Échange de documents

Dans les entreprises modernes, le téléchargement et l’échange de documents s’opèrent au moyen de systèmes informatiques, tels qu‘une GED, un ERP ou un CRM. Dans les processus P2P, les documents échangés sont représentés par les devis, les commandes, les bons de livraison ou les factures. Si les outils de gestion des processus documentaires nationaux sont bien standardisés, les choses deviennent plus complexes dans un contexte international. Les entreprises doivent respecter un grand nombre d‘exigences qui varient d‘un pays à l‘autre.

Compatibilité internationale

Les exigences nationales en matière de formats et de modes de transmission de documents diffèrent. Pour les factures électroniques, par exemple, beaucoup de pays ont édicté des normes à respecter obligatoirement. En France, les formats Factur-X, CII (Cross Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language) deviendront progressivement obligatoires pour les échanges entre entreprises (B2B) à partir de 2026 dans le cadre de la mise en œuvre de la facturation électronique.  D‘autres pays n‘autorisent qu’un seul autre format ou misent sur des alternatives. L’Allemagne utilise les formats ZUGFeRD et XRechnung , l‘Italie EFattura. Si vos systèmes IT ne prennent pas en charge le format de fichier en question, des ruptures de transfert d’informations apparaissent.

Obligation d‘utiliser une plateforme

Certains pays imposent également les plateformes sur lesquelles opérer le transfert de fichiers. En France et en Belgique, Peppol est le principal canal de transmission de documents commerciaux électroniques dans le cadre des processus d‘achat entre entreprises et administrations.

Les plateformes gouvernementales, telles que Peppol, constituent le socle juridique destiné à sécuriser l’échange et la réception de factures électroniques au niveau international. Elles :

• standardisent les processus de transmission de documents dans les secteurs B2G et B2B,
• garantissent une transmission sûre et
• facilitent l‘interopérabilité.

Mais pour cela, les entreprises doivent d‘abord connecter leurs systèmes aux plateformes requises. Il est important à ce stade d‘utiliser un outil certifié. Car toute transmission par l’intermédiaire de systèmes non certifiés est exclue.

Fragmentation des processus

Le grand nombre de plateformes et d’interfaces différentes tend à considérablement fragmenter les processus P2P. Les processus documentaires de bout en bout (création, traitement, envoi, comptabilisation, archivage des documents) ne sont alors plus possibles au niveau international. Cela entraîne de nouveau une non-standardisation des processus, qui deviennent sujets à erreurs. Les documents reçus sont alors enregistrés dans le mauvais dossier, les fichiers volumineux s’égarent, etc. Les traitements ultérieurs prennent également du retard.

Grâce à des interfaces certifiées pour les plateformes gouvernementales, vos opérations financières s’inscrivent dans la durée, par exemple avec le logiciel certifié Doxis eDocument Exchange. eDocument Exchange est une nouvelle fonctionnalité de la solution conçue pour le traitement des factures. Interface certifiée, Doxis se connecte aux plateformes gouvernementales, réceptionne les factures en vue de leur traitement ultérieur et assure ainsi la continuité des processus.

Échanger des factures grâce à des interfaces certifiées

Doxis vous permet de réceptionner et de traiter les factures électroniques de vos partenaires commerciaux internationaux conformément à la législation tout en garantissant la protection des données. Aperçu des bénéfices et des fonctions :

• Prêt à l‘emploi : Doxis est compatible avec les différents standards techniques et les formats de facture requis.
• Toujours à jour : il fait évoluer en permanence les processus en fonction des évolutions de la législation et ajoute au fur et à mesure les pays qui adoptent la facture électronique (actuellement, il accepte les factures électroniques de 30 pays).
• Automatisation des processus : il réceptionne les factures électroniques entrantes en temps réel et s‘intègre parfaitement dans les processus en place.
• Communication de bout en bout : il envoie automatiquement un accusé de réception à l‘expéditeur.
• Protection de l’information : il protège les canaux de transmission de l’information et des factures électroniques.

Doxis vous permet généralement de créer des processus de réception de factures de bout en bout. Voici étape par étape comment s’opère le traitement des factures électroniques :

1. Réception des factures entrantes

Au moyen d’interfaces, Doxis accède de manière autonome à la boîte de réception d’e-mails afin de consulter les factures électroniques. Doxis se connecte par exemple à Peppol et réceptionne automatiquement les factures électroniques.

2. Saisie des données des factures

Doxis prend en charge les formats de factures électroniques courants, tels que Factur-X, XRechnung et eFattura, ainsi que les documents PDF et d’autres types de fichiers. Il enregistre le contenu des factures dans le système sous forme de données structurées. Il identifie le type de document. Il classe enfin automatiquement la facture du fournisseur X dans le dossier électronique fournisseur correspondant.

Important : Doxis réceptionne toutes vos factures : avec ou sans référence de commande ; factures individuelles, partielles et définitives.

3. Vérification des factures

Doxis contrôle les factures électroniques entrantes sur le fond et sur la forme. Les informations manquantes ou erronées sont immédiatement visibles dans les fichiers. Pour cela, Doxis compare par exemple la facture avec les documents précédents du processus P2P, comme la confirmation de commande ou le bon de livraison. Doxis transmet ensuite les données de facturation vérifiées au bon format à votre ERP.

4. Validation des factures

Une fois les factures électroniques vérifiées, Doxis lance le flux de travail de validation en attribuant la tâche « Validation des factures » à un utilisateur habilité à les approuver. Il est alors possible d‘enregistrer des procédures de validation à plusieurs étapes de traitement ou des règles de suppléance. La validation des factures électroniques s‘effectue par conséquent sans retard de traitement. La procédure de validation en plusieurs étapes est importante pour respecter le règlement interne et renforcer également la sécurité du processus.

5. Comptabilisation du paiement

Après validation, Doxis transmet les données pertinentes de la facture électronique à votre logiciel de gestion comptable pour y être comptabilisées. Pour les factures électroniques dotées d’une référence de commande, il est même possible de les comptabiliser automatiquement.

6. Archivage

Enfin, Doxis archive les factures électroniques pour vous. L‘archivage est conforme aux principes de l’archivage à valeur probante, c’est-à-dire que Doxis les archive en garantissant leur traçabilité, leur inviolabilité et leur protection. Des droits garantissent que seules les personnes autorisées ont accès aux factures électroniques. Les factures et autres documents sont ainsi conservés en toute sécurité pendant toute la durée des délais de conservation.

Les interfaces certifiées pour les plateformes gouvernementales, comme Doxis eDocument Exchange, garantissent la continuité et la conformité réglementaire des processus documentaires, et ce, dans le monde entier. En effet, Doxis eDocument Exchange respecte les exigences en matière de traitement des factures électroniques de plus de 30 pays. Les processus P2P sont, en outre, évolutifs : si la situation juridique évolue, Doxis eDocument Exchange s‘adapte en conséquence, ce qui garantit une sécurité maximale dans le traitement des factures électroniques. Enfin, vous créez des processus P2P efficaces et gérez vos factures électroniques sans interrompre le transfert d’informations entre différents supports ou systèmes, jusqu‘à la comptabilisation automatique.

FAQ sur l’échange de documents