Belege, Verträge, Bilanzen, Geschäfts- und Handelsbriefe: Für digitale Unterlagen mit Steuerrelevanz gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD. Jetzt wurden sie aktualisiert.

2014 traten die GoBD in Kraft. Sie sollten die Anforderungen an die Archivierung elektronischer Unterlagen regeln. Seitdem hat sich in Sachen digitaler Geschäftsprozesse aber einiges geändert: mobiles Arbeiten, Cloud-Einsatz und globale Geschäftsbeziehungen sind an der Tagesordnung. Das geht auch an der Buchhaltung nicht spurlos vorbei. Die GoBD-Neuauflage ist daher längst überfällig.

Bisher waren die Vorgaben der GoBD sehr strikt: Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen demnach vollständig, ordnungsgemäß, unveränderbar, jederzeit verfügbar und in maschinenlesbarer Form auswertbar aufbewahrt werden. Wer hier auf Lockerung hofft, wird enttäuscht: an diesen Vorgaben ändert sich nach wie vor nichts. Allerdings gibt es einige Erleichterungen bei der Umsetzung:

• Speichern in der Cloud
  Die „alten“ GoBD lassen noch keine Cloud als Speichermedium zu. Mit der Neuauflage ändert sich das: Sie dürfen aufbewahrungspflichtige Dokumente auch im DMS in der Cloud ablegen, bearbeiten und archivieren – unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland (s. folgenden Punkt „Archivierung & Buchführung im Ausland“). Das bringt Ihnen mehr Flexibilität: Sie können in der Cloud, on-premises oder hybrid archivieren. Mit Doxis können Sie z.B. bei der Archivierung alle drei Optionen nutzen und gleich auch die gesamte Rechnungseingangsverarbeitung digitalisieren. So bilden Sie die gesamte Buchführung gesetzeskonform digital ab und nutzen das Bereitstellungsmodell, das Ihre IT-Anforderungen bestmöglich erfüllt.
  
  
• Archivierung & Buchführung im Ausland
  Wo befindet sich Ihr elektronisches Archiv? Nicht nur bei der Cloud-basierten Archivierung steht der Server oft im Ausland. Dokumente dort zu sichern und die Originale zu vernichten, war bislang durch die GoBD untersagt. Jetzt dürfen Sie es. Allerdings brauchen Sie eine separate Genehmigung und müssen die gesamte Buchführung ins Ausland verlagern. Also ganz oder gar nicht. Gerade bei Unternehmen mit internationalen Niederlassungen wird die Option allerdings interessant: Sie können ihre Buchführung an kostengünstigere Standorte verlagern.
  
  
• Scannen mit Smartphones
  Belege, die Sie unterwegs erhalten, z.B. für Reisekosten, mussten Sie bisher mit einem Scanner erfassen. Wie praktisch wäre es, Tankquittungen oder Hotelrechnungen gleich vor Ort mit dem Handy abzufotografieren und der Buchführung zu übermitteln! So kann die Bearbeitung direkt starten und es geht nichts auf dem Weg zurück ins Büro verloren. Genau das ist durch die neuen GoBD erlaubt. Im Idealfall nutzen Sie auf Ihrem Handy bereits ein ECM, mit dem Sie mobil Arbeiten können und die digitalisierten Dokumente sofort ablegen und archivieren. Ist das ECM zudem für GoBD-konformes Arbeiten zertifiziert, gehen Sie ganz sicher, dass sie den Archivierungsvorgang immer korrekt nachweisen können.

Durch die neuen GoBD wird einiges leichter und Sie können die Buchhaltung besser in Ihre Digitalisierungspläne einbeziehen. Doch Vorsicht: Trotz der Vereinfachungen gibt es immer noch genügend Fallstricke. Wissen Sie z.B., wann Sie Kontoauszüge in Papierform vernichten dürfen oder ob Sie alle digitalen Originale archivieren müssen? Auch die richtige Führung der Verfahrensdokumentation sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Wenn Sie in Sachen GoBD-Compliance auf der Sicheren Seite stehen wollen, setzen Sie auf ein GoBD-zertifiziertes ECM, mit dem Sie die ordnungsgemäßen Archivierung, korrekte Verfahrensdokumentation und das Einhalten von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen leicht umsetzen und vor allem lückenlos nachweisen.