall schon gern zum nächsten Briefkasten? Glück für die, welche die Krankmeldung bereits per E-Mail übermitteln dürfen – hier wird wenigstens der Aufwand des Versendens verringert und schneller geht es allemal.

Einmal im Unternehmen eingetroffen, erfolgt die Bearbeitung der Krankmeldung hoffentlich direkt in der Personalabteilung! Hier lässt sich nur hoffen, dass eine Krankmeldung, vor allem zum Schutz der persönlichen Daten, nicht erst an anderer Stelle aufschlägt und in die falschen Hände gelangt. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird in der Personalabteilung verarbeitet, doch dabei stellen sich verschiedenste Fragen: „Wie war noch gleich die Personalnummer?“, „In welcher Abteilung arbeitet der Kollege?“, „Wer ist der Vorgesetzte?“, „Wer muss informiert werden?“. Die Klärung solcher Fragen und die anschließende manuelle Bearbeitung und Ablage der Krankmeldung ist eine zeitaufwändige Routine ohne Wertschöpfung! Laut verschiedener Statistiken schwankt der Krankenstand in Deutschland saisonbedingt zwischen vier und sechs Prozent – und mit steigender Unternehmensgröße steigt somit auch der Bearbeitungsaufwand für Krankmeldungen. Personaler haben ja zum Glück keine anderen Aufgaben… Schön, wenn der Bearbeitungsprozess digitalisiert und die Prozessbeteiligten entlastet werden!

Aus der Sicht eines Prozessdesigners ist die Krankmeldung ein strukturierter und immer wiederkehrender Prozess und damit bestens geeignet für eine Teil- oder sogar Vollautomatisierung, da sie klar definierten Regeln folgt. Doxis unterstützt hier entlang der gesamten Prozesskette:

• Von Krankheit betroffene Mitarbeiter erfassen ihre Krankmeldung vom Sofa aus mit ihrem Mobiltelefon – entweder über eine mobile Applikation wie den Doxis mobileCube mit integrierter Scanfunktion oder sie senden ein Foto Ihrer Krankmeldung an eine definierte E-Mail-Adresse. Die Krankmeldung liegt somit umgehend im Unternehmen vor und die Postweg-Verzögerung entfällt.
• Die digitalisierten Krankmeldungen werden an einen Extraktionsdienst wie den Doxis Classification & Extraction Service geleitet. Was ausgelastete Personaler in mühevoller Kleinarbeit leisten, passiert hier automatisch – Mitarbeiterinformationen und die Krankheitsdauer werden ausgelesen, Vorgesetzte und zuständige Personaler werden vollautomatisch im Hintergrund ermittelt.
• Mit den Daten der Krankmeldung wird ein Informationsprozess gestartet: Vorgesetzte und Personalabteilung werden umgehend über den Krankheitsfall benachrichtigt. Die entsprechenden Arbeitsabläufe (Business Processes) werden in Doxis und/oder in SAP SuccessFactors als Workflow abgebildet und die betroffenen Abteilungsleiter und Mitarbeiter werden geräte- und standortunabhängig per Smartphone, E-Mail oder Webclient in Echtzeit informiert.
• Parallel wird die Krankmeldung vollautomatisiert in die entsprechende (digitale) Personalakte verknüpft und dort revisionssicher und durch Zugriffsberechtigungen geschützt und archiviert. Die ausgelesenen Informationen können hierbei direkt an das HR-System weitergegeben werden – ohne Erfassungsaufwand und Fehleingaben!

Ganz nebenbei können die erfassten Daten als Grundlage für Auswertungen zum Krankenstand herangezogen werden – natürlich anonymisiert und nur mit entsprechender Zugriffsberechtigung!

Ohne die lästige Erfassung von Krankmeldungen und deren zeitfressende & kostenintensive Bearbeitung bleibt mehr Zeit für sinnvolle, wertschöpfende Tätigkeiten:

• Sie könnten sich z.B. für eine individuelle Demo zu weiteren Doxis HR SelfServices anmelden und erfahren, wie Sie damit Reaktionszeiten verkürzen, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und gleichzeitig Aufwand und Kosten in Ihren HR-Prozessen sparen können: angefangen bei einfachen Themen wie der vollautomatisierten Einsicht der persönlichen Personalakte über die automatisierte Reisekostenerfassung bis hin zur vollständig digitalen Gehaltsmitteilung.
• Fahren Sie auf Jobmessen und finden Sie geeignete Mitarbeiter, am einfachsten mit dem Doxis HR Kandidaten- und Bewerbungsmanagement.
• Sie könnten auch unternehmensweite Fortbildungsmaßnahmen im HR SelfService planen und sich durch Doxis HR Staff Training unterstützen lassen.
• Und am Ende landen alle Informationen automatisch in der Doxis Personalakte…

Der Artikel entstand zusammen mit den Co-Autoren Hendrik Kilian und René Wenzel. Wenn Sie Fragen zur beschriebenen Lösung haben, zeigen die beiden Kollegen sie Ihnen gerne in einer persönlichen Live Demo: Vereinbaren Sie hier Ihren Termin!