Contrôle de réception de marchandises : une étape clé pour la validation des factures

Le contrôle de réception, également appelé contrôle à la réception, vérification des livraisons ou bien encore inspection des marchandises reçues, est une procédure destinée à comparer les marchandises livrées par rapport à celles commandées.

Exemple : votre entreprise reçoit une livraison de 5 000 vis. Un de vos collaborateurs vérifie, sur la base du bon de livraison, si la quantité, la qualité et les spécifications sont correctes. Si la livraison est conforme au bon, il valide la marchandise contrôlée. Ce n’est qu’à partir de ce moment que s’enclenchent des processus comme le traitement des factures ou le transfert vers les stocks ou la production.

Objectif et rôle du contrôle de réception

Le contrôle de réception garantit que votre entreprise n’accepte que des produits conformes et sans défaut dès leur arrivée. Il joue donc un rôle essentiel dans l’assurance qualité. Les dommages liés au transport ou autres défauts sont ainsi détectés rapidement, ce qui permet d’éviter des problèmes ultérieurs en production, lors du stockage ou de la validation des factures. Vos processus restent ainsi fluides et efficaces, sans interruption imprévue.

En résumé, le contrôle de réception est crucial dans les processus d’approvisionnement pour les raisons suivantes :

• Les produits endommagés ou non conformes peuvent entraîner des arrêts de production et des surcoûts.
• Le contrôle à la réception évite les écarts ultérieurs entre les marchandises commandées, livrées et facturées.
• Vous pouvez signaler les défauts à temps et respecter les délais de réclamation et de garantie.

Le contrôle de réception suit un processus structuré qui garantit que les produits livrés respectent les spécifications convenues. En général, il se compose de quatre étapes principales.

Étape 1 : réception des marchandises

Les marchandises arrivent en entrepôt ou en zone de réception. Lorsque le processus repose sur le traitement de documents papier, le fournisseur remet le bon de livraison directement au destinataire. Il est cependant plus efficace de le transmettre par voie électronique. Le document peut alors être lu automatiquement avant d’être directement transmis au système.

Étape 2 : vérification des marchandises reçues

Le système ou un collaborateur compare les données de livraison à celles de la commande initiale. Ce contrôle est généralement standardisé à l’aide d’une liste de vérification, qui inclut des points de vérification à traiter :

• Les informations générales, telles que le fournisseur, le numéro de commande et le numéro de facture, sont-elles correctes ?
• Le conditionnement présente-t-il des dommages visibles ?
• Les quantités livrées correspondent-elles aux quantités commandées ?
• Les documents (bon de livraison, facture) sont-ils complets et exacts ?
• La marchandise répond-elle aux exigences de qualité ?

Étape 2 : gestion de la qualité

Le contrôle qualité des marchandises repose sur des procédures de test prédéfinies. Selon le type de marchandise, il peut s’agir de contrôles par échantillonnage, de tests de matériaux ou d’inspections visuelles. Par exemple, dans l’industrie, les matières premières sont contrôlées pour détecter des défauts ou vérifier leur composition. Dans l’agroalimentaire, des tests sensoriels ou des analyses en laboratoire peuvent être nécessaires pour évaluer la fraîcheur et la durée de conservation des aliments livrés. Dans l’électronique, des tests fonctionnels sont souvent requis.

Étape 3 : documentation

Les entreprises ont l’obligation de documenter intégralement les réceptions, notamment les quantités livrées, les défauts ou dommages constatés, ainsi que les méthodes de contrôle utilisées. En France, cette exigence repose principalement sur l’article L123-12 du Code de commerce et l’article 111-1 du Plan Comptable Général pour la comptabilité, et sur l’article R. 4323-22 du Code du travail pour la réception et la vérification des équipements professionnels.

Cette consignation s’effectue généralement au format numérique par l’intermédiaire d’un ERP ou d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Pour garantir la traçabilité réglementaire, tous les justificatifs et rapports de contrôle doivent être archivés de manière conforme et sécurisée pendant la durée légale de conservation.

Étape 4 : lancement des processus

En cas d’écarts ou de défauts, le contrôle des réceptions informe directement le service concerné – le plus souvent les achats – et enclenche une procédure d’escalade. Si tout est conforme, la livraison est validée. Le processus de validation des factures peut alors démarrer, et les marchandises sont soit stockées, soit directement mises en production.

Hé Doxi, quels sont les avantages de la dématérialisation du contrôle de réception ?

En règle générale, les ERP assurent l’enregistrement des réceptions de marchandises au format électronique. Dans SAP, cette fonction est accessible au travers de la transaction MIGO (« Saisir un document article »). Concrètement, SAP enregistre la réception de marchandises et l’associe à la commande, ce qui permet la saisie automatique dans le progiciel. Voici comment se déroule ce processus :

• Enregistrement de l’entrée de marchandises : un collaborateur active la transaction MIGO, puis saisit le numéro de commande. SAP affiche alors les articles et quantités commandés.
• Vérification des données : SAP MM (Material Management) compare les articles et quantités livrés avec ceux de la commande enregistrée Les écarts éventuels sont signalés.
• Contrôle qualité : si SAP QM (Quality Management) est utilisé, le système déclenche automatiquement un ordre de contrôle. Des contrôles manuels sont également possibles.
• Création du document d’entrée de marchandises : une fois la marchandise vérifiée, le système génère un document d’entrée de marchandises. SAP transfère alors la marchandise en stock et met simultanément à jour les niveaux de stock.
• Démarrage de la validation des factures : grâce à l’intégration MIRO (gestion des factures), SAP compare l’entrée de marchandises enregistrée avec la commande pour que seules les livraisons conformes soient facturées.

Système de gestion de contenu d’entreprise (ECM), Doxis s’intègre à SAP et à d’autres ERP. Il permet une gestion automatisée et efficace des documents de livraison, de leur capture à leur archivage sécurisé en passant par leur stockage.

Capture automatisée et stockage structuré

• Dès qu’un bon de livraison est enregistré dans SAP, Doxis le récupère via une interface dédiée.
• Il identifie automatiquement le type de document et l’archive dans le dossier fournisseur, en lien avec la confirmation de commande, en conservant traçabilité et facilité d’accès.
• Tous les documents liés à la réception sont archivés sous forme infalsifiable conformément aux délais légaux de conservation.

Remarque : si le bon de livraison fait partie de la facture, il doit être archivé selon les principes de l’archivage à valeur probante.

Vérification et validation optimales des factures

Doxis ne se limite pas à un simple système de gestion documentaire. Il accélère également les processus en aval de la réception des marchandises. Par exemple, il peut comparer les factures entrantes à la commande ou au bon de livraison. Si le contrôle à la réception a été bien effectué et les données correctement saisies, Doxis peut valider automatiquement la conformité de la facture. Votre collaborateur n’a plus qu’à faire une vérification rapide avant validation. Résultat : une validation des factures considérablement accélérée.

Associer un ERP, comme SAP, à un ECM, tel que Doxis, permet de réduire les tâches manuelles, minimiser les erreurs et améliorer la transparence du contrôle de réception. Les systèmes numériques enregistrent automatiquement les livraisons, les comparent en temps réel aux commandes et aux factures, et signalent immédiatement toute anomalie.

En outre, Doxis documente l’ensemble des contrôles et données de réception en conformité avec vos obligations réglementaires. Vous optimisez ainsi non seulement la réception des marchandises, mais accélérez aussi les processus aval, jusqu’à la validation des factures. Résultat : vous gagnez en efficacité, commettez moins d’erreurs et bénéficiez d’une traçabilité totale et juridiquement sûre.

FAQ sur le contrôle de réception