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Fit für mobiles Arbeiten? So unterstützt Sie Doxis!

Die IT-Nachrichten-Redaktion Golem.de hat kürzlich einen Beitrag über das Homeoffice-Gesetz veröffentlicht und seit Anfang Oktober gibt es auch den ersten Gesetzesentwurf. 24 Arbeitstage sollen laut Hubertus Heil (SPD) jedem Mitarbeiter zustehen - wenn das Recht verwehrt wird, müssen Arbeitgeber begründen, warum die Tätigkeit nicht mobil ausgeführt werden kann. So heißt es in dem Artikel: "Es geht darum, Homeoffice zu ermöglichen, wo es machbar ist. Der Bäcker wird auch künftig nicht von zu Hause arbeiten können." Fast zeitgleich veröffentlicht die Zeitung Welt einen Artikel darüber, dass immer mehr junge Familien die Metropolregionen verlassen und in ländlichere Regionen ziehen. Was all dies für unsere Arbeitswelt bedeutet und welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt, möchte ich in diesem Artikel erläutern.

Homeoffice

Der Wunsch nach Flexibilität nimmt zu

Wenn man die jungen Generationen und ihren Wunsch nach Freiheit verfolgt, wird man schnell auf YouTuber und Blogger treffen, die ihre Arbeit aus einem Café, von zu Hause oder sogar aus einem Wohnmobil mitten im Nirgendwo machen. Der Wunsch von vor allem jungen Menschen, sich von bestehenden, traditionellen Ideen zu lösen und eine flexible Work-Life-Balance zu haben, war schon immer stark. Durch den technologischen Fortschritt der letzten Jahre haben wir nun die Chance, diesen Wunsch nach Freiheit und Selbstbestimmtheit mit unseren Unternehmenszielen unter einen Hut zu bringen.

Eine Generation vorher haben wir die jungen Familien, die durch Mietwucher, unnötigen Lärm und Stress immer mehr dazu gedrängt werden, die Metropolregionen zu verlassen. Wohnungen sind für eine junge Familie kaum bezahlbar geworden und der Traum vom Eigenheim ist hier schon lange nicht mehr möglich. Aber nicht nur deswegen zieht es immer mehr junge Familien zurück in die Heimat oder aufs Land, sondern auch um sich selbst und ihren Kindern eine lärm- und stressfreiere Umgebung zu bieten. Es ist klar, und so schreibt es auch die Welt, „Arbeitgeber müssen sich anpassen – die Familien werden es nicht mehr tun.“ Das Risiko dieses Wandels ist ganz klar der Verlust von qualifizierten, motivierten Arbeitskräften. Seit Jahren sprechen wir von einem Fachkräftemangel in Deutschland. Doch wie wirkt man dem entgegen? Was können Arbeitgeber bereits heute tun, um diese Fachkräfte für sich zu gewinnen und zu halten?

Vorteile eines mobilen Arbeitsplatzes

Im ersten Schritt müssen sich Arbeitgeber von dem Gedanken lösen, dass Arbeitnehmer zu ihnen kommen, um in ihren Büros zu arbeiten. Selbst vor der Corona-Pandemie hatten Arbeitnehmer in Metropolregionen wie Berlin oder München teilweise Arbeitswege von 50 Kilometern und mehr. Auch ein Obstkorb oder weitere Benefits ändern leider nichts daran, dass dieser Weg verlorene Lebenszeit und mit Gefahren verbunden ist. So schrieb zum Beispiel das Statistische Bundesamt am 21. August dieses Jahres, dass es im 1. Halbjahr 2020 so wenige Verletzte gab wie noch nie seit der deutschen Vereinigung. Ein Grund dafür könnte sein, dass durch die Corona-Pandemie weniger Menschen zu ihrem Arbeitsort gefahren sind.

Die Vorteile eines modernen und mobilen Arbeitsplatzes liegen klar auf der Hand, er ist flexibel! Außerdem erlaubt er es Arbeitgebern, Mitarbeiter zu akquirieren und zu halten, die vorher überhaupt nicht in seinem Einzugsgebiet waren. Er reduziert Kosten für Büroräume, erlaubt Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance und reduziert das Risiko von Wegeunfällen.

Mit DMS überall digital arbeiten

Ein Dokumentenmanagement-System erleichtert digitales Arbeiten im Büro wie auch im Homeoffice. Erfahren Sie hier, wie Sie damit Informationen schneller finden, überall auf Dokumente zugreifen, sie nachvollziehbar abstimmen und sicher aufbewahren.

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Was kann ich tun, um mein Unternehmen fit zu machen?

Jetzt, wo ich Sie hoffentlich von den Vorteilen des mobilen Arbeitens überzeugt habe, möchte ich darauf eingehen, welche Optionen Arbeitgeber haben, um ihren Mitarbeitern einen möglichst nahtlosen Übergang zum mobilen Arbeiten zu gewähren. Eine Voraussetzung, die dabei oft Kopfzerbrechen bereitet, ist die Frage „Wie soll mein Mitarbeiter zu Hause an die für seine Arbeit relevanten Dokumente & Daten gelangen?“ Dank Doxis webCube haben Arbeitgeber bereits heute die Möglichkeit, dass Mitarbeiter über den Browser auch Zugriff auf ihre Unternehmensdaten und Prozesse erhalten können. „Aber ist das denn sicher?“ Höre ich schon die ersten Schreie von Kritikern. Ja, denn dank eines umfangreichen Berechtigungssystems bekommen Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff, auf die sie auch im Büro Zugriff hätten. Und dank revisionssicherer Archivierung und Aufbewahrungsfristen halten sie die Compliance-Vorgaben auch im Homeoffice ein. Wem all dies aber noch nicht genügt, kann auch mit einem VPN (virtual private network) dafür sorgen, dass die Verbindung des Mitarbeiters immer über die IT des Arbeitgebers läuft.

Doch Digitalisierung heißt ja nicht nur Papierdokumente durch digitale zu ersetzen. Oft muss darüber hinaus geklärt werden, wie Prozesse und Workflows effizienter gestaltet werden können und welche Collaborations-Lösungen benötigt werden. Ein intelligentes Informationsmanagement hilft zum Beispiel dabei, Informationssilos im Unternehmen aufzuspüren, aufzulösen und Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, um auf diese auch ortsunabhängig sicher und zuverlässig zugreifen zu können.

Eine weitere, moderne Art der Kooperation mit Kollegen und sogar Kunden im Homeoffice (ein zuweilen unterschätzter Aspekt der Arbeit von zu Hause) bietet der Doxis® iRoom®. Hier können Sie Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern sicheren Zugriff auf einzelne eAkten geben. Eine weitere Möglichkeit bietet der Doxis Universal Workspace, indem Dokumente nachvollziehbar bearbeitet, ausgetauscht und ganze Teams intern und mit Externen gemeinsam an einem Projekt arbeiten können – auch wenn der eine im Café und der andere im Garten sitzt. Und das Beste daran: Endlich kein nerviges E-Mail-Pingpong mehr. Vorbei sind die Tage des „Ich habe das Dokument angepasst, neuste Version im Anhang.“ Denn mit dem Doxis® iRoom® sehen alle Beteiligten immer die aktuelle Version und können direkt im Browser an der gleichen Version arbeiten.

Fazit

Die Herausforderungen der letzten Wochen und Monate sind mehr als nur Herausforderungen, es sind Chancen, um unseren Arbeitsplatz zu modernisieren und gestärkt aus der Krise hervor zu gehen. Denn wenn die Krise eines bewiesen hat, ist es doch, dass Arbeiten im Homeoffice nicht nur möglich ist, sondern eine sinnvolle Alternative zum bisherigen Modell darstellt. Für viele Unternehmen ist es sogar ein strategisches Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ich persönlich arbeite primär im Homeoffice und muss sagen, dass meine Arbeit produktiver ist, sich besser einteilen lässt und ich motivierter jeden Tag auf die Arbeit „gehe“ als zu Zeiten, in denen ich an einen Büroarbeitsplatz gebunden war, zu dem ich jeden Tag fahren musste. Dabei bin ich aber kein Einzelfall in der SER Group. Doch bei der SER reden wir nicht nur über die Digitalisierung, sondern entwickeln und implementieren gezielt Lösungen – nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für unsere Kollegen. Wie unser COO Sven Behrendt kürzlich im CEO Magazine so schön sagte: “We never missed a beat, which could be attributed to the fact that we are users of our own platform – Doxis – and thus were technologically prepared.“

ECM PlattformDMSArchivierungCollaboration

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