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Control de versiones con registro de cambios : La clave para la excelencia en la gestión documental
¿Alguna vez te has visto trabajando en un documento y utilizando la información que recogía para tomar decisiones, para luego darte cuenta de que el documento estaba desactualizado y que necesitabas comenzar de nuevo desde cero? El control de versiones con registro de cambios es esencial para que estas cosas no ocurran.
Se trata de una de las tareas más críticas de la gestión documental. El copy de sitios web, los contratos y un sinfín de documentos diferentes pasan por múltiples manos durante la fase de creación, lo que supone una generación constante de nuevas versiones.
Por lo tanto, es muy fácil perder los cambios de vista. La respuesta está en un sistema de control de versiones adecuado. Te enseñamos cómo funciona, qué significa realmente el concepto «control de versiones» y cómo implementarlo, con o sin registro de cambios.
¿Qué es el control de versiones? ¿Y el control de versiones con registro de cambios?
El control de versiones con registro de cambios es el proceso de recopilar y rastrear los cambios de un documento. Su objetivo principal es el de garantizar que todo el mundo trabaja siempre con el documento adecuado y tiene acceso a la información correcta.
El control de versiones simple ofrece un método manual para llevar a cabo el registro de las diferentes versiones de un documento.
Gracias al control de versiones con registro de cambios, la frecuencia de errores baja sustancialmente, pues los empleados ya no necesitan buscar la última versión antes de comenzar a trabajar. Y como todas las personas involucradas en la gestión documental pueden registrar siempre sus acciones, la colaboración del equipo mejora. La solución, en cualquier caso, no es tener infinidad de versiones guardadas, algo que resulta evidente al poco de tener a varias personas trabajando paralelamente en un mismo documento.
Los sistemas de gestión documental (DMS) te ayudan a prevenir estas situaciones que inevitablemente llevarían al caos, ya que gestionas un único documento mientras visualizas en cualquier momento el historial de cambios realizados. De esta manera, si es necesario, puedes restaurar versiones anteriores.
¿Cómo funciona el control de versiones simple?
Principalmente, existen dos opciones de control de versiones simple:
- Gestión centralizada de todas las versiones
Los usuarios trabajan con varios archivos y les añaden sufijos al nombre, como «V1», «V2», «V3», etc., para identificar las diferentes versiones. En este supuesto, nadie, aparte de la persona creadora, sabe cuál es la versión más actual,
y esto puede llevar rápidamente al caos dentro del equipo, con cada miembro buscando cada vez la versión correcta de sus documentos. Además, este modo de trabajar genera silos de información.
Por ejemplo, imaginemos que el empleado A guarda en local un documento del DMS y realiza unos cambios.
El problema llega cuando el empleado B, que también quiere trabajar sobre el mismo documento, no visualiza la versión más actual en el DMS porque no hay un control de versiones con registro de cambios y, por lo tanto, acaba trabajando sobre una versión desactualizada.
No es de extrañar que pase algo así, ya que es imposible que los empleados sepan que existe otra versión con, por ejemplo, texto modificado o una cantidad a facturar actualizada en el ordenador de alguno de sus compañeros.
Y, luego, llega el turno del empleado C, que realiza sus propios cambios y los guarda en su ordenador. Ya estamos hablando de, al menos, tres versiones diferentes del mismo archivo.
Los cambios, por lo tanto, no son transparentes para todos los miembros del equipo y los compañeros acaban trabajando con versiones e información diferentes.
- Las versiones antiguas se sobrescriben y solo se gestiona un documento
En este supuesto, los editores de documentos siempre sobrescriben el archivo original para reemplazarlo con la versión más actual. La dificultad de este enfoque reside en que se pierden todas las versiones intermedias que llevan al documento final, por lo que ya no es posible consultar versiones más antiguas para recuperar algún fragmento específico.
Por lo tanto, el control de versiones no es tan efectivo si no se complementa con un registro de cambios. Los errores son inevitables a largo plazo y resulta difícil, o imposible, registrar todos los cambios en los documentos.
Beneficios del control de versiones con registro de cambios
¡Oye Doxi, por favor dime los beneficios del control de versiones con registro de cambios!
Son muchos los beneficios relacionados con el control de versiones con registro de cambios. Te dejamos aquí los más importantes:
1. Trazabilidad total:
Los cambios son rastreables y transparentes en todo momento. Cada usuario sabe exactamente quién modificó cada cosa y cuándo, y puede rastrear los diferentes estados de las versiones. La claridad es clave y no deja margen de confusión.
Esto también significa que si algo va mal por algún motivo, el control de versiones ofrece la opción de restaurar el archivo a cierto momento concreto o a cierto estado y, por lo tanto, acceder a información que sin un registro de cambios se habría perdido. Es como tener una máquina del tiempo.
2. Mejor colaboración:
La trazabilidad no es la única ventaja: una mejor transparencia y saber que las personas están trabajando siempre con la versión más actual facilita muchísimo que tu empresa pueda utilizar un control de versiones con registro de cambios moderno como parte de la colaboración digital, gracias a un DMS.
Se requiere menos esfuerzo de coordinación y todo el mundo sabe dónde encontrar la información que busca, sin necesidad de infinitos códigos de versión.
3. Seguridad reforzada:
El control de versiones con registro de cambios te aporta una mayor transparencia de estos, lo que supone muchos menos errores que, incluso cuando ocurren, son mucho más fáciles y rápidos de rectificar que sin un registro adecuado.
No volverás a perder datos gracias al almacenamiento de información detallada de todos los cambios por fecha y usuario.
El software adecuado ayuda a las empresas a modernizar sus procesos y establece un nuevo estándar en el control de versiones de documentos con registro de cambios. Con un sistema de gestión documental como Doxis, todo el mundo sabe en cada momento dónde encontrar la versión correcta de los documentos importantes para su trabajo.
Te ofrece la tranquilidad de saber que estás trabajando con la versión que contiene la información más actualizada, además de permitirte visualizar las diferentes versiones de tus documentos de una manera ágil y automatizar el registro de cambios.
Las capacidades de los softwares para el control de versiones juegan un papel significativo en el mundo moderno de los negocios, hasta el punto de resultar indispensables en todos los sectores.
El control de versiones de vanguardia acompaña al documento desde el borrador inicial hasta su versión definitiva, y permite a todos los implicados en el proceso trabajar en un mismo y único archivo. Este documento es accesible de manera centralizada y nadie puede sobrescribir los cambios de un compañero por accidente.
Revoluciona tu trabajo diario gracias al control de versiones con registro de cambios
El control de versiones con registro de cambios está transformando el mundo de los negocios al llevar los procesos a un nuevo nivel en todos los ámbitos. Los cambios en los documentos pasan a poder trazarse con facilidad, mientras que el sistema de control de versiones contiene siempre la información más actualizada. Veamos cómo hacer esto con Doxis...
Imagina que tu empresa ha dado con un empleado potencial al que te gustaría contratar. Ahora, RR. HH. debe redactar el borrador del contrato y abrir Doxis para iniciar el workflow de preparación del contrato. Este contiene cuatro pasos:
1. Edición
Los usuarios autorizados pueden crear documentos y trabajar en ellos.
El proceso comienza con el empleado de RR. HH. responsable, que redacta un contrato laboral estándar. Luego, añade los datos del candidato y la oferta salarial de la empresa. De esta manera, queda completada la primera versión.
2. Revisión
Los usuarios autorizados pueden cambiar el estado del documento, revisarlo y añadir comentarios, pero no pueden modificarlo.
La persona responsable de RR. HH. revisa el contrato recién creado, pero detecta que es necesario modificar las horas semanales de trabajo. El revisor o el empleado actualiza las horas y el sistema de control de versiones registra el documento actualizado como la versión 2.
3. Emisión
El documento queda bloqueado ante cualquier cambio.
Antes de que RR. HH. envíe el contrato al nuevo empleado, el editor lo bloquea para asegurarse de que ya no se pueden realizar modificaciones en el documento. Posteriormente, se envía un correo electrónico al candidato con el documento en formato PDF para que este lo pueda leer con tranquilidad. Sin embargo, el candidato no está de acuerdo con el salario ofrecido y negocia un aumento.
A continuación, RR. HH. actualiza el contrato para que refleje el salario acordado. Esta acción requiere que el editor cambie el estatus del archivo a «permitir edición», por lo que se crea una tercera versión.
La persona responsable de RR. HH. revisa de nuevo el contrato y se le reenvía al candidato para que añada su firma electrónica.
4. Archivado y registro
El documento no se puede modificar o eliminar; todas las versiones quedan archivadas.
HH. es el área responsable de archivar el contrato en un formato apto para auditorías. Esto significa que el contrato, junto con el certificado de firma electrónica, queda archivado en la carpeta de RR. HH. del nuevo empleado, de acuerdo con los requisitos normativos. De este modo, queda a salvo de modificaciones, manipulaciones o falsificaciones.
Workflows eficientes y datos fiables
El control de versiones con registro de cambios mediante DMS es una capacidad moderna que resulta esencial para garantizar el buen funcionamiento de los procesos empresariales y una colaboración fluida entre tu equipo. Empodera a tus empleados para gestionar, rastrear y trabajar con documentos e información en la que pueden confiar, de manera segura y sistematizada.
Un registro de cambios continuo permite que todas las modificaciones y actualizaciones sean completamente rastreables y elimina los silos de datos o la información desactualizada. De hecho, te ayuda a beneficiarte de una eficiencia y una calidad mejoradas durante todas las fases de tus workflows.