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Mit dem DMS in die Cloud

Die Vorteile eines cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systems

Im Privatleben ist die Nutzung von cloudbasierten Anwendungen längst gang und gäbe. Wir haben uns daran gewöhnt, dass alles, was wir brauchen, sofort und von überall über eine App verfügbar ist. Die Apps sollen genau unseren Anforderungen entsprechen und uns das Leben erleichtern. In Zeiten von New Work mit flexiblen Arbeitsmodellen wie Homeoffice, Hybrid Work und Work-Life-Blending werden moderne Cloud-Lösungen auch für Unternehmen immer wichtiger.

Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System (Cloud DMS) macht Ihre geschäftsrelevanten Dokumente schnell von überall zugreifbar, erleichtert die Kollaboration und hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Definition: On-Premises vs. Software as a Service

On-Premise-Software betreiben Sie lokal auf dem eigenen Server. Sie sind dabei selbst für die Installation und Wartung der Hardware verantwortlich, müssen sich um Updates kümmern und Maßnahmen für die Datensicherheit ergreifen.

Entscheiden Sie sich für Software as a Service (SaaS), wie ein Cloud DMS oder Cloud ECM (Enterprise Content Management System), werden Ihre Daten auf externen Servern gespeichert. Sie lagern die IT-Infrastruktur aus und mieten die Anwendung, die der SaaS-Anbieter* über die Cloud betreibt, wartet und aktualisiert. Für die Nutzung der Software schließen Sie in der Regel eine Subscription ab und können dann über das Internet auf das System zugreifen.

Software in der Cloud: Das sind die Vorteile

1. Skalierbarkeit

Cloud-DMS-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Speicher- und Verarbeitungskapazitäten flexibel anzupassen. Sie können problemlos zusätzlichen Speicherplatz oder Benutzerlizenzen hinzufügen, wenn Ihr Dokumentenvolumen wächst – ohne teure und sehr zeitaufwendige Hardware-Upgrades durchführen zu müssen.

2. Kosteneffizienz

Durch die Nutzung eines Cloud DMS sparen Sie sich die hohen Anschaffungskosten, die Einrichtung und die Wartung von Servern und anderen Infrastrukturkomponenten. Stattdessen bringt eine SaaS-Lösung geringere, regelmäßige und planbare Kosten mit sich. Im Langzeitvergleich schneiden Cloud-Lösungen oft besser ab, da sich auch begleitende Kosten reduzieren, wie Personal-, Schulungs- oder Recruitingkosten.

3. Globale Zugänglichkeit

Als Cloud-Lösung ist das DMS jederzeit über das Internet zugänglich. Die benötigten Dateien und Informationen sind sofort verfügbar. Somit können Ihre Mitarbeiter stets produktiv arbeiten, egal wo sie sich aufhalten.

Cloud-DMS-Systeme fördern die Zusammenarbeit und Flexibilität, insbesondere für Unternehmen mit verteilten Teams oder Remote-Arbeitsmodellen. Auch die Kollaboration mit externen Dienstleistern und Partnern ist über die Cloud einfacher.

4. Datenintegrität und Sicherheit

Seriöse DMS-Anbieter legen großen Wert auf die Sicherheit ihrer Plattformen. Um den Datenschutz einzuhalten, implementieren sie unter anderem fortschrittliche Verschlüsselungsverfahren und bieten Mechanismen zur Zugriffskontrolle an, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Bei Software-as-a-Service profitieren Sie außerdem von den hohen Sicherheitsstandards der führenden Cloud-Anbieter. Dank regelmäßiger Back-ups, redundanter Datenspeicherung sowie Serverclustern kann das Risiko von Datenverlust minimiert werden. Die Serverbetreiber treffen viele Vorkehrungen, um eine hohe Datenintegrität und -verfügbarkeit zu gewährleisten. Darum müssten Sie sich bei einer On-Premises-Lösung selbst kümmern.

Info: Um sicherzugehen, dass der Cloud-DMS-Anbieter Ihrer Wahl eine hohe Informationssicherheit gewährleistet, achten Sie auf eine ISO 27001-Zertifizierung.

5. Integration und Zusammenarbeit

Cloud-DMS-Systeme lassen sich häufig nahtlos in andere Unternehmensanwendungen integrieren, wie in cloudbasierte CRM- und ERP-Systeme, Projektmanagement-Tools oder E-Mail-Clients. Dadurch können Mitarbeiter Dokumente direkt aus anderen Anwendungen heraus aufrufen und bearbeiten, was die Produktivität steigert und für eine reibungslose Kollaboration sorgt.

6. Rund um die Uhr verfügbar

Insbesondere bei internationalen Teams ist die ständige Verfügbarkeit der Services und Informationen enorm wichtig. Mitarbeiter aus der ganzen Welt müssen Rund um die Uhr ihrer Arbeit erledigen können. Während On-Premises-Lösungen oft keine 24/7 Betreuung genießen, bieten große Cloud-Anbieter hingegen Ausfallsicherheiten an. Gute DMS-Anbieter gewährleisten dies auch für das DMS selbst.

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Tipps für die DMS-Auswahl

Hey Doxi, bitte gib mir Tipps für die DMS-Wahl!

Bei der Wahl eines cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systems sollten Sie vor allem folgende Kriterien berücksichtigen:

  • Automatisierungsmöglichkeiten: Das System sollte nicht nur eine übersichtliche Dokumentenverwaltung, sondern auch die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse ermöglichen.
  • Suchfunktionen: Damit Sie benötigte Informationen immer sofort finden, braucht es intelligente Suchfunktionen. Eine automatisierte Verschlagwortung mit geschäftsrelevanten Metadaten zur effizienten Metadaten-Suche ist ein Must-have. Die Volltextsuche macht zudem das Durchsuchen nach Textinhalten möglich, wodurch die richtigen Dokumente schneller gefunden werden.
  • Kollaboration: Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und Informationen unkompliziert mit anderen (Kollegen sowie externen Partnern) teilen können.
  • Revisionssicherheit: Das DMS muss Funktionen zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD mitbringen. Darunter fällt etwa, dass Originalbelege sicher vor Manipulation und Änderungen archiviert sind.
  • Ausbaufähigkeit: Das System sollte eine hohe Anpassbarkeit und umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten mitbringen. Das bietet zum einen die nötige Flexibilität, um schnell auf Änderungen wie neue rechtliche Anforderungen reagieren zu können. Und zum anderen ermöglicht es auch Fachabteilungen das System zu nutzen und die unterschiedlichen wie individuellen Anwendungsfälle abzudecken.

Beim Stichwort DMS denken viele Unternehmen zuerst an SharePoint. Die Standardlösung bietet viele gute Funktionen, stößt aber schnell an ihre Grenzen. Beispielsweise gibt es keine vernünftige Möglichkeit, individuelle Metadaten zu hinterlegen. Besonders für große Unternehmen bedeutet das einen hohen IT-Aufwand, was einen der größten Vorteile von Cloud-Lösungen, die einfache Verfügbarkeit, wieder zunichtemacht.

Tipp: Mehr zu den Grenzen von SharePoint und wie Sie diese überwinden, lesen Sie in unserem Blogartikel Limitierungen von SharePoint beseitigen.

Doxis: Ihre moderne und vielfältige Cloud-DMS-Lösung

Mit Doxis haben Sie eine Lösung, die viele Anforderungen an ein modernes Cloud ECM, insbesondere auch für große Unternehmen mit einem hohen Volumen an Dokumenten und individuellen Workflows, erfüllt:

  • Mit Doxis haben Sie transparente und überschaubare Betriebskosten.
  • Doxis ist skalierbar und passt sich agil an Ihre individuellen Anforderungen und Ihr wachsendes Business an.
  • Über Doxis.cloud ist Ihr Dokumentenmanagement-System rund um die Uhr verfügbar. Zuverlässigkeit und Sicherheit sind uns bei SER sehr wichtig. Wir halten unsere Software immer auf dem neuesten Stand und erfüllen höchste Sicherheitsansprüche, was auch unsere ISO 27001-Zertifizierung bestätigt.
  • Doxis bietet Ihnen vielzählige Integrationsmöglichkeiten, unter anderem zu Microsoft 365 und Teams, Salesforce und SAP. So können Sie verschiedene Cloud-Anwendungen smart miteinander verbinden.
  • Mithilfe von Doxis verschlagworten Sie Ihre Dateien mit spezifischen Metadaten und beschleunigen Ihre Informationssuche.
  • Sie haben über Doxis die Möglichkeit, eigene Workflows zu bauen. Das DMS-System nimmt Ihnen ganze Arbeitsschritte ab, beispielsweise liest es die Rechnungsdaten einer Rechnung ein und hinterlegt die Informationen als strukturierte Daten.

Wie SEW-EURODRIVE einen ROI von 336% realisiert

Forrester Consulting hat den "Total Economic Impact" von Doxis Intelligent Content Automation bei unserem Kunden SEW-EURODRIVE untersucht. Erfahren Sie, zu welchen Ergebnissen die unabhängige Studie gelangt ist.

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Mit dem DMS in die Cloud: Arbeit erleichtern, nicht nur digitalisieren

Ob Industrie 4.0, Bank 4.0 oder Arbeit 4.0 – die Zeichen stehen heutzutage ganz klar auf Digitalisierung. Doch eines gilt es dabei nicht aus den Augen zu verlieren: In erster Linie sollten Sie in Ihrem Unternehmen auf Technologie setzen, die Ihnen und Ihrer Belegschaft die Arbeit erleichtert. Mit dieser Mission holen Sie alle ins Boot und erhöhen die Akzeptanz für Ihre Digitalisierungsprojekte.

Wählen Sie zudem eine Software, die mit Ihren individuellen Anforderungen mitwächst. Ein DMS in der Cloud hat hohes Entwicklungspotenzial und kann flexibel ausgebaut werden. Das heißt, Sie können schneller neue Funktionen ausrollen, die den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter weiter optimieren.

Häufig gestellte Fragen zum Cloud DMS

Was ist ein DMS?
Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Dabei handelt sich um eine Software zur Digitalisierung und Verwaltung von geschäftsrelevanten Dokumenten. Ein DMS hilft neben der Erfassung, Strukturierung und Ablage von Informationen auch bei der Automatisierung und Optimierung von dokumentenbezogenen Geschäftsprozessen.
Was ist ein Cloud DMS?
Bei einem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System (Cloud DMS) lagern Sie die IT-Infrastruktur, Betrieb, Wartung und Hardware aus und mieten die Anwendung über ein Abonnement (Software-as-a-Service) bei dem Anbieter.
Welche Vorteile hat ein Cloud DMS?
Ein Cloud DMS bringt viele Vorteile: Es ist skalierbar und agil an individuelle Anforderungen anpassbar. Dank der globalen Zugänglichkeit, zahlreicher Integrationsmöglichkeiten und automatisierter Workflows fördert es die Zusammenarbeit und Effizienz. Zudem entfallen die hohen Investitionskosten sowie Kosten für den Betrieb und die Wartung von eigenen Servern.
Wer braucht ein Cloud DMS?
Im Grunde profitieren alle Unternehmen von einem Cloud DMS. Insbesondere für kleinere bis mittelgroße Unternehmen ist der reduzierte Kosten- und IT-Aufwand ein großer Vorteil. Unabhängig von der Unternehmensgröße erleichtern Cloud-Anwendungen die Zusammenarbeit, was vor allem auch Unternehmen mit Remote-Arbeitsmodellen und Teams, die auf mehrere Standorte verteilt sind, zugutekommt.

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